企业知识产权档案工作机制的构建与开发利用策略思考

魏玉琼

摘 要：在企业的档案管理工作中，知识产权档案管理是非常重要的一项内容。企业的知识产权包括专利、商标、版权等，与这些内容有关的文件就是知识产权档案。在对这些档案进行管理时，要构建相应的工作机制，以提高档案资源的开发利用效率。本文对企业知识产权档案工作机制的构建进行分析，并就企业知识产权档案的开发利用策略进行探讨。

关键词：知识产权；档案工作机制；开发利用；策略

知识产权具有专业性、地域性、时间性等特点，企业在对知识产权档案进行管理时，首先需要建立完善的档案管理机制，采集完整的知识产权信息，形成对应的档案，并成立专门的部门，安排专业的人员对档案进行管理，将档案的价值充分的开发出来，提高知识产权资源的利用率。

1 企业知识产权档案工作机制的构建

（一）制定完善的知识产权档案管理制度

在对企业的知识产权档案进行管理时，需要有完善的规章制度作为参考，以促使档案管理工作的规范化。在制定规章制度时，要根据企业所处行业的发展情况，企业的发展规模，以及企业自身的发展目标等，对知识产权档案工作相关的制度进行完善，形成一套完整的知识产权档案管理体系。比如，制定完善的知识产权分类管理制度，将知识产权档案分成不同的类别进行管理，如专利档案、著作权档案、商标档案、商业秘密档案等，每一类档案都要有针对性的管理制度。建立健全的知识档案信息收集制度、整理制度、保管制度，使知识产权档案工作的每个环节都有据可依。针对企业知识产权资源的开发和利用，制定对应的开发利用制度。同时，在对知识产权档案进行管理时，应做到对档案信息保密，并就泄密、档案遗失等情况追究相关人员的责任，这就需要建立保密与追责制度。

（二）建立完善的企业知识产权管理机构

强化企业知识产权档案管理，提高档案资源的利用率，企业需要有健全的知识产权管理机构，明确各管理人员的工作职责。比如，在企业内部建立三级知识产权管理体系，每级管理体系的职责都不同，所享有的权限也不同。第一级管理体系为企业的领导者所成立的领导小组，主要负责对知识产权档案管理作出相关的决策；第二级管理体系为企业内部的知识产权管理办公司，主要功能是对企业的知识产权档案实施管理；第三级管理体系是由相关部门的知识产权管理人员组成的，分别负责对本部门的知识产权档案进行管理，并定期将本部门的相关知识产权档案移交到专门的知识产权档案管理部门，由其进行统一管理。

（三）完善知识产权档案安全保障体系

企业的知识产权关系这企业的商业机密，影响着企业的经济效益，所以必须确保知识产权档案信息的安全性，避免档案流失，给企业造成经济损失。因此，有必要完善企业知识产权档案安全保障体系。比如，所有的知识产权档案都要备份，将纸质档案转化为数字档案，而数字档案则要通过两种方式备份，一种是脱机备份，一种是联机备份。根据具体的档案内容，可以选择实时备份，也可以选择定期备份，这样可以对意外灾害造成的档案流失进行防控。针对人员流动造成的档案遗失，要通过培训提高管理人员的素质，强化其安全管理知识，且企业要与知识产权档案管理人员签订保密协议，提高工作人员的保密自觉性。

（四）将知识产权档案与管理工作同步进行

随着国际竞争的日益激烈，知识产权竞争成为其竞争的重要内容，所以在企业的战略管理中，应包含对知识产权的管理。企业的知识产权管理又离不开知识产权档案管理工作的支持，要增强企业的综合竞争力，就需要同时做好企业知识产权档案工作及其管理工作，两项工作要同步进行。比如，企业知识产权的发展，要与企业知识产权战略管理规划结合起来，企业知识产权档案工作要与企业知识产权的发展保持一致，将其档案工作与管理工作进行深度的融合，共同为企业的进一步发展做出贡献。当企业申请下一项新的专利时，要将有关专利的申请资料、审查资料、授权资料，以及有关专利使用的相关资料进行整理、归档，并将其存放在相应的类目下。在专利的使用过程中会产生许多新的资料和信息，要及时的对方案进行更新，以确保档案信息的完整性和实时性。将企业知识产权档案工作与管理工作同步进行，才能够提高档案管理的有效性。

2 企业知识产权档案的开发利用策略

（一）提高知识产权档案管理人员的素质

企业知识产权档案管理的主体是管理人员，管理人员的业务能力决定着档案管理效率，影响着知识产权信息的开发和利用效率。所以，要提高管理人员的综合素质。比如，在管理人员上岗前，要对其进行系统性的培训，使其掌握企业知识产权档案管理的完整流程，了解其中的注意事项，强化其保密意识，在日常工作中自觉的对知识产权档案进行保护，尤其要加强对商业机密档案的保护。企业的每位员工所享有的知识产权使用权限不同，与自己无关的档案，员工无权查阅。在管理人员进入企业工作时，企业应与之签订保密协议和劳动合同，在劳动合同中要对竞业限制条款作出约定。此外，企业还应定期为知识产权档案管理人员提供培训，更新其知识结构，以提高其工作效率。

（二）对企业知识产权档案进行信息化管理

随着信息技术的发展，在企业的知识产权档案管理工作中，也应该对信息技术进行合理的利用，以提高其管理的信息化水平，促进管理效率的提升。管理人员不仅要做好知识产权纸质档案的分类管理工作，还应将纸质档案转化为数字档案，建立完整的知识产权档案数据库，利用信息平台对档案实施管理。比如，在系统中设置编号，不同的档案对应不同的编号，在收集到新的信息时，要及时按照编号将其录入信息系统中。当某档案信息需要修改时，可直接在系统中输入编号查询，对相應的档案进行修改。并且，企业还可利用系统对历年的知识产权利用案例进行分析，并根据企业的实际发展需要，按照现骨干的步骤，对数字化知识产权档案进行增、减操作，并针对不同的级别设置对应的访问权限，以免档案信息被复制、盗取。

（三）对知识产权档案信息进行深层次的编研

知识产权档案中的信息并不是一层不变的，需要对其进行适当的编研，以主动的开发更多的有效资源，为用户提供更好的服务，使知识产权档案资源的利用更加集中、吸引。将同类知识产权档案中的有效信息提取出来，对其进行加工和编排，在需要作出解释的地方添加注释，确保知识产权档案信息的完整性。比如，对知识产权档案中的内容进行统计，以数字的形式反映企业知识产权的基本情况；通过文字的形式对知识产权成果进行简单的介绍，叙述的内容可作为企业知识产权档案编研的最终成品；将知识产权档案制作成图集或者图册，在其中添加相关的数据或者文字，用以对知识产权进行说明，这也可作为编研成品；以专题的方式进行著述，或者通过主题的形式对知识产权档案进行汇编，根据主题选择相关的内容进行加工，使其成为编研成品。

3 结束语

综上所述，在构建企业知识产权档案工作机制时，应制定完善的知识产权档案管理制度和管理机构，完善知识产权档案安全保障体系，并将知识产权档案与管理工作同步进行。通过提高知识产权档案管理人员的素质、对企业知识产权档案进行信息化管理、对知识产权档案信息进行深层次的编研等手段，则可提高企业知识产权档案的开发和利用效率。

参考文献

[1]钟颖.企业知识产权档案工作机制的构建与开发利用策略[J].兰台世界，2017，（S1）：70-71.endprint