新形势下学籍档案管理工作创新之我见

李莹

摘 要：近些年，随着我国计算机技术、信息技术的高速发展，中学学籍档案已经逐渐脱离了纸质化管理，步入了数字化管理的时代。数字化的学籍档案具备存储量大、信息查阅速度快、数据保护度高等优点。中学生学籍档案反映了学生在校的一切活动情况，对于学生升学，未来发展有着重要的作用。通过对新形势下中学学籍档案管理存在的问题展开深入探究，理论结合实际提出相应的对措施，进一步提高电子学籍档案管理的质量与效率，为今后中学学籍档案管理提供一定参考。

关键词：中学；学籍；档案；管理；对策

中学学籍档案，是通过图像、文字、视音频资料，对学生入校以来的一切活动情况进行系统的记录，充分展现了学生学习、成长的整个过程。因此学籍质量的管理质量，体现了电子政务在中学管理中的实际应用情况，也可以反映处学校对学生的重视情况，管理好学籍档案是对每一个学生负责，是学校管理工作的核心内容，对于学校与学生可持续发展有着重要的意义。

1 新形势下中学学籍管理存在的问题

（一）校方对档案管理认知不足、服务水平偏低

目前而言，中学学籍档案管理存在的首要问题在于电子政务、数字化应用模式较为繁琐，导致档案管理服水平难以有效提升。主要体现在以下几个方面：第一、部分中学领导对于电子学籍档案认知不足，单纯认为学籍档案管理仅仅是利用计算机录入相关数据，增添硬件设备；忽视了相关软件的应用，管理系统更新速度慢，数字化的作用难以发挥。第二、档案检索、查找等相关服务流程复杂，对学生的姓名、证书编号等相关内容并没有及时录入，造成档案查询不全面，查询准确率偏低。

（二）檔案管理系统不完善、资源利用率低

中学学籍档案平台管理系统不完善，存在诸多漏洞，例如权限层级划分不清、保密系数不高、系统录入过于繁琐、内容无法修改等问题。系统不完善导致中学学籍档案在管理中效率偏低。其次，资源利用率偏低，未建立统一的录入标准、档案管理标准，导致部分资源浪费。造成部分信息在管理过程中，存在相互传递混乱，同一内容周期性、反复性进行管理，资源的大量的浪费，产生不必要的重复性劳动。

（三）缺乏专业的人才、管理水平不高

中学学籍档案管理步入电子化，对于管理人员的计算机水平、信息技术有着较高的要求。然而，由于中学管理层并不重视学籍档案管理人才储备，导致管理人员的专业水平偏低。对于学籍档案管理缺乏经验，计算机知识的匮乏，造成学籍信息录入速度慢、数据库搭建陈旧、管理效率偏低。其次，缺乏健全的培训体系，新老交替过于频繁，对于重要的学籍信息、人员沟通交流不畅，导致信息采集不全，电子档案的高效性未能充分发挥。

2 新形势下中学学籍管理的对策措施

（一）强化认知水平、提高管理服务质量

中学从校领导的管理层到教师层面，应该重视学籍档案的管理，提高自身的认知水平，明确档案管理的重要性。首先，学籍档案管理应该配备专门的办公室，优化工作环境。其次，形成完善的中学学籍档案管理制度，提高管理人员的岗位责任意识，履职尽责，保证学籍档案工作的有序进行。同时，尽可能的完善硬件软件设施，完善学籍内容，例如学生的家庭情况、每一学年获得的奖项、奖惩情况、成长情况（转学、休学、入学、复读）等相关内容。按时进行搜集、统计、鉴定、录入，建立完善的数据库，保证数据库按周期更新，提高管理服务质量。

（二）完善管理系统，提高资源利用率

中学学籍档案管理应进一步完善管理系统，保证系统的完整性，简化系统应用的模式，避免检测困难，造成查准率偏低。学校应根据自身的特点，不断完善管理系统，根据实际情况优化系统的结构与管理模式，保证硬软件资源的合理利用。建立永久性的数据存储机制，避免人员更替造成信息流失。开发服务决策功能，通过对大数据进行分析，例如某一年级学生学习情况，侧面评估教学质量，为教学活动改革发展提供相应的数据支撑。

（三）优化人力资源、构建高质量管理团队

中学管理层应重视学籍档案管理专业人才的储备和培养，优化配置人力资源，构建高质量的管理团队。学籍档案管理一方面要求管理人员具备专业的计算机知识、软件知识。学校应定期组织管理人员进行培训，完善其知识结构，能够熟练运用各类管理系统，查找漏洞，提高管理经验，不断提高管理水平。另一方面，选拔高质量、政治素养较高的管理人才。学籍档案私密性较强，设计学生的个人信息，因此管理人员应具备较高的道德修养，不得徇私情，保证档案的真实性、有效性。最后，管理团队不应频繁进行人员调动，应保证团队的稳定性，才能使档案信息管理有序衔接。

3 结语

中学学籍档案管理关乎是学生的未来，体现了一个学校的管理水平。因此学校应强化认知，明确学籍管理的重要性，建立完善的管理体系，完善硬软件设施，优化配置人力资源，推动中学学籍管理水平迈上新的台阶。

参考文献

[1]季佳逸.学生学籍档案集成管理模式研究[J].中国档案.2017（10）

[2]蔡碧莹.中学电子学籍档案管理工作研究[J].黑龙江档案.2016（02）

[3]曲延军.浅谈高中学籍档案的组建和管理[J].办公室业务.2017（03）endprint