档案服务创新与档案整理关系

梁爽

摘 要：信息资源在信息时代的地位越来越重要，档案管理工作关系着信息资源的存储、传输、运用，重视档案管理工作，提高信息资源的利用效率，是实现信息资源共享的有效途径。对档案管理的创新和对档案服务模式的研究，尤其加强档案管理的信息化和数字化，对提高档案管理工作有着积极的现实意义。

关键词：档案；服务；整理

1 新形势下档案管理服务面临的挑战

1.1 服务观念的挑战

社会发展非常显著的特点是信息化，信息化在社会经济、社会政治、社会文化、社会科学、社会生活等方面都有所体现。此种情况下，要想使档案在社会服务中保持较高的应用价值，就需要对档案管理服务的观念予以调整，如此才能为档案管理服务指明方向，便于档案管理服务的创新。

1.2 服务内容的挑战

在市场经济体制改革不断深化的背景下，人们逐渐意识到知识和信息的掌握是推动自身良好发展的关键。基于此，越来越多的人参与到知识学习、信息浏览中来。此种情况下，为了满足社会及个人需要，应适当的调整档案管理服务的内容，如调整档案收集的范围、创新档案查阅方式等。

1.3 服务手段的挑战

在计算机、网络、多媒体、信息技术已经广泛应用于人们生活工作中的情况下，人们越来越青睐于智能化设施的使用。此种情况下，为了满足社会及个人的需求，档案管理服务手段也将面临智能化的挑战，即如何借助计算机技术、网络技术、信息技术等先进技术来创新档案管理服务手段，提高档案管理服务水平，更好地服务于社会及个人。

2 档案整理创新措施

2.1 思想觀念创新

在档案现代化管理中，思想观念是否适应现代化至关重要，档案管理工作创新的过程将始终贯穿着观念创新的思想。因此，要做好档案管理工作创新，首先要作好思想观念的创新。观念创新是管理工作创新的前提，是使管理创新得以成功的保证。管理创新必须确立现代化管理理念，特别是随着档案管理知识化、网络化、社会化，档案部门必须逐步改变以往“重藏轻用”的落后观念。这就要强化两种意识：一是要有积极的转化意识。档案是一个庞大的信息库，但一般情况下，各种信息是比较零散地存在众多的单体档案中的，只有根据需要，把相关信息系统化，规范地整理出来，才能更好的发挥档案的信息作用，体现档案信息价值。因此，把档案内容通过加工整理变成更直接更适应需要的信息，是档案部门义不容辞的职责。二是要进一步强化档案使用的效率意识。众所周知，收集和整理档案的最终目的是利用档案，怎样更加有效地利用档案，使档案在管理和利用过程中的效率更高，是我们必须高度重视的一个问题。

2.2 管理方式创新

档案馆虽然收藏有不同门类的档案信息资源，但是相对于使用者的多样化要求，大家仍然会感到库藏资源的不足，这一方面是由于档案资源量的有限性，也是由于管理模式落后导致的利用效率不高。所以必须不断地全方位多渠道地收集资料以充实库藏档案内容，提高库藏质量，调整思想，朝着为企业的高效、快速服务去思考、去联系，有目的、有重点、有计划地收集公司需要的档案资源，并对现有室档案资源不断地进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化，及时、准确、高效地为用户提供服务。

2.3 管理机制创新

随着科学技术的进步和市场经济的深入发展，创新档案管理机制对提升档案管理水平具有重要意义。一是加快档案信息化工作，全面推进“数字档案馆”建设。在做好标准化，规范化工作基础上，实现馆藏档案的数字化、整合馆内信息资源，为广大群众提供科学快捷方便平台。二是整合各类民生档案资源，推进民生领域档案规范化建设，建立民生档案利用体系，加强民生档案开发。要以“关注民生，服务民众”作为宗旨，积极围绕民生档案开展提供利用，为百姓切身利益提供有效服务，为利用者提供可靠真实档案信息依据，为政府科学决策和维护社会稳定提供有力帮助，更为构建和谐社会发挥巨大的作用。

3 服务模式创新

3.1 用户需求为导向

档案管理的服务内容是多层次的、跨领域的。档案管理的服务不仅仅是档案简单的归类、整理、立案，服务内容应以用户的需求为导向，才能实现档案管理的社会效应。过去的档案服务属于被动式工作，档案资源存在的有无决定了用户享有的信息资源的可能性，若无该档案信息，用户则无法享受到该信息资源。因此，应改变服务内容，变被动为主动，才是档案的服务功能，了解掌握档案受众的人群结构，有针对性根据用户的需求调整服务内容，补充和弥补档案资源。并对用户的需求进行整理和归纳，把用户的需求分为差异性和共同性，用需求导向来促使服务的模式创新。

3.2 创新服务方式

信息资源的公开和信息资源的共享是档案服务的一项重要内容，通过创新服务方式，达到信息资源的循环使用的时效性。首先，改变重视档案管理，轻视档案利用的观念。对档案的附属价值应提高认识，建立引导式的档案服务理念。其次，档案信息资源应及时公开，并实现有效的动态跟踪，尤其是图书档案资源在库信息的更新，提高档案资源的利用率。再次，增加档案馆藏之间的相互联系，实现资源的相互补充，同时服务兼具人性化和科学性，利用电子导航和系统超链接的方式实现对信息资源的共享。

3.3 优化档案管理流程与业务标准

首先，重构企业档案管理业务流程。其次，对于档案管理的服务内容以及功能范围应当进行积极拓展，从而不断提高档案管理的服务水平与质量。再者，应当积极整合档案管理的各种信息资源以及软硬件建设，不断加快构建档案管理信息化平台的步伐。此外，应当加大引进具有活力以及先进性的新生力量并加强档案管理信息化安全保障措施来重组档案管理组织架构。再者，还可以根据用户需求制定个性化与专业化的服务项目。在对用户需求进行正确掌握与了解的基础上，对各类用户需求的特性与共同点进行分析与研究，从而有针对性、有目的性地归纳整理档案信息资源，让档案管理更具有现代化与专业化性质。

4 结语

基于本文一系列的分析，可以确定新形式给档案管理服务带来的冲击较大，使档案管理服务的理念、内容、手段等方面面临挑战。此种情况下，应当积极对档案管理服务予以创新，使档案管理服务理念、领域、手段向信息化方向进行转变，满足社会及个人的需求，进而推动档案事业持续健康的发展。

参考文献

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[2]张秋丽.新形势下档案管理创新服务的探索[J].卷宗，2014（12）：28.

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