新形势下对加强医院医疗设备档案管理的思考

2018-02-09徐杰

智慧健康 2018年4期

徐杰

（解放军第513医院医学工程科，甘肃酒泉732750）

0　引言

在医院管理工作中医疗设备发挥着重要作用，是医疗设备管理不可或缺的组成部分[1]。在大力发展的现代科学技术下，价格昂贵、先进的现代化医疗设备逐渐增多，把医疗设备档案的管理做好，对医疗设备使用率和完好率的提高极为有利，同时为技术人员更好地维修和改造设备奠定了基础，和医院综合效益的高低以及管理水平的好坏有着极为密切的联系，对医院的技术水平、医疗质量、经济效益和社会效益有着极大的影响，因此加大医疗设备档案的管理力度十分迫切。

1　医疗设备档案管理存在的问题

1.1　医疗设备档案资料不完整

在对档案进行整理和归档的时候，档案归档资料缺乏完整性的情况经常出现，通常医疗设备档案内包括设备的购买档案和维修档案，购买档案对工作人员更好的掌握和熟悉设备极为有利，为工作中更好地利用提供了方便，而维修档案对确保设备的正常工作有利，所以，在档案管理中的重要性尤为显著，但是在对档案进行整理的时候经常发生设备的验收维修等情况的记录丢失的现象，存在使用人员把操作手册占为己用不将其归档的现象，这对档案人员工作的正常运行和资源共享十分不利。

1.2　医疗设备档案管理人员的问题

据相关调查[2]表明，诸多的档案管理人员都并未经过系统培训，档案管理人员身兼数职，所以，针对医疗设备档案的管理内容，大部分的人都不了解，这也是医疗设备档案资料缺乏完整性的原因。同时因为档案人员没有充分认识到档案工作的重要性，因此只重视档案的保存，只要不丢失就算把工作完成了。不分类、归档档案等，进而不便于查阅和利用等。为了加大管理医疗设备档案的力度，应进一步强化医疗档案管理人员的素质和水平，在没有安全设备前就应把使用人员的培训和考核工作做好。

1.3　医疗设备档案制度的不健全

针对医疗设备档案的管理，诸多医院都没有将专门的规章制度制定出来，同时缺少规范的要求，归档只凭自己的意愿，不想归也没人过问。所以，在保存和使用医疗设备的过程出现了了诸多问题，比如不依照相关规定程序开箱、验收、使用，设备的管理部门未验收设备就直接安装使用设备等。

1.4　医疗设备档案的丢失

诸多医院因为缺乏健全的医疗设备档案管理制度，医疗设备档案资料丢失的现象非常普遍[3]。比如部分科室早就交回了科室论证报告，但是由于需要上级部门讨论审批，时间久了，这些论证报告很难再找到，没有在第一时间归还借阅资料，这样不仅对临床医技服务极为不利，同时对设备的使用、维修、管理、维护保养也不利。不仅把医院的整体工作效率降低了，同时对临床检查诊断和抢救的效果产生了很大的影响，也增加了不必要的修理费用，加大了患者的负担，并使医院的整体社会效益和经济效益受到了影响。

2　加强医疗设备档案管理的措施

2.1　开展人员培训，提高档案利用率

医院需要加大对档案管理的相关制度和法规的宣传力度，进一步强化人员培训，使各级人员对医疗设备档案予以高度重视，特别要形成较强的动态档案收集和管理意识，在设备档案中将设备的运行、验收、维修等情况真实反映出来，从思想上对医疗设备档案是服务于临床的有充分认识，同时要适应医院的发展。每年要安排时间进行医疗设备档案管理知识的讲座，使医务人员认识到医疗设备档案管理的重要性。设备档案室或医学工程科在医院周会上和医疗工作会议要向临床医务人员通报收集到的医疗设备档案，应重点通报动态档案的情况，增强各科室的档案管理意识，反映出设备的真实情况，相关人员需要在医疗设备档案中认真保存记录有设备说明书、合格证、设备照片、设备采购、安装、验收、使用和维修医疗设备过程的相关记录信息。同时对每台设备建立设备台账，医学工程科保存全院医疗设备台账信息，各科室分别管理本科室医疗设备台账信息。并建立医疗设备信息明细表，做好各科室负责人签字确认，归档保存，预防医疗设备的丢失或不认账[4]。设备管理部门要定期和不定期进行检查，主要检查内容为运行情况、维修结果和设备质量等，进而充分发挥出医疗设备档案在医院服务和医院管理中的作用，将档案管理水平有效提高。在采购、使用和报废医疗设备等过程中，必须对相关部门提出明确要求，让其将设备档案信息提供出来，对绿色通道予以开设，为档案的查询提供方便。尽量在最短的时间内使临床部门、设备管理部门的需求得到满足，有效提高档案利用率。

2.2　完善相关制度，注重检查与考核

在医疗设备档案管理过程中，不仅要考虑到医院发展战略，而且还应考虑到患者的需求[5]。基于此，医院应进一步完善医疗设备档案管理体系，尽力满足患者和医院发展需求。其一，应对医疗设备不同级别使用与管理人员的职责予以明确，实施岗位责任制。其二，进一步修订与完善医院档案管理制度，针对不同科室设定相对应的岗位职责与管理目标，设备要定人管理，并将整个医院管理目标列入到档案管理体系和科室绩效考核体系中，与相关责任人的评优评先、日常考评、职称晋级等挂钩[6]。其三，严格规定设备操作人员定期维护和保养设备的同时，还需将设备日常使用和维护情况如实记载，管理部门注重定期检查，进一步完善管理网络系统。由医院医疗业务副院长担当档案管理网络组长，医学工程科负责全院医疗设备档案资料管理，各医疗科室定专人负责本科室设备档案资料管理，进一步完善设备采购、医疗设备报废、大型设备维修保养、重点设备管理等相关机制，要求各科室严格执行“三定，两严”制度，即“定人使用、定人管理、定期检查保养[7]；严格管理制度、严格操作程序”的原则，各科室安排专业人员对贵重、精密仪器进行保管，定期保养与维护，如实记录故障情况、维修方法等信息[8]。每月开展行政查房活动，其重点在于检查医疗设备档案管理情况，一旦发现问题及时告知临床科室。这一管理网络体系有利于查找缺陷并及时修正，确保医疗设备档案的准确与完整。

2.3　发挥兼职作用，进行立体化管理

医疗设备档案的收集与整理工作比较细致，要求档案管理人员具有较高的专业水平、职业道德。医院每个科室均需要各种医疗设备，然而档案管理人员因精力有限，难以收集整个医院的医疗设备档案。因此，医院应在每个科室设立“兼职”档案员，协助档案管理部门工作[9]。兼职档案人员对自己所管理的医疗设备使用情况了如指掌，所以医院对其进行档案管理相关知识的培训，有效激发其工作热情，从而更好地投身于档案管理工作中。同时，科室绩效考核体系中应将医疗设备档案的收集与管理列为考核评价标准，激励科室护士长担任兼职档案员，充分发挥自身优势，提高设备档案管理效率。另外，因医院医疗设备数量大，使用记录多，档案管理人员工作量大，基于此医院应按照自身特征构建设备管理网络系统，该系统具有登记采购、使用设备的信息，设定查询等功能，且具有维修管理、采购管理、财务管理等拓展功能，可远程借阅，提高了医院医疗设备档案管理工作效率