如何加强新时期办公室业务建设初探

沈毅远

摘 要：对于任何一个行政机关或企事业单位来说，办公室都是一个必不可少的部门，这一服务机构很强的综合特征，关系到内部工作的协调管理和外部的联系沟通，可以说对单位自身能否健康可持续发展具有重要的意义。但是当前办公室业务建设方面存在着很多的问题，工作人员自身素质和工作效率都有待提高，新时期必须要做好办公室业务建设工作，这样才能满足社会发展的需要，才能真正承担起办公室的工作职责，保障整个单位的健康良性发展。本文主要探究了新时期加强办公室业务建设的建议，以供参考。

关键词：新时期；办公室业务建设；作用；问题；建议

办公室承担着一个单位中各项事务上传下达的任务，是各种信息的中转站，同时也要负责沟通和接待外部人员，对促进整个单位的内外部和谐发展具有重要的意义。在当前社会不断发展和市场经济改革深入推进的背景下，对办公室业务又有了新的要求，以往存在的各种工作质量和效率方面的问题必须要进行有效的改进，通过深入开展改革，加强办公室业务建设，保障单位和单位的持续健康发展。

1 办公室业务建设的重要作用

办公室是一个管理工作的核心部门，各个办公室分担着不同角色，处理着不同事务，相互交流与合作、统筹兼顾，最终达成一致，制定出适合行政机关或事业单位发展的最佳模式，并且对内外部环境起着重要的促进作用。对于外部环境，办公室主要有对外交流与沟通、接待、联系等工作职能与作用。对于内部环境，办公室对内部的协调沟通和下达上传以及参谋监督的作用，参与到地战略性决策中，并为内部决策提供重要的信息资源和一些良好的建议[1]。另外，办公室还要对各个部门的工作进行辅助，监督领导决策的落实情况。因此，办公室业务在一个单位或者单位中具有很重要的地位和作用。

2 当前办公室业务建设存在的主要问题

在新形势的发展背景下，社会市场中存在激烈的竞争，这就需要办公室业务发挥到极致，提高决策的科学性，只有这样才能让单位内部更加团结，让单位发展更具竞争力。但是当前很多单位的办公室工作存在着一些问题，主要表现在以下几个方面：

2.1 对外来人员的信息录入问题

单位需要随时与社会进行沟通，加强与单位外来人员的交流与合作。但是在沟通的同时，单位办公室往往不能完全掌握外来人员的信息录入情况，可能会给单位的管理工作增加难度。另外，如果外来人员在进入单位学习、交流时，得不到办公室重视，就会使外来人员对单位形成不好的印象，不利于单位的进步与发展。

2.2 信息传递不及时

在大多数单位中，普遍实施8小时工作制度，有些办公室人员存在“上午盼午饭，下午盼下班”等消极思想，对本职工作不上心，有时候上级领导下达了命令，办公室不能及时地将信息传达到下级区域，不仅耽误了单位工作人员对新命令的了解，影响了决策信息的时效性，更是阻碍了单位的健康发展[2]。

2.3 办公室人员的自身素质问题

受传统的管理理念影响，办公室人员存在严重的懒惰心理，创新意识较差，不能对新出现的问题进行及时的研究与解决。有的只会纸上谈兵，实际工作经验不足，不能给出有效的建议，影响单位决策的科学性。还有的办公室人员开会时不善于思考，在工作时利用办公用具做工作之外的事，如利用电脑玩游戏、购物等，心理状态极度松散，缺乏工作责任意识。还有一些办公室人员存在自私心理，办公室内存在着恶意竞争，相互排斥。另外，有的办公室人员的工作态度不够端正，不能完全遵守办公室的各项规章制度，在上班期间处理私人问题，存在迟到早退现象，还有一些工作人员存在灰色收入，这些情况都会给办公室业务造成极大的负面影响。

3 新时期办公室存在问题的解决措施

3.1 提高辦公室人员的综合素质

1.热情接待外来人员

新时期的办公室业务建设工作的理念核心是合作共赢，办公室人员对外来人员要热情和积极，树立好正确的迎接态度。提高单位对外部环境能够的良好形象，构建办公室良好的外来人员迎接氛围，促进单位对外的亲切友好交流。另外，对于外来人员参观和来访要详细记录，并对交流比较好的外来人员进行及时的跟踪和回访，使得这次交流更有意义和价值。

2.上级指示要立刻执行

办公室人员在面上级下达的指令时要马上执行，并保证执行工作的质量和效率。在对下级进行传送信息时，要保证信息的准确性和精确性，防止因传送信息的失误而影响了部门的工作质量和效率。在上级下达工作指示后，办公室业务人员在进行相关的调研时要根据其指示进行部门间的沟通和交流，使得单位的利益实现最大化。因此，办公室业务人员要严格按照“随时听令——迅速出动——全程保通——信息致胜”的过程进行，从而完善办公室业务假设工作，另外办公室人员要勤于学习，不断的丰富和完善自身的知识储备，有利于对办公室工作效率和质量的提高和强化。同时，具备丰富的专业知识和技能可以为解决办公室工作中出现的问题打下坚实的基础，从而有效提高办公室工作水平，加强单位整体的管理水平。

3.克服懒惰，乐业奉献

办公环境会直接影响到办公室业务建设的实施和发展，克服办公室人员懒惰心理是每一个单位或是单位提高管理有效性的重要途径和方法。办公室工作“重、苦、杂、难”，加班加点是常事，埋头苦干是常态。但同时，办公室处于上级与下级的联系点、决策与实施的结合点、协调与服务的关键点，是一个磨练人、锻炼人、成就人的极好平台。应引导办公室工作人员牢固树立无怨无悔的奉献精神、狭路相逢勇者胜的亮剑精神，以阳光的心态，正确认识苦与乐、得与失的关系，视担当为使命、视职责为生命，把爱岗敬业作为工作的立足点和基本点，在繁忙中体会快乐，在奉献中感受自身价值[3]。要培养办公室人员的奉献精神，使办公室人员能够养成吃苦耐劳的坚韧性格，以及不计较个人得失的宽广胸怀，将单位的利益放在第一位，树立主人翁意识。endprint

4.学习上要学用相长

当今世界发展变化很快，新情况新问题新事物层出不穷。作为办公室工作人员，如果不加强学习，就很难跟上时代的步伐、跟上领导的节奏、适应工作的需要。应有本领不够的危机感，以时不我待的精神，一刻不停地增强本领，坚持有的放矢地学、广泛涉猎地学、持之以恒地学，不断完善知识结构、加速能力养成，在学习中提升参谋决策服务水平、增强破解难题能力、拓宽战略思维视野，争做“提笔能写、开口能说、问策能对、遇事能办”的综合型人才[4]。

3.2 加强信息调研工作

由于知识经济的发展和壮大，信息在目前经济市场中的地位愈发的凸显出来，并逐渐被人们所重视和认可。信息是一个单位进行战略决策和工作方向指导的重要依据和数据支撑，为单位的发展方向起着非常重要的引导作用，调研是获取市场信息的重要渠道之一。因此，办公室要重视调研工作，并收集的信息规划和整合后准确及时的信息提交到单位的决策部门，使得整个单位的决策更加准确、高效，从而为单位的经济利益提供了基本的保障。信息工作在办公室业务建设工作中属于一种经常性的业务工作，因此单位领导层要重视对信息人力、财力、物力的投入，并积极组建信息网络系统，从而使单位管理变得更加信息化和时代化，提高管理水平。

3.3 做好业务落实及协调督办工作

办公室是单位的管理核心部门，同时也是一个综合性比较强的部门，不仅要进行各个部门的沟通和调节，还要参与到单位的各个决策和会议中，并把异己定的规章制度落到实处，辅助领导或是决策者处理好日常实际的工作内容。因此，办公室工作要详细而具体，强调处理的每一件事情要做到“有结果”，为了实现办公室工作的落实，办公室要按照工作的要求与标准通过有效的手段和方法，进行及时的跟踪和监督，将办公室的具体任务和工作落到实处，提高单位整体的管理水平和效果。另外，办公室工作具有琐碎繁多的特点，在处理问题上给办公室人员带来了很高的挑战，因此办公室工作重视协调督办，并将办公室业务建设实行制度化与规范化，将上级的致使落实到办公室业务建设中，从而使得办公室的调节作用与办公室工作理念和思想认识具有一致性。

3.4 加强办公室工作的执行力

在办公室业务建设中，执行力是建设的核心和基础，也是贯穿在整个办公室业务建设中的核心因素。因此要重视办公室工作的执行力，从而强化办公室业务建设工作的有效性。首先，要全面培养办公室人员的奉献精神，从而在繁琐复杂的办公室工作中能够吃苦耐劳，不计较个人得失，将单位利益放在重要的位置；其次，办公室人员要有协调能力。在实际的办公室工作中对领导掌握身份，对同事以礼待人，坚守自己的原则和标准，并在实际的办公室工作中要较强的时间观念和务实作风；最后，要重视督办能力。在单位规划发展方向或是做出决策时，办公室人员要根据实际的事项标准与目标进行跟踪与监督，发现问题要及时上报给领导层，并始终坚持“求结果”的督办原则，从而提高单位整体的管理水平。

3.5 注重标准细节，强化服务保障

细节决定成败。办公室工作无小事，每一项工作都“牵一发而动全身”，一旦失误就很难弥补。应发扬极端负责、精益求精的精神，强化服务理念、质效意识和底线思维，重细节、讲细心、求细致，凡事多回头、多检查，尽可能把各种可能的情况想全想透，把各项措施制定得周详完善，扎实做好办文、办会、保密、值班等工作，做到“文出我手无差错，事交我办请放心”，于细微之处见精神，在细节之间显水平[5]。

3.6 打造和谐的工作氛围

办公室人员大部分时间都是在办公室度过的，如果不能打造一个和谐健康的环境，则会对工作人员的积极性与办公效率造成影响。因此，可以在办公室摆放一些盆栽，缓解员工的视觉疲劳。还要加强同事之间的交流，定期开展小组内的交流活动，增强团队意识，培养办公室人员的组织协调能力，对同事以礼相待，建立和谐的办公室环境，坚持工作原则，自觉遵守办公室规定。培养员工的创新思维能力，确保办公室的工作效率，使单位能够获得最大的经济利益。

4 结语

总之，在当前社會不断发展和市场竞争日趋激烈的背景下，单位所面临的机遇和挑战越来越多，做为核心部门的办公室应该充分运用自身的综合职能，深入开展办公室业务改革，全面加强办公室业务建设，这样才能单位的发展提供强劲动力，增强整个工作团队的凝聚力，最终促进行政机关或事业单位不断向前发展。

参考文献

[1]闫文礼.浅谈如何加强新时期办公室业务建设[J].办公室业务，2015（01）：9.

[2]万杰红.新时期办公室管理工作的一些体会[J].管理观察，2015（24）：

176-178.

[3]郭方伟.新时期高校职能处办公室建设浅析[J].中国科教创新导刊，2014（07）：148-149.

[4]辛少平.浅谈如何加强新时期办公室业务建设[J].经济管理：全文版，2015（10）：82-83.

[5]张玉满，李江山.如何加强新时期办公室业务建设[J].办公室业务，2017（02）：120-121.endprint