大数据背景下的档案管理工作

杜颖

摘 要：新时期互联网技术日益改变着人们的生活，在大数据的时代背景下，档案管理建设显得非常重要。要想提升档案管理工作的质量和水平，我们必须要强化信息资源的共享与交流功能，充分利用档案信息的价值与作用，引进专业性强的档案管理人才，变革传统的档案管理方式，完善档案管理机制，这样才能适应时代发展的潮流。

关键词：大数据背景；档案管理；工作

随着信息技术的发展，大数据时代已经到来。运用大数据进行档案管理是十分必要的。在国家政策方面对大数据的发展做出了很好地支持。在档案管理工作中，要利用互联网技术，打造网络平台，加强档案管理的管理力度，逐渐建立起有效的档案管理体系，使得档案管理工作能够充分运用大数据的优势，取得新的发展，为我国教育、文化事业的发展做出更加积极的贡献。

1 大数据内涵及其在档案管理中的应用简述

目前，社会经济和科学技术获得了飞速的发展。当互联网发展到物联网之后，实现了物与物、物与人、人与人之间的全面联系。人们运用云计算、手机、电脑以及分布在世界各地的传感器，使得大数据的出现与发展成为了现实。在由维克托·迈尔·舍恩伯格和肯尼斯·库克耶编写的《大数据时代》中最先提出了“大数据”一词的概念。而所谓的“大数据”是指采用全部数据进行分析处理，而不是简单地采用部分数据进行随机分析或抽样调查。大数据共有四大特点，也被称为“4V”，即“Vol-ume”、“Velocity”、“Variety”、“Value”。也就是说：（1）大数据的数据体量非常巨大，级别从TB发展到了PB。（2）大数据的种类多种多样，包括网络视频和网络图片、网络日志，还有医疗记录、学习笔记、军事记录以及大容量的档案等。（3）大数据的处理速度极快，在大数据中有“1秒处理”的定律，就是在1秒之内能够通过各个数据库获得最多最有价值的信息。（4）大数据的前面几个特点发挥出了它应有的优势，能够带来很高、很大的回报价值。

在我们生活中，随处都能见到大数据的存在和影响。在我们每个人都越来越离不开的智能手机中，随便使用任意一款APP，例如使用微博关注时事热点、运用微信客户端或QQ客户端和朋友进行交流，或者使用人人、贴吧，或者直接利用浏览器进入网页等等的行为，都是直接或者间接地参与到了大数据的运用行列之中。

档案是记录文化传统和历史长河中人与物之间发生的事迹的重要“收藏器”。通过档案，人们可以寻找到关于某个人、某件事、某个地名或者某种科技成果的发明过程，人们可以通过档案学习先辈们留下的优秀成果，因此“档案是人类智慧的物态结晶。”在学术界，档案被尊称为“历史文明之母”。

档案的存在使得记录人文地理、发展人类传统、留住历史故事的想法成为现实，但是档案需要妥善管理。只有被人们妥善管理的档案，人们才能在再次寻找时不费吹灰之力。在传统的档案管理方法之中，一般采用的是文字记载的形式，这种形式非常容易丢失，而且所保存的档案数量也往往受到过多限制。而在大数据背景下，人类社会完全可以利用大数据进行档案管理，发挥大数据应有的优势，妥善管理好大数据，为人类社会留存更多的可参考的数据资料。

2 大数据背景下档案管理的发展机遇

2.1 合理配置档案管理工作

在大数据时代背景下，档案管理工作也要抓住发展的机遇，这样才能适应时代发展的潮流，通过大数据进行档案管理，可以有效的提升档案管理质量和水平，优化档案管理制度，降低相关部门的档案管理成本。现在，很多机构产生的档案资源非常多，传统的档案管理占用的成本非常大，通过大数据技术能够合理配置档案管理工作，减少档案管理成本。

2.2 提升档案保存水平

一般来说，传统的纸质档案管理非常不方便，档案保存的水平比较落后，而且紙质档案应对风险的能力非常弱，一旦发生火灾、水灾对档案的威胁比较大，伴随着时间推移，纸质档案还面临着字迹模糊的问题，而在大数据时代背景下，通过大数据技术可以提升档案保存水平，延长档案的使用寿命。

3 大数据时代背景下档案管理存在的问题

3.1 档案管理人员的专业素养不够

目前制约档案管理发展的主要问题就是大数据时代档案管理人员的专业素养不高。很多从事档案管理工作的人员管理理念落后，不能适应全新的档案管理模式。大数据时代背景下需要专业素养更高的人从事这项工作。

3.2 信息存在安全隐患

在大数据时代背景下，档案的安全管理十分重要，但是人们普遍的缺乏信息风险意识，导致目前的信息存在很大的安全隐患。大数据时代背景下，档案更加透明化，一些黑客很容易侵入档案管理系统，这就导致信息出现泄露，容易被不法分子利用。

4 大数据背景下做好档案管理工作的对策

4.1 从实际出发，制定严谨科学的档案管理制度

在大数据背景下，为了能够更好地推动档案管理工作的顺利进行，必须借助大数据技术的优势，建立起科学严谨的档案管理制度，用制度的约束力推动档案管理工作的有序发展。为此，在当前的工作当中，要从实际出发，借助电子技术，将档案信息以图片、视频以及音频等方式进行刻录存档，这样能够实现档案资源的全面性和档案管理的合理性。对于各种档案信息，要精确到存储的申报时间、存储的路径和档案信息的录入时间，对于机密性文件的申请和加密服务要引起管理者的格外重视。除此之外，要优化管理结构，控制管理人员的比例，提升管理效率，并构建管理平台，实现动态管理。

4.2 对档案管理工作实现监管

在大数据背景之下，给档案管理工作带来了诸多的便利，管理工作更为简单，且管理人员的工作量相对减少，但是不能忽视的是，大数据背景下档案信息开放程度提高，人们能够利用信息实现交流。在信息交流的过程当中将会出现信息流失的现象，信息的安全性也会受到威胁。因此，要建立起信息管理监督机制，加强管理人员对于信息的保护力度，确保档案信息的安全性，避免在信息交流的过程中出现泄漏或者是丢失的情况。

4.3 提升档案管理人员的综合水平

大数据时代的到来，除了带来了便捷的档案管理方法之外，也对档案信息的管理人员提出了更高的要求，为了能够胜任工作，需要进一步提升自身的水平。为此，不仅要通过宣传教育，使档案管理人员明确在大数据背景下，开展工作必须要端正工作态度，掌握更高的工作技能方法；同时，还需要对管理者进行定期培训，对于一些具有管理经验的人员来讲，要进行常态化教育培训，培养良好的档案管理意识，并能够合理地应用技术手段提升管理的质量和效率。

4.4 注重软件和硬件设施的建设

大数据背景之下开展档案信息的管理工作，需要有软件及硬件的支持，因此必须要不遗余力地做好硬件设施的建设工作。为此，要加大资金的投入，购买必要的硬件设备和软件设备，为档案管理工作的有序推进奠定坚实的基础。在这个过程中，资金是重要保证，因此，要拓宽资金渠道来源，并提升资金的利用率，采购当前最为先进的硬件和软件设备。

5 结束语

大数据背景之下，给档案管理工作带来了一定的机遇和挑战，如何利用大数据的技术优势，提升档案管理工作水平是当前档案工作者应考虑的重点问题。

参考文献

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