事业单位人事档案管理现状与对策

陈爽

摘 要：人事档案是人才识别、选拔及考核的执行标准。事业单位在人事档案过程中，应坚持“以人为本”的服务原则，提升管理质量，完成人力资源合理调度的义务。本文通过分析人事档案在事业单位中的管理现状，总结了当前事业单位管理存在的问题并提出解决方案，旨在提升事业单位人事档案管理水平，为其更好发挥人力资源管理作用提出建设性意见。

关键词：事业单位；人事档案管理；人力资源

人事档案是我国人事管理模式的重要组成部分，既包含了个人身份信息，又收集了当事人学历、资历、信用记录、劳动保障等各个方面的情况信息，在个人职称申报和社会保险的办理过程中都是必不可少的依据。随着事业单位体制改革的不断推进，对事业单位人事部门的管理任务提出了更高的要求。加强对人事档案管理的研究，有助于事业单位人才管理的提高，对保障人力资源合理调度，促进社会和谐发展具有重要意义。

1 人事档案管理的意义

人事档案收录了公民的族籍、受教育水平、工作经历、重要功绩及荣誉、资信情况等重要信息，是事业单位识别、选拔人才的重要依据。此外，部分人事档案还记载着个人思想道德、业绩、成长过程等信息，是组织考察和管理人才的途径之一。人事档案管理工作的主要内容是对人事档案进行收集、整编、调度、保存和统计。做为事业单位，完整高效的人事档案管理是其平稳运行的基础和保障，同时肩负着重要的社会义务和管理价值。随着国民经济的发展，社会节奏逐渐加快，人事档案的调动和信息收集工作日趋频繁。此外，由于计算机技术和信息化水平的不断提升，对事业单位人事档案管理人员工作提出了更高的要求。随着事业单位改革的逐渐深化，提升人事档案管理水平成为了社会密切关注的课题[1]。

2 我国事业单位人事档案管理现状

2.1 缺乏对人事档案管理工作的重视

长期以来，事业单位管理机构对人事档案的管理重视程度不够，把人事档案的管理工作当作一种常规业务以外的辅助工作，忽视了事业单位作为社会服务机构的社会职责与义务。人事档案管理工作不仅意义重大，其管理内容也相对复杂，通常而言，档案管理工作应包含从收集到统计一系列的流程，但部分事业单位管理部门仅将工作重心维持在保存档案这一个方面。只需做到领导审查时不出现档案丢失或损毁即算达成工作任务，基层管理人员工作积极性不高，领导部门缺乏重视，没有起到模范带头作用。一些事业单位甚至必要的管理设备和人员补充，每年的议事日程与结算统计也缺乏对人事档案管理工作的汇报内容，档案管理缺乏主动性，由于事业单位区别于企业不具备自我盈利的职能，在总结工作时不涉及人事档案管理的项目，也就缺少档案管理所必须的设备、资金和人才，进一步加剧了人事档案管理的漏洞，限制了事业单位人事档案管理水平[2]。

2.2 档案管理人员业务能力不高

长期以来，由于事业单位组织形式的特殊性，经费统一来源于财政部门批款补助，不实行经济核算，因此其工作人员主体大多是通过事业编单位考试选拔而来，这类工作人员具有较强的适应能力和综合业务能力，但在人事档案管理方面，由于领导机构缺乏重视，错误估计了人事档案管理的专业性，使事业单位内部的档案管理工作呈粗放化趋势，从事档案管理工作的人员包括从其他事业单位临时调动，或企业单位租借而来，甚至包括一些应届的大学生和兼职人员，由于工作岗位流动性强，而档案管理工作繁琐而复杂，岗位交接过程中缺乏沟通和资料的整理，没有对档案管理完成度进行数据整合，严重影响了工作效率。此外，由于管理工作以人工为主，加上调度工作的频繁，档案文件出现氧化发黄、褪色变色也是屡见不鲜，使人事档案管理工作不仅没有完成其整理任务指标，连最基础的保管和调度工作都难以保障[3]。

2.3 信息化水平低

人事档案管理是一个长期而复杂的过程，我国人口基数大，人口密度分布不均衡，对计算机技术及信息化管理的要求更高，随着社会一体化的推进，各事业单位之间人力资源的调动更为频繁，提升事业单位人事档案管理部门信息化水平已经成为了亟待解决的问题。手工收录信息存在着工作效率低下，误差率高，對纸质档案资料存在破坏性等一系列弊端，先进技术手段在企业单位很早就有运用，但时至今日事业单位尚未普及资料检索、大数据调阅等基础功能。此外，手工录入还存在劳动强度过高、机械系强的问题，容易使基层工作人员产生倦怠感和抵触心理，影响了人事档案管理工作效率和信息收集质量[4]。

3 人事档案管理问题的解决方案

3.1 加强档案管理部门建设

引导管理人员正确认识事业单位人事档案管理的重要性，是推进事业单位改革及解决人事档案管理问题的根本前提。事业单位领导应当起到带头表率作用，正确认识人事档案管理工作的积极作用，建立健全事业单位人事档案管理人员责任制，制订正确的考核和岗位责任制度，树立事业单位社会服务义务标杆，将人事档案管理工作同事业单位的日常职能同步回归到正确的建设轨道上来。例如，吉林省人力资源与社会保障厅在一次公开听证会上收集到来自单位内外及社会多部门的反馈，表示该单位人事档案管理工作人员存在服务态度差，档案管理不专业等问题，领导部门经过讨论后决定召开部门内部讨论会议对基层管理人员进行调换和撤岗，规范档案管理制度，并申请向全省范围内开展管理人员监督工作，正确认识人事档案管理问题；改进粗放化人事资源调度，实行企业化、精细化人员管理，杜绝人事档案的损坏和不当保存等现象发生，确保事业单位完整履行社会义务[5]。

3.2 增加资金投入，提升信息化管理水平

由于事业单位不具备自负盈亏、赚取利润的职能。因此事业单位领导部门要加强与财政机关的协调与沟通，在项目总结和管理过程中，要将引进现代化信息管理设备更新和专业管理人才建设提上日程，提升财政补贴水平，将更多资金投入到人事档案管理项目当中来，引进先进管理人才和计算机信息管理人员，定期开展事业单位内部计算机档案管理资料录入培训与讲座，引导现有基层工作人员积极学习计算机技术与人才档案管理的实践结合，掌握必要的软件操作能力，培养基层工作人员综合素质。运用互联网+大数据思维，对人事档案影像、图像资料进行甄别和分类，将档案数据进行信息化处理，同时要注意网络安全建设，避免事业单位数据储存信息被不法分子利用，保证人事档案非可见信息安全度，保障数据管理完整性和密钥权限不被破坏，提升人事档案管理信息抽取效率。

4 结论

人事档案是我国公民资料的集成，是社会识别与应用人才的依据，对个人发展及享受社会福利具有重要意义。目前，我国事业单位在人事档案管理过程中，存在着管理水平落后、重视程度不足、信息化水平低等问题，需要深化事业单位改革，提升人事档案管理水平、加强信息化技术应用。希望本文得到事业单位管理及工作人员的重视，建立健全档案管理制度，为保障公民履行社会义务，促进社会和谐发展共同努力。

参考文献

[1]冯艳.事业单位人事档案管理现状与对策[J].档案管理，2015，12（2）：87-88.

[2]朱琳.事业单位人事档案管理的现状与对策[J].城建档案，2017，23（9）：10001-10002.

[3]张忠源.浅谈如何提升事业单位人事档案管理水平[J].现代经济信息，2016，18（15）：127-127.

[4]孙丽媛.事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考[J].管理观察，2015，45（34）：49-50.

[5]张小兰.事业单位人事档案管理中存在的问题及对策建议[J].卷宗，2015，5（12）：61-61.endprint