大数据时代高校数字档案共享服务研究

石剑文

（福建船政交通职业学院，福建福州350007）

随着计算机技术的突飞猛进发展，物联网、云计算、移动多媒体的广泛应用使整个社会快速地步入到了大数据时代。高校作为科技文化的重要研发地与传播中心，更应该积极地应对时代发展带来的机遇。2008年9月，我国颁布的《高等学校档案管理办法》明确指出：要创新高校档案的管理制度，积极创造条件为社会及公众使用档案服务。面对大数据时代的冲击，高校档案管理部门要及时更新管理理念，转变工作思路，创新档案信息共享服务模式，提高服务队伍综合素质，迎接新时代的曙光。

一、大数据时代的提出与影响

大数据时代最早由全球知名的麦肯锡公司提出，该公司认为，“数据已经在当今社会上的各行各业都发挥着十分重要的作用，对于各种数据的广泛使用，预示着新一波生产率增长和消费者盈余浪潮的到来”。进入到2012年，已经有越来越多的人提出并使用“大数据”（big data）一词，《纽约时报》的一篇文章指出：我们已经进入到了大数据时代，在社会政治经济文化各个领域中，人们做出的各种决策，将不再凭借传统的经验和直觉，而是要逐渐基于数据与分析做出判断。

高校作为知识的集散地，也无一例外地要应对大数据时代带来的机遇和挑战，而高校档案信息管理部门首当其冲。在大数据时代的冲击下，如何树立科学化的档案信息管理与服务理念，如何有效管理档案信息，如何为不同用户提供多元化的档案信息共享服务，已成为高校档案管理部门亟需解决的一个重要问题。

二、大数据时代高校数字档案共享服务的必要性

当前传统的纸质档案已不能满足信息社会发展的需要，数字化档案的存储方式不仅能扩大档案信息的存储量，而且还为人们共享档案资源提供了可行性条件。探索和进一步实施高校数字档案共享服务，不仅能够实现资源信息的最大化利用，而且还能有效形成资源互补，极大地促进社会信息化建设与高校的进一步发展。[1]

1.现代社会发展的时代要求

在大数据时代背景下，越来越丰富的信息资源，已经成为我国社会总资源的重要组成部分之一。高校作为教学与科研的重要集散地，其蕴含着大量重要的科技文化信息，对高校数字档案进行共享服务，扩大高校智慧资源的辐射范围，能够有效地推进我国社会现代化建设的进程。

2.高校可持续发展的切实需求

在大数据时代，数字档案信息的共享服务对高校的可持续发展意义重大。数字档案信息资源的共享服务，打破了高校之间的壁垒，推动了高校间的共建共享、信息资源互补，为高校之间建立信息合作联盟，全面提高高校教育教学水平奠定了坚实基础，极大地满足了高校可持续发展的内在需求。

3.社会用人单位鉴别和查证的需求

用人单位对各类员工档案信息的鉴别、查证咨询需求是高校档案部门工作的重要组成部分之一。通过实现数字档案信息资源的共享服务，可以在极大程度上简化社会用人单位、中介机构、对接单位对在校生和毕业生信息验证、查询的流程，进而提高工作效率。通过数字档案信息的共享，将有效满足学生和社会用人单位的信息验证需求，节约人力成本。

4.社会公众知情权与平等权的诉求

随着社会的迅速发展，公众对各类数字信息资源的需求也越来越多，并呈现出多元化特征。高校数字档案资源不再是校内师生的特权，社会公众同样具备平等获取的权利。通过实现高校数字档案资源共享，能够有效地促进社会公众对高校信息资源的获得与利用。

三、当前高校数字档案共享服务现状及存在的问题

目前，在数字档案资源建设方面，美国、俄罗斯、瑞士等国开展得比较好。[2]由于我国与国外在政策、标准、技术和业务方面还有较大差距，因此，在数字档案资源建设方面还比较落后。高校作为数字档案资源的重要阵地，在满足社会、校际、公众的共享服务需求方面所做的工作还略显不足，依然存在较多问题。

1.缺乏大众化的档案资源服务理念

高校的档案管理部门肩负着服务社会大众的职责。服务社会发展和社会大众需求是档案资源存在的根本目的。实现最大范围的档案共享，是众多档案管理者的重要使命。但是，目前高校档案馆资源共享的对象主要是学校的师生，只有少数档案服务于社会公众，造成这种现象的原因：一方面是高校档案资源管理体制的限制，没有形成共享的档案服务机制，另一方面是高校档案管理者服务社会和社会公众的理念还没有形成。

2.没有标准化的数字档案共享服务体系

标准化的共享服务体系是一个复杂的系统工程，它在很大程度上决定了数字档案资源共享服务的成败与效果。我国目前还没有专门的机构对高校数字资源共享服务标准化体系进行规划和指导，造成了标准不一、共享不利的局面。因此,如何加强高校数字档案资源共享服务标准化服务体系建构，满足共享系统内的兼容与交互，是实现高校数字档案资源共享服务的重要前提。

3.高校数字档案共享服务网络安全隐患

在互联网环境下，操作系统、终端硬件、网络黑客是影响高校数字档案资源共享的三大安全隐患因素。操作系统作为各种档案软件的运行平台，其自身安全（如系统漏洞等）对档案信息的传递安全构成了很大威胁。终端硬件作为数字档案共享的实物基础，其处理器、硬盘、移动存储设备等稳定性和安全性是影响数字档案信息共享的另一大隐患。各种网络黑客对数字档案共享服务系统的攻击，也是影响高校数字档案共享服务工作开展的重要安全因素。

4.缺乏高素质数字档案管理人才

在大数据时代，信息技术的广泛应用改变了高校档案馆传统的工作方式，计算机技术、互联网技术、数字媒体技术等应用到了档案资源的收集、整理、存储、共享的各个流程之中，在这些工作环节中，要求高素质数字档案工作者来操作，能够在数字档案信息共享服务中发挥才能。由于高素质数字档案管理人才的缺乏，影响了高校数字档案信息共享服务的深入开展。

四、大数据时代高校数字档案共享服务实施策略

高校数字档案作为大数据时代智慧信息的核心组成部分，要由封闭走向开放和共享，让更多的社会用户能够便捷地获取所需的各类数字档案资源，从而实现全社会的共同进步。

1.加强高校数字档案管理法律法规建设

加强高校数字档案管理法律法规建设，是实现高校数字档案共享服务的必备条件和基础。从国家的大背景来看，随着《中华人民共和国政府信息公开条例》的出台，国家政府层面的信息公开工作日益深化，社会公众对各类档案信息的获取需求呈现多元化趋势，获取的途径也日益便捷起来。从当前高校档案管理现状来看，还没有相应的法律法规予以约束和保障，出现了高校档案利用的不公平性，许多社会公众难以获得有效的档案信息。随着信息技术的广泛应用，高校数字档案的获取与共享成为了可能，但同时也由于网络安全问题的存在，在一定程度上影响了高校数字档案共享服务的实现。因此，建立一套规范和保障高校数字档案管理与共享的法律法规迫在眉睫，既要统一高校数字档案资源共享的范围与要求，又要保障数字档案资源共享途径、方式的安全性。

2.高校应树立数字档案开放共享服务意识

高校档案涵盖了高校各类科技文化的档案信息，这些档案信息既是高校建设发展的重要资源，也是社会各个单位和公众生产、生活的必要信息。因此，高校档案管理部门要意识到数字档案共享的重要意义，积极树立档案开放共享服务意识，转变封闭式的服务形象，充分利用大数据时代信息技术的先进性和便捷性，发挥高校数字资源的优势，主动适应时代发展的要求，面向社会开展共享服务。

3.建立高校数字档案共享服务体系

以档案馆数字资源建设为平台，建立数字档案的组织机构和相关制度，[3]双重统一档案业务规范标准和服务技术规范标准，在此基础上建立高校数字档案共享体系。首先，要规范数字化档案业务的术语标准、各类档案资源单位的标识与识别、数字档案存储格式以及元数据格式，进一步细化和规范，探索出适合高校数字档案信息的系统规范标准。各高校档案规范标准由省人民政府档案行政管理机构会同有关部门制定，并与国家标准规范相衔接，施行统一的电子文件形成、归档和电子档案标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面的标准与规范。目前，我国已颁发的《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，在一定程度上规范了CAD电子文件的收集、归档与利用。其次，高校内各档案形成单位应当建立数字档案共享工作机制，设置共享平台交换接口，基于电子政务网络，实现本单位办公系统与共享平台之间的互联互通。高校之间应由省级主管部门统一规划，积极研发高校数字档案管理软件，并委托部分高校组织开发与维护，无偿提供给高校档案馆使用，并统一配置数字档案共享利用系统的接口，对接入数字档案共享利用系统的高校进行确认，并确定使用权限，配发电子统一标识。

4.建立健全数字档案共享安全管理制度

在数字档案的共享服务机制上，需要档案管理者重点关注数字档案的安全管理。省级有关部门作为高校数字档案共享服务的组织者与监控者，应当会同各个高校研讨数字档案共享管理制度，出台相关的安全保障及应急制度。对于数字档案资源的安全管理，需要各个高校达成一致意见，通过用户身份认证信息的逐步完善，做好访问权限和次数的控制，制定档案信息使用审计追踪办法等。对于造成数字档案资源泄密等行为、突发安全事故的处理等，应形成统一的管理预案及处理方式。例如：单位或者个人故意制作、复制、传播计算机病毒，攻击破坏数字档案共享利用系统的行为，应做到有法可依、有规可循，按章进行及时处理，从而确保高效数字档案共享服务的稳定性和安全性。

5.提升高校数字档案管理队伍的整体素质

档案信息化建设离不开高素质的档案专业人才。[4]在大数据时代，高校档案管理人员必须具备扎实的档案管理基础知识、比较熟练的计算机应用技术以及良好的服务社会公众的各种素质。首先，培养高校档案管理人员服务社会公众的思想意识；其次，通过进修、培训等途径提高档案管理人员队伍的业务水平；最后，积极引进具备复合型知识的档案专业人才。[5]