大数据时代疾控中心声像档案数字化管理与对策

张超

摘 要：随着互联网技术的飞跃发展，社会进入了大数据时代，大数据时代的到来，数字化管理趋势让传统的档案管理模式暴露出许多缺陷和问题。传统声像档案存在很多问题，首先传统声像档案管理存在工作环节重复、缓慢的问题，其次它的管理成本也高，尤其影响档案管理体系构建，档案保护措施不够等问题。声像档案数字化可以有效解决传统管理模式暴露处的这些问题。让传统模式向数字模式转变，是摆在当前档案工作人员的重要工作，本文就声像档案数字化管理对策建议展开讨论。

关键词：大数据时代；声像档案；数字化管理

声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的以照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录，它们是现代社会档案资源体系的重要组成部分。随着互联网技术的飞跃发展，带动了信息的高速传播 ，信息量呈几何递增，社会进入了大数据时代，档案资源体系也进入了大数据时代。大数据时代的到来，数字化的管理趋势让传统的声像档案管理模式暴露出缺陷与问题。对于疾控中心来说，能有效解决本中心声像档案的缺陷和问题，提高声像档案管理水平，引入现代化信息技术，是提升疾控信息化建设的一项重要举措。

1 传统声像档案管理存在的问题

1.1 工作环节重复、缓慢

在声像档案管理中，根据载体的不同需要，采取不同的管理方式。在这种情况下，不能集中管理，而且在鉴定声像档案价值这块，存在着大量的重复劳动。因为声像记录的形成受记录者主管意识影响较大，经常会出现选择性记录，而且鉴定需要审核很多遍，要形成的有价值的声像档案是摆在档案工作人员面前的难点，从而导致工作进度缓慢。不同载体在材质上的差异性对于管理工作提出了更高的要求，复合型人才缺乏。

1.2 管理成本高

与常规的文书档案不同，声像档案的载体比较特殊，对于存储环境有着更加严格的要求。为了提高管理效率，对档案进行保护，需要购买专门的存储设备，而且对声像档案管理工作要求极其严苛，存储设备的专业性也更强。在这种情况下，购买存储设备会导致成本的增加，给中心资金方面造成负担。

1.3 影响体系构建

构建完善的档案管理体系，是提高疾控档案管理效率的关键所在。而对于声像档案而言，管理体系的构建需要能够同时满足档案的收集、鉴别、整理、存储、转递以及查阅等多方面的工作需求，集合相應的模块化设计以及网络技术，才能够实现高效快捷的数字化档案管理。如果依然沿用传统的档案管理模式，很难形成满足上述需求的系统化模式，可能导致归档不完整、管理混乱等问题，进而影响档案管理的优秀性。

1.4 档案保护措施不够

许多声像档案，没有采取相应的保护措施，一方面加大了档案检索的难度；另一方面部分存储时间较长的档案可能会出现损坏和报废的情况，导致档案资料的丢失。

2 大数据时代声像档案数字化管理策略

以数字化技术实现对于声像档案的管理，可以将照片、视频等进行相应的数字化处理，经转录和编码后，存储在计算机平台中，利用专业的管理软件，可以大大提高档案检索的效率，同时具有更高的存储价值。具体来讲，在大数据时代背景下，声像档案的数字化管理应该从以下几个方面着手：

2.1 数字化采集

数字化采集主要是利用专业的数字化设备，将声像档案转化为数字化信息，实现相应的档案采集。例如，对于数码胶片等声像档案，可以依托于互联网技术，实现数据资料的网上采集，然后对采集到的所有信息进行分类归档。与传统数据采集方式相比，数字化采集可以进一步提高资源的利用价值，同时采集到的信息便于进行管理和保存，即使数据损坏或者丢失，只需要再次采集即可，不会对原来声像档案载体造成影响。

2.2 数字化处理

数字化处理必须依照相同的标准，确保处理后的数据信息格式统一，方便进行归档和管理。同时，为了保证良好的档案检索效率，确保能够以最快的速度、最短的时间获得自身需要的目标资源，就必须针对采集到的档案信息进行统一编码。由于声像档案本身的特点，编目工作量大，需要耗费大量的时间，必须依照统一的标准，强化兼职档案管理人员的责任意识和质量意识，保证较高的编目水平，提供更加完善的服务。

2.3 数据库建设

资源的高度共享是大数据时代档案管理的显著特征。为了提高服务质量，在声像档案的数字化管理中，应该构建完善的在线数据库，做好档案的整理和分类。以声像档案为例，结合其特点，可以分为图片、音频和视频三种不同的类型，通过合理分类，可以提高管理与检索的效率。同时，档案人员应该结合本单位的特点来完成数据库的建设。声像档案的特殊性，即使转化为数字化档案，仍然需要占据大量的存储空间，需要不断进行系统升级。对此，可以构建在线档案，减少对存储空间的占用。

2.4 档案保护

传统档案一旦遭到自然灾害毁坏，就会带来很大损失，在大数据时代，档案的数字化，解决了这一问题，档案的异地备份已经成为国际上公认的最为安全的档案保护策略。

总而言之，信息化技术的发展和普及，带动了大数据时代的到来，对于档案管理工作也产生了提高。档案管理人员应该及时更新观念，利用信息化技术，克服困难，推动声像档案的数字化管理，确保档案管理的效果，为人们提供更好的服务。

参考文献

1.连颖 试论声像档案价值鉴定 《档案学通讯》2012年第1期endprint