事业单位办公室档案日常管理与应用分析

徐春秀

摘 要：事业单位在日益发展中，体系制度、人才任用都向着更加健全全面的方向进步，但是唯有档案管理似乎在几年内都很少有明显的变动，很多人认为档案管理工作简单、创新性小，所以事业单位本身也没有投入太多的精力在档案管理方面进行改革，但是我们不难发现近年来事业单位的档案管理问题层出不穷，因此本文从事业单位档案管理的主要内容来切入，概述目前档案的日常管理工作并分析其产生的问题，并给出对此的解决策略。

关键词：事业单位；档案管理；解决策略

1 事业单位档案管理的主要工作内容

首先是行政档案管理。这一部分工作涉及到上级下发的文件，本单位发出的文件，各部门的工作计划、总结等，还有一些信函、会议记录等，这一部分的档案属于行政范围，是事业单位行政工作的主要内容。对于上级的档案文件一般会下发给部门进行学习贯彻，比如针对十八大的召开，开展一些关于学习十八大精神的演讲比赛或者相关活动的通知等都属于上级文件；本单位的文件比如说针对上级文件，我们单位自己将要组织什么样的对应活动，或者为了提高单位工作人员的素质，促进工作更好地开展，单位进行一些诸如演讲之类的比赛，这都是本单位的一些行政档案。

1.1 人事档案管理

人事档案里面的内容是每一个在编人员的全部档案，包括在编人员的基本信息，在编人员受到奖励处分等信息。人事档案于每个人而言都是极为重要的，当在编人员要想评职称、调岗等很多行为都是需要有个人档案作为基础。如果没有建立个人档案，有些被查出和实际不符，就会视为无效，因此每一个人都会极其重视个人档案，甚至很多时候提到档案，有一部分人会认为仅仅是指个人档案。

1.2 财务档案工作的管理

事业单位和行政单位有明显的区别，财务的档案管理也和行政单位有较大的差异，财务档案主要包括日常财务支出凭证，每一次的财务支出的用途、金额以及目的等都要做好记录，所有的支出凭证包括发票等都要做好记录；还有财政的收入，每一笔资金的来源都要做好登记；对预算调整、决算和年度预算要做好整理工作，也为下一阶段的财务总结预算工作的开展奠定基础；年度财务分析和季度财务分析报告也是财务档案的重要一部分，通过必要的分析财务的使用效率得到提升，此外还要牵涉到各种费用的征缴情况、资金的收支和执行等，简而言之，财务部门负责事业单位的一切财政支出情况，并做好最终的整理工作。

1.3 分析业务档案

这一部分的内容主要包括业务考核、业务学习和业务會议记录，目前每年事业单位组织的单位招考就属于其中一部分，考试过程中选用的教材、大纲和参考资料都是业务档案的一部分，一部分单位组织开展的业务培训，因为业务需要购置的图书杂志等都是业务档案管理的重要组成部分，也是业务范畴的重要内容，相关的资料记录得越全面就越能为后期的工作提供重要的参考，这些资料也是档案管理的重要内容。

2 分析事业单位档案管理工作中存在的相关问题

2.1 档案管理工作混乱，未能形成健全有效的管理机制

档案是一个人的重要证明，但是很多单位都没有认识到它的重要性。很多事业单位的管理相当混乱，比如说很多地方的事业单位每年都会大批量的招考，这个过程中，大批量的人才会引入到事业单位，但是很多单位并没有做好档案管理工作。大点的单位情况会有改善，能够及时的跟进招聘进来的员工的情况，对于一些比较大的单位来说，这些问题的存在还稍微少点，对于刚进单位的员工做好调查了解工作，并将相关档案归档；对于一些地域偏远的事业单位来说，存档工作存在着很大的懒惰心理，出现了非常多混乱的现象。

2.2 档案管理工作者缺乏专业素养

档案管理工作看起来是比较简单的，但是其中存在着非常多的内容，就从当前情况来分析，很多事业单位都没有配备专业的档案管理人员，在选择档案管理岗位人员时，没有针对性设定标准，很多档案管理人员对档案管理工作的重要性认识不足，部分档案管理工作者没有专业的理论知识支持，很多档案管理工作者的年纪都偏大，在处理问题的过程中缺乏专业知识的知道，非常容易造成失误的发生。

2.3 缺乏科学化技术的应用，档案管理制度落后

在很多单位中，都将效益作为单位发展的重点，这样的话，办公室和财务部门就受到单位领导的极大重视，而忽视了档案管理部门的工作。在很多人的认知中，档案管理工作就是负责对档案存入和调动的管理，但是在实际操作中，存在着非常多复杂的内容，需要考虑周全，保证每个环节的正确，否则非常容易发生档案遗失的情况。此外，事业单位档案管理缺乏科学技术的应用，这使得事业单位档案管理工作效率非常低，而且档案的入网工作和跟踪记录工作也没有完成到位，缺乏完善制度体系予以保障。

3 分析促进事业单位档案管理工作质量提升的相关办法

3.1 重视管理制度的建立，为事业单位档案管理工作的有序进行提供保障

在行政事业单位中，档案管理工作是其核心部分，能够保证行政事业单位工作的稳定进行。不论在哪个单位中，制度的存在都是非常重要的，有了制度的约束才能够保证工作有条不紊的进行。因此，为了保证档案管理工作能够顺利进行，需要加强档案管理制度的建立。首先，对于在职人员的档案，需要做好整理工作，并按照相应的制度做好分类处理，这样在查找的时候也比较方便。对于那些已经退休的人员，需要将档案规整到位，并单独存放。其次，对于调走人员的档案，需要做好档案的转接工作，确保档案转接过程中不存在任何问题，不会因为造成档案的遗失等问题。档案在管理的过程中，需要做好编号工作，对于借出的档案需要做好记录，保证档案能够顺利归档。借出的档案在归还的时候，需要认真检查清楚，保证归还的档案内容没有发生变化，不存在涂改等问题，加强管理制度在实践中应用，保证档案管理行为的规范化。

3.2 重视档案管理人员素质的提高，加强档案管理质量的保证

在档案管理工作中，档案管理人员的素质对工作质量有着直接的影响。在事业的档案管理工作中，需要加强档案管理工作重要性的认识，并设置专门的人员负责档案管理工作，建立完善的管理制度，这样才能够保证档案管理工作顺利进行。首先，在选择档案管理人员的时候，需要重视专业人才的选拔，这样才能够保证档案管理工作朝着正规化的方向发展。其次，单位在安排岗位的时候，需要认识到档案管理工作的特点，针对性选择合适的人员就职，这样能够有效提高档案管理工作开展的稳定性。例如，档案管理的形式一般是纸质的存档，由于纸张非常容易受到各种因素的损坏，因此，作为档案管理人员，需要及时做好防潮和防虫工作。当档案管理人员具备一定的专业知识，在进行管理工作的过程中，就能够清楚的认识到档案管理工作的重要性，并采取正确的方法保证档案的质量；对于那些没有专业素养的档案管理人员来说，对于档案管理工作存在着非常多的不理解，必然造成工作质量问题，进而影响档案管理水平。

4 结束语

综上所述，事业单位的档案管理工作还存在不少的弊端以及可进步的空间，如果事业单位能够进行一番大刀阔斧的改革，事业单位档案管理的工作效率会得到质的提升，另外，我们也要注意将目前高效的管理方式运用到档案管理中区，为以后的档案管理发展提供更好的环境和基础。

参考文献

[1]刘倩.事业单位干部人事档案依法管理问题研究[D].河北师范大学，2016.

[2]孙伟.浅析基层事业单位人事档案管理工作存在的问题及对策[J].中国卫生产业，2015，12（30）：168-170.endprint