档案数字化建设存在的主要风险和控制初探

李春燕

摘 要：在当今信息化时代，档案行业也开始了数字化建设，借助先进的信息技术，有效地提高了工作效率和工作质量。在当前数字化建设过程中，还需要警惕网络安全、信息真实完整性，以及人为原因造成的一些问题，所以必须坚持从实际出发，开展科学的管理措施，有效地防范和控制各种风险，促进我国档案事业的数字崛起。本文主要探究了档案数字化建设存在的主要风险和控制措施，以供参考交流。

关键词：档案；数字化建设；风险；控制措施

随着科学技术的不断进步，互联网和计算机正在深刻地改变着人们的生产生活方式，越来越来的行业已经开始发展数字化建设，有力地促进了工作效率的提高，同时也提高了工作质量。当前档案工作的数字化建设进程也开始了，但需要注意的是，在建设过程中由于网络的开放性，可能会存在一些风险，相关档案管理部门应该实施有效的措施，切实控制好这些风险隐患，保障档案数字化建设的顺利推进，全面提高数字化档案的质量。

1 档案数字化建设的核心内容

推进档案信息管理的数字化，首要工作就是建立档案信息数据库，即必须实现普通文件处理向数字信息管理系统的转化，并科学开发和设计档案信息数据库系统，这属于档案数字化工程的关键核心与基础工作，更是档案数字化建设中的主体工程。此外，要建立和健全技术保障体系，必须从计算机网络技术安全以及档案信息的系统安全等多个方面来保障档案数字化建设的顺利进行。在这方面，需要启动入侵检测及访问控制的联动，并建立科学完善的网络化病毒防范体系，并采取防窃取和用户身份认证等手段，加强档案数据的安全隔离、加密和灾难备份等。

2 档案数字化建设存在的主要风险

1.网络技术风险

档案在互联网的开放性环境下，必然存在着因为计算机技术方面带来的风险。首先，互联网作为开展的环境，档案必然使用共同的网络系统，档案在传递的过程中也因此存在严重安全隐患；其次，虽然当前数字信息运行管理的法律法规不断健全，但是当前构筑的信息安全体系仍不足以消除所有的安全隐患和风险因素，档案在网络环境下仍然容易受到攻击[1]；最后，档案中必然涉及到很多敏感信息，这些信息对网络环境的要求更严格，对风险防范的要求更高，由于种种原因的限制，有些单位还不能保证在相对安全的环境下进行档案数据信息的传递，增强了档案风险。

2.真实性风险

首先，可能会因为网络环境的改变，软件版本的不同，造成档案数据信息的变化；其次，在现有技术条件下，还很难保证档案原真内容，再加上网络环境的不兼容，软件病毒出现等，都会造成失真风险；最后，在档案的数字化加工过程中，还可以因为计算机设置的参数不同，加之网络易改变数据，使数字化档案不能反映档案原貌。

3.完整性风险

由于档案数据存在客观条件的不同，相关设施设备支持方面的不足，导致档案数字化内容的完整性的缺失。首先，电子文档在生成、使用、传递等各个环节都可能使档案遭到破坏，使档案数据受到缺失风险；其次，现有的管理机制还不足以保证档案的完整，存在着数据被篡改，档案存在次序混乱，元数据不完整等情况。

4.安全保密风险

保证数字化档案的安全性，在现实信息化网络环境中，通常面临着越来越多的不确定因素，特别是利用互联网进行档案数据的交换时，往往由于较小的疏忽，都可能导致电子档案数据泄密问题，从而带来较大的风险隐患。

5.人为管理风险

档案数字化建设工程也同样需要由人进行操作，由于现有人员的素质不满足档案数字化建设的需求，常常导致档案数字化建设中承担了不必要的风险 [2]。比如一些工作人员不具备完备的档案数字化专业知識，不能熟练的操作相关设备，不能有效处理难题，给档案数字化带来风险。

3 档案数字化建设中风险的控制措施

档案信息化工作是一个庞大的系统工程，在推进中会遇到各种各样的困难和挑战，面对诸多问题，我们一定要不断探索和研究新方法，分析新形势，解决新问题，加快档案信息化的进程。

1.加大投入力度，满足建设发展需求

做好档案数字化建设的风险控制工作，必须加大对档案数字化建设投入力度，不断满足档案数字化建设的发展需求，提高档案数字化建设风险防控的针对性。首先，提升档案数字化建设中风险防控的重要地位，提高领导对风险防控工作的重视程度，围绕风险防控制度科学的防控制度和严格的防控程序，规范档案管理人员和使用人员的操作程序；其次，对档案数字化建设给予必要的经费保障，全面加强档案数字化设施设备的建设，提升必要的软硬件支持，特别是引进先进的安全防控设备，这样才能有效地防范各种网络安全问题；另外，档案信息技术特别是档案数据库等基础技术，更应该使用自己的技术，把主动权掌握在自己手里，通过对档案中介企业的扶持与引导，使企业能做大做强，进而促使企业投入更大的人力、物力来开发档案新技术，促进档案事业现代化发展。

2.提高安全防范意识，有针对的解决问题

做好档案数字化建设的安全防范工作，必须提高档案数字化安全防范的意识，有效识别和归类各种风险，针对具体风险使用科学的防范措施。首先，要树立居安思危的意识，时刻注重研断档案数字化管理工作的安全形势，围绕档案管理的风险情况，做好必要的预防监管措施；其次，根据档案数字化日常运行情况，加强对档案数字化运行过程中的问题收集汇总分析，围绕系统存在的漏洞，进行制度上的全面修订，不断解决档案数字化在制作、传递、使用过程中存在的实际问题[3]。

3.加强人才队伍建设，注重培训和选拔

做好档案数字化建设工作，有效防控档案数字化建设过程中存在在的风险，必须打造一支素质良好的专业档案数字化建设队伍，满足档案数字化管理的实际需求。一方面，要加强复合型档案人才的选拔和培养工作，为单位的档案数字化建设工作选择合适的人才，不断充实档案数字化建设需要的信息技术，网络安全，档案管理信息化方向的人才[4]；另一方面，对于档案管理部门和档案使用人员，应该进行专门的信息化知识和能力培训，全面提高相关人员的信息技术操作能力，使档案管理人员和使用人员掌握相关的操作方法。

4.建立风险监控体系与机制

在硬件方面，要建立自动化的防火系统和计算机技术防范系统；在软件方面，应当进行实时监控，并及时地对计算机病毒库进行更新，以阻止各类非法访问及网络攻击等行为。同时，还应当定期地对各项安全保密工作进行检查，尤其是要保证涉密的档案数字化信息和互联网进行彻底的物理隔离，如果发现存在问题，则应当及时上报和立即处理，防止失误[5]。

4 结语

总之，在当今信息化时代，很多行业都已经开始了数字化建设，在档案事业数字化建设工作过程中，相关人员必须要树立风险意识，做好风险分析，实施有效的防控措施，加大设施投入，建设优秀的人才队伍，从而科学地统筹规划，扎实地推进整个工作有序的开展，这样才能真正实现档案工作的数字化管理，不断提高管理质量，为人力资源管理工作提提供更好的支持。

参考文献

[1]谢建云.档案信息化建设中安全工作思考[J].中国管理信息化，2014（04）：58-59.

[2]梁景智.档案数字化建设存在的主要风险和控制[J].档案管理，2015（04）：33-34.

[3]邓杨.档案信息化建设的风险及防控措施[J].兰台内外，2016（10）：120-122.

[4]吴宁宁.案信息化建设的风险及防控措施分析[J].智能城市，2016（08）：40-41.

[5]谭鑫.高校档案数字化管理中安全风险评估研究[J].办公室业务，2015（07）：85-86.endprint