浅谈重大建设项目中的档案异地备份

黄立民

摘 要：本文根据我国某核电厂所开展的档案异地备份方案和做法，从档案异地备份的意义和异地备份的开展角度进行分析和思考，提出重大建设项目档案建立异地备份的做法和思考。

关键词：档案；核电；异地备份

档案的异地备份管理是当前我国档案领域研究的一个热点，它在防止不可抗拒力因素破坏档案和完善档案管理制度方面具有重要意义，由于档案具有不可再生性的特点，保证档案在任何情况下都处于安全的状态是重中之重，在重大建设项目中，对项目重要档案进行异地备份是有效应对突发事件和自然灾害的积极举措，更是档案部门在信息化社会中进步的新要求。

1 重大建设项目档案异地备份的意义

1.1 重大建设项目档案数量巨大，档案的安危关系到项目建成后的运行业绩

重大建设项目投资资金巨大，建设周期长，从项目前期论证到启动建设再到建成运营平均需要约5年的时间，项目建设投产后将形成数量巨大的档案建，庞大的档案实体和数据的安全存储已成为档案保管工作必须面临的挑战，档案遭到损失后是不可重建或重建后其凭证效力会消失或削弱的。据统计，已建成投产的沿海某核电厂所保存的档案数量已超过10万卷，这些档案资源是核电厂宝贵的财富，是核电厂建设、检修、保养及运行的真实记录，对核电厂的正常运行具有重大的凭证和利用价值。

1.2 自然事故频发对档案的保管安全敲响了警钟

由于全球极端气候而引发的自然灾害和不可抗力事故频发，对全球人类面临着重大挑战，项目档案的安全保管亦面临重大风险。2011年4月，日本福岛发生地震和海啸引发的福岛核事故发生后，厂区档案馆所保存的档案也无疑一幸免，因电厂档案馆保存的运行记录、运行日志、设备维修手册等重要档案资料不能及时有效提供给技术人员分析适合使用，一定程度上延缓了救援和抢修的实施进度。因此，事故给核电厂的档案保管安全敲响了警钟：灾害一旦发生，本地保存的档案可能会遭受毁灭性的损失，为了降低危害档案安全的各种灾害风险，确保档案能及时提供利用，必然要对核电厂重要档案进行异地备份。

1.3 国家有关法规规范和国家档案局对档案备份提出的要求

关于档案的异地备份工作，国家出台的《关于进一步加强中央企业档案工作意见》、《档案馆防治灾害工作指南》、《企业档案工作规范》等文件中提出“对本级重要档案及电子文件实行异地备份”，“异地备份，省以上档案馆应选择相聚300公里以上”等文档异地备份的要求；原国家档案局局长杨冬权在2010年全国档案安全体系建设工作会议上的讲话中也提出：“所有规定保存的电子文件都应至少有一套异地备份”；“最好实行远距离、跨区域的异地存放”。这些规定是对档案的异地备份保存进行了必要性的肯定，也为异地备份保存提供了有利的法规依据。

2 重大建設项目档案异地备份的方法——以广西防城港核电厂为例

我国对档案异地备份有多种方法可以采用，考虑到重大建设项目档案的特殊性和重要性，在此仅列出以下三种档案备份方法供参考讨论：第一，采用前馆后库的形式备份；第二，利用区域集中备份；第三，馆际相互备份。这三种备份方式各有特点，但目的都是为了实现档案的异地备份的功能。

2.1 前馆后库备份

所谓前馆后库备份，是指在离项目厂址以外的另外一个地方建立一个新的档案备份中心作为档案后库，例如广西防城港核电厂厂址位于市郊的光坡镇红沙村，距离市中心约30公里，距首府南宁市约140公里，可以考虑在防城港市内或在南宁市建立起一个档案后库，一旦电厂内的档案馆遭受不可预知的灾难，可立即启用后备库。

2.2 区域集中异地备份

区域集中备份，是指通过借助其它优势资源，在更远的异地建立一个中心区域备份平台，并借助该平台，将档案数据信息传递到该平台的数据中心，由该平台统一进行备份保管。广西防城港核电厂作为中广核集团的二级单位，可考虑联合中广核集团内的其它兄弟电厂一起，借助中广核集团公司的优势，申请位于深圳市的集团公司总部就档案备份工作进行统一部署，搭建起中心区域的统筹备份平台，将集团公司所属的其它核电厂档案信息也统一传递到集团的数据中心进行集中管理和备份。

2.3 馆际相互备份

馆际相互备份，是指两个档案馆之间达成协议，将各自的档案移交到对方的档案馆进行备份保管，因为两个档案馆均具备了一定的能力，故馆际互备是档案异地备份的成本低、实效强的一种方式，但由于档案是分不同的两家单位，对于互存在对方档案馆的档案，双方应签订相关的合同以此来进行约定。据了解，国内的省、市档案馆已有采取馆际备份的实例，例如成都市档案局和沈阳市档案局、广西区档案局与辽宁省档案局采取馆际相互备份的方式，进行档案的异地备份。

3 档案异地备份的选择

以上三种做法互有利弊，各项目建设单位应根据自身实际情况，对三种方法进行充分的分析论证后，选择最适合自身的一种档案异地备份做法，并将异地备份的做法通过专项汇报的形式，争取得到公司上层的支持和赞同，以便提供后续所需的设备、资金和人力支持；待公司层面同意开展异地备份工作后，还需要制定科学合理的备份计划和步骤，保证档案的异地备份工作能够得到安全、高效、及时的完成，最终的目前确保本项目的档案在不可预测的灾害中得以相对安全保存。

参考文献

[1]荣华，《我国档案异地备份问题分析和对策研究》，天津档案局

[2]崔丽，《档案异地备份管理研究》，兰台世界2012第5期

[3]景卫东、梁艳萍，《浅谈重要档案的异地备份》，四川档案2010年第01期

[4]赵亚婷《我国档案异地备份保存探讨》，档案管理2010年第2期endprint