《出生医学证明》归档工作浅析

徐珊

【摘要】《出生医学证明》系每个人来到社会上的第一个合法证明，是无可替代的人口信息，为每个人进行人口登记以及证明血缘关系等提供了确凿的医学依据，对《出生医学证明》进行归档意义重大。

【关键词】出生医学证明；人口信息；归档工作

《出生医学证明》是每个人来到社会上的第一个证，是无可替代的、重要的人口信息之一，为个人确定籍贯和相关部门进行人口登记提供了必要的医学依据。随着社会的飞速发展，我国公民涉外业务及出国留学等事务越来越频繁，于是，《出生医学证明》档案的利用率也越来越高。目前我国各地《出生医学证明》档案存量相当大，而且管理相对来说比较分散，保管的条件不充分，查找利用起来比较麻烦，可以说问题重重。针对这些情况，应该不断健全《出生医学证明》档案的长效管理机制，通过实现数字化来实现资源共享及高效利用。

一、《出生医学证明》归档工作的意义

随着社会的进步和信息化发展的不断需要，社会正逐步提高对《出生医学证明》的认识，人们在生活中开始越来越多地利用《出生医学证明》档案，因而，《出生医学证明》档案管理工作显得越来越重要。《出生医学证明》对于加强母婴的保健具有十分重要的意义，其中的某些内容与医疗无法割裂的关系，如果能有效发挥《出生医学证明》档案的作用，对维护社会稳定和公民的合法权益都将具有重要的作用。

同时，对《出生医学证明》档案实施规范化管理，特别是加强对《出生医学证明》存档各个环节的监管，能有效降低废证率，并且防止资源的流失。有利于推进档案（含电子版）的登记备份工作，能为查询《出生医学证明》的用户提供翔实的信息资料。

随着信息化進程的不断加快，《出生医学证明》档案的使用范围越来越广泛，查阅《出生医学证明》档案信息的群众也变得越来越多。为发挥档案信息的利用率、高效构建便民平台奠定了良好的基础。

二、《出生医学证明》归档工作的要求

为了方便用户的查询，档案管理部门必须做好《出生医学证明》档案的分类、整理、组卷、归档等工作，以认真的工作态度和严谨的工作细节来保证《出生医学证明》档案的完整性。

（一）从制度层面来要求。《出生医学证明》是一种特殊的文书档案，但目前缺乏规范的《出生医学证明》档案管理制度，《出生医学证明》一般由具备助产资格的医院、卫生院和妇幼保健院签发。目前的存放情况较混乱，缺乏统一性：医院的《出生医学证明》档案基本上由妇产科等业务部门保存；妇幼保健院的《出生医学证明》档案则由病案室保管。由此可见，《出生医学证明》档案大多没有纳入综合档案室进行统一保管。因国家层面没有统一要求，导致《出生医学证明》签发单位根据各自情况自行保存档案，由此造成保存内容不一致，甚至出现丢失、损坏的现象。针对这种情况，相关部门应该制定相应的法规，保证工作的规范统一。

（二）从单位层面来要求。《出生医学证明》档案需要纸质与信息化相结合，为避免出现差错，各地卫生管理部门应该做好《出生医学证明》的管理和监督工作，要责令所有签发单位严格按照规范办理《出生医学证明》，不得出现不良后果，影响存档工作。而目前的情况看，大多医院未能按规定每月都将开具的《出生医学证明》档案装订成册，然后交档案室统一管理，因此出现很多不必要的损失。主管部门应加大监督的力度，督促医院步入《出生医学证明》档案管理的轨道。

（三）从技术层面来要求。1.要强化《出生医学证明》档案管理意识。《出生医学证明》是由医疗机构出具的新生儿法定医学证明，该证明是登记户籍、证明血缘关系的正规文本，而《出生医学证明》档案则是档案的重要组成部分。医疗机构要高度重视，切实做到主要领导亲自抓，分管领导具体抓，同时，必须要安排专人负责具体工作。2.要提高《出生医学证明》档案管理人员的素质。档案管理机构要经常组织专题培训，以提高档案管理人员的素质，同时，对档案管理人员要明确《出生医学证明》归档范围。3.档案管理部门要建立、健全档案管理规章制度。要按照管理要求进行分类、整理、组卷、归档。档案室要配备必要的设备、设施。

（四）从归档范围来要求。1.《出生医学证明》归档按内容可分为两种：一是管理机构对《出生医学证明》形成的管理类资料。二是签发机构对《出生医学证明》形成的管理类资料以及签发类资料。2.《出生医学证明》的归档范围按载体形式可分两种：一是纸质资料，可按照档案管理要求进行分类、整理、组卷、归档，库房配备防盗、防火、防潮、防尘、防高温等设施。二是把纸质资料进行信息化的电子文件，电子文件要按国家相关要求进行保存。

三、结语

综上所述，《出生医学证明》归档工作任重而道远，有关单位要通力配合，共同做好移交和管理工作：医疗机构要明确专人做好《出生医学证明》档案的日常管理和移交工作，确保材料齐全、完整，并做到“账物相符”；各级档案馆要完善规章制度，保证《出生医学证明》档案的安全，并设立《出生医学证明》档案电子数据库，运用现代化管理手段，积极主动地为群众提供方便、快捷的服务。endprint