提高认识 促进档案工作发展

王心

【摘要】独立学院档案是我国高等学校档案的重要组成部分。收集、鉴定、整合、保存学院档案，更好地服务学院、服务社会，是目前独立学院档案工作的重心，要做到三个提高：提高档案意识，推进建章立制、搭建工作平台；提高档案意识与监督、考核并行，促进收集与积累；提高认识，建设档案资源。

【关键词】独立学院档案；三个提高；工作发展

独立学院，是我国近十多年来高等教育的重要组成部分，独立学院档案是我国高等学校档案的重要组成部分。随着“转设转型”本科专业评估的推进，档案突显了独有的历史记忆和文化传承链的凭证作用。完整地、准确地、系统地收集、鉴定、整合、永久保存办学过程中教学、科研、管理等方方面面工作直接形成的历史记录，更好地服务学校、服务社会，成为独立学院档案工作的当务之急。西南财经大学天府学院是经教育部（教发函〔2006〕81号）批准，设立的独立学院。学校正是在“转设转型”本科专业评估这一机遇与挑战并存中，将档案工作提到了学校的议事日程上，促进了档案工作的发展。

一、提高档案意识，推进建章立制、搭建工作平台

学校领导带头认真学习《中华人共和国档案法》《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部令第27号）、中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》等法规、意见，对档案工作有了更充分的认识和理解，统一了思想：档案作为学校各项工作和全体师生各方面情况的真实记录，是促进学校事业科学发展、维护学校和全体师生根本利益重要依据；档案工作是学校工作中不可缺少的基础性工作，是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志，做好档案工作是各单位各部门各分管领导和专、兼职档案人员的重要职责。学校加强了对档案工作的领导与支持，主要体现在：

（一）制度建设。根据党和国家档案工作的相关法规、并结合学校实际，学校印发了《西南财经大学天府学院档案管理办法》《西南财经大学天府学院各类档案归档范围和保管期限表》《西南财经大学天府学院档案实体分类和档案号编制方案》《西南财经大学天府学院部门档案工作考核制度》等十几个规章制度，制定了《西南财经大学天府学院档案管理控制流程》和档案工作记录模版20余块。规范档案工作，使之接地气、落实处，责任分明、奖罚有据。

（二）档案工作机制。在校长统一领导下，搭建了与学校实际相适应的，组织完善、职责明确、运行顺畅的各单位、各部门共同参与档案工作的工作机制，为档案工作健康、稳定发展奠定基础。2016年，学校明确了分管档案工作的校领导，成立了综合档案室，任命室主任1名、室副主任（兼职）1名、专职档案工作人员1名。形成了在学校统一部署、分管校领导直接领导下，以学校综合档案室为档案工作业务中心，20余名兼职档案员负责本部门的归档文件材料收集、积累工作的三校区档案工作网络体系，组建了一支相对稳定的档案工作队伍。

（三）落实档案管理所需的硬件基本设施。学校档案工作用房200平米，其中档案库房148平米；手动式档案密集架包括：1组5层10列6排、1组6层的3列8排、1组6层的5列12排；档案装订机1台，电脑4台，打印复印一体机1台；档案库配有调控档案保管标准温、湿度相适应的空调、除湿机等。购置了档案管理（网络版）系统，目前配有存储空间500G。

二、提高档案意识与监督、考核并行，促进收集与积累

从文件材料的收集、积累到移交、分类、整合、归档入库整个档案管理过程中，收集、积累工作是首要环节，在档案资源建设中起着至关重要的作用。可以说，收集、积累工作做不好，会导致原始记录缺失，造成无法弥补的损失，档案资源的开发利用、服务学校、服务社会就无从谈起。提高全体教工、特别是部门兼职人员的收集、积累文件材料意识是做好档案工作的关键，监督、考核是推手。

（一）开展档案知识讲座。为了确保归档文件材料的准确、完整、系统、齐全，学校档案室专业人员不定期到三校区、到各单位各部门做档案相关知识讲座。讲座的主要内容包括：档案是什么？归档文件材料有什么？归档为什么？归档我应做什么？贴近工作实际的知识宣讲，大大地提高了职工的档案意识，使兼职档案员更清晰认识、理解了自身工作的价值所在，增强了收集、积累归档文件材料的积极性、主动性与自觉性。

（二）加强业务指导与监督。1.定期在全校三个校区召开档案工作会议，会议内容包括对专、兼职档案人员业务培训、业务探讨与交流和工作通报。2.充分利用网络通信，随时随地接受与开展QQ、微信、电话等方式的业务咨询、解答和指导。3.档案室专业人员不定期到各单位各部门现场业务指导、检查。4.根据《西南财经大学天府学院部门档案工作考核制度》对各单位各部门档案工作、兼职档案员工作业绩进行年度考核，考核结果纳入部门、兼职档案员年度考核体系，实行一票否决制：即档案工作测评不合格，年度考核取消评优资格。这极大地提高了学校各单位各部门对档案工作的重视程度，推动了日常归档文件材料积累、整理的有效开展。

（三）积极参与当地档案行政部门和四川省高校档案协会组织的业务交流与活动。如“世界档案日”，我们应成都校区的学生发展中心的邀请，为全体辅导员老师开了一次“档案在我心中”的讲座；组织全校教工积极撰文“档案——我们共同的记忆”的征文活动；组织全校教工积极参与“宝葫芦”杯档案法律法规知识有奖竞赛；积极参加省档案局、档案协会组织的各种形式的业务交流。通过积极组织和参与业务活动，不仅提高了全员教工的档案意识，更是提高了专、兼档案人员的法律意识，增强了时代的紧迫感和自身工作的自豪感。

三、提高认识，建设档案资源

在提高认识、完善制度的同时，档案资源与数字化档案建设全面开展。

（一）大数据时代背景下，数字档案的认识与理解。“OA”和网络技术的广泛运用，个别部门及少数领导同志认为，数字的获取和存储都在校园网络中，自己很熟悉、用起来方便，数字信息归档意识淡薄。然而，在一次偶然发生的学校教学管理系统提取数字和运行中，因人员变动和系统兼容性较差等原因，而影响了工作、造成了损失。引起了各单位各部门对网络环境下数字归档的重視，档案的不可替代性有了更深入人心的认识和理解。在大数据时代，现实数据的长期可读性、安全可靠性，在海量数据中实现对分散性数据原始性、完整性、价值的分析鉴定和数据整合，是档案管理功能的拓展与职业挑战，是档案资源建设的必然要求。

（二）引进、安装“档案网络管理系统”实行了学校档案室统一管理档案资源的数字化、网络化。数字化、校园网络化的管理，落实并推进三校区归档文件材料的收集、管理与档案信息资源共享利用的高效、便捷，无地域屏障，获得了各校区、各单位各部门的广泛肯定和好评

（三）全面开展档案收集。档案室一成立，收集归档文件材料成为重中之重的工作任务。专业人员深入各单位各部门调研、分析，制定从现在做起回溯收集的方案，在全校各单位各部门开展了有序的收集、整理、移交归档文件材料工作，并形成规范的工作流程。

（四）科学实干，档案资源建设初见成效。通过两年多的努力，学校档案室归档文件材料总记录达4.5万余条，实体档案归档上架1300余卷（盒），全部实现文件级数字化管理，其中一半以的归档文件材料实现了实体、电子数据全文的数字管理。对于长期、永久保存只有纸质，没有数字的档案，正在通过扫描、拍照等方式有序地进行数字化。

（五）档案利用，是档案工作的根本目的。在建设档案资源建设中注重规范性：一是注重数据整合的关联性、做到“见一点可窥全面”，二是强调归档数据表述的直观、准确、通用、规范，便于检索利用。努力使档案资源成为“活信息”，为学校服务、为社会服务、为领导决策提供参考。2017年，通过网络、邮寄、电话等方式档案室为学校工作、毕业生就业、出国、提干等服务300多人次，调档800余件。良好的档案利用与服务获得了学校领导和各单位各部门的认同和赞扬，同时也为学校档案工作的继续发展给足了动力。

综上所述，独立学院（民办高校）的档案工作，要从提高认识入手，以行之有效的制度规范档案工作流程，做好档案资源建设，立足于档案的利用和服务，紧跟时代步伐，在学校发展、社会发展中定会大有作为。endprint