文档一体化与文件中心的研究

刘丹

【摘要】文档一体化是在信息化、数字化、网络化的大背景下文件与档案管理工作发展的新方向，其主要包括：文档实体生成一体化、文档管理一体化、文档信息利用一体化以及文档规范一体化等。本文对文档一体化与文件中心进行了一定的论述，在此基础上对文档一体化的现状进行了系统全面的介绍，再对文档一体化与文件中心的区别进行了详细的说明，并指明了文档一体化与文件中心如何进行有效的结合。

【关键词】文档一体化；文件中心；生命周期理论

一、文档一体化概述与文件中心概述

（一）文档一体化概述。文档一体化就是将目前档案管理工作中相对独立的文件管理与档案管理进行有机的融合，进而形成一个统一的整体，从而对其进行更好的管理工作。文档一体化的重要意义在于确保档案信息收集的完整、系统以及准确等，其涉及从文件生产到归档的整个过程。通过对档案资料进行重复性的利用，进而对实际工作具有一定的指导意义，从而提高整体的工作效率。文件管理是档案管理的工作基础，档案管理是文件管理的进一步延伸和发展，唯有将两者进行有机的结合，才能实现文件管理的高效率和档案管理的高质量要求。

（二）文件中心概述。文件中心是一种专业化、集约化、社会化的档案管理机构。文件中心不同于文件形成单位——档案室，它实质上是一种过渡性的档案管理机构。文件中心的建立是基于文件生命过程的三阶段理论，在该理论基础上得以建立一个完整的文件中心。文件生命过程的三阶段理论主要包括：现行阶段、非现行阶段以及最后处理阶段。在第一阶段文件是被保存于文件形成单位，在第二阶段文件是被文件中心保管，在第三阶段要按照相关规定所规定的保管期限由各机关对档案进行销毁处理或者移交档案馆进行永久性的保存。

二、文档一体化现状

我国的文档一体化在其发展过程中，受到了传统档案管理的理论、体制以及方法的消极影响，导致文档一体化的进程发展缓慢。为了改善文档一体化的发展状况，国家有关部门颁布并施行了《档案管理软件功能要求暂行规定》和《归档文件整理规则》等法律法规，从制度上清除了文档一体化的发展障碍，促进了文档一体化的快速发展。在文档一体化的发展过程中，随着信息技术在文档管理的中的广泛引用形成了电子文件生命周期理论，该理论主要涉及在电子文件的整个生命周期中要进行充分的管理。该理论的出现推动了文件向档案单向运动的进一步发展，从理论上研究了档案与文件之间的相互影响。

三、文档一体化与文件中心的区别

（一）文件生命周期中管理方式不同。文档一体化将文件生命运动中的第二和第三阶段进行有机的结合，将相对独立的两个工作阶段整合为一个整体，确保在文件生命运动的整个阶段，都能对其进行连续、标准化、系统全面的管理。文档一体化需要构建一个统一的行政管理体制，进而对现行文件和半现行文件进行统一的管理。文件中心对文件生命运动的第三个阶段采取单独管理的方式，文件中心将文件管理和档案管理进行更大力度的区分，增加了两者之间的独立性。

（二）适用范围不同。文档一体化是社会发展对文档管理的要求，是一个总的趋势，可以适用于任何单位。其中，对于具有比较健全档案管理机构的大中型机关，推进文档一体化建设具有十分重要的现实意义。由于大中型机关的档案管理人员和设备都比较完备，并且具有健全的档案管理制度，其档案管理工作日臻完善，其当前最重要的工作就是开展文档一体化，进而改善文档分离的不利现状。中小型的企事业机关单位建立文件中心有利于节约资金，主要分为以下两种情况：一是刚成立的中小型企事业单位，由于其档案管理建设不完全，从实际情况出发，应采用文件中心的形式，就近建立文件中心。二是规模较小，没有建立健全的档案管理工作以及工作性质相似或者处于同一系统内的机关，适于集中建立文件中心。

四、文档一体化与文件中心的结合

文档一体化注重将文件生命运动的二、三阶段的文件和档案管理进行有机的结合，进而确保文件在其整个生命运动阶段具有一定的连贯性，将相对独立、类似的两种管理体系进行融合。当文档一体化的研究涉及到文件保管与存放的时候，文件中心就能作为文档一体化的一种有益补充，进而确保文档一体化的全面性。文件中心在进行改革时，要充分考虑文档一体化的思路，它不能代替文档一体化对文档进行有效的管理。简单建立的文件中心不能帮助解决文档一体化中的问题，其只是文档一体化模式中的一个环节。为了确保文件中心的有效性，要对文档一体化的思路进行充分的分析研究后，才能建立适合的文件中心。

五、结语

总而言之，文档一体化是社会文档管理发展的必然趋势，其能够为各个需要进行文档管理的企事业单位进行良好的文档管理，进而更好地发挥出各类文档的实际价值，因此，建立文档一体化具有十分重要的现实意义。如果实际情况不适合建立文档一体化，可以根据文档管理的实际要求建立文件中心，进而对文档进行良好的管理。本文对文档一体化与文件中心进行了比较深入的分析研究，對从事文档管理的工作人员具有一定的参考价值，进而推动我国文档管理水平的不断提高。

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