高校逐步运用信息化建设提高财务管理水平的研究

刘美

摘要：随着高校的发展壮大，高校的日常业务活动也日渐丰富与复杂化，尤其给高校的财务管理工作带来了新的挑战，迫切需要引起高校对财务管理的重视，根据日益变化的大环境作出新的调整，要不断开辟和创新工作方式来提高财务管理水平，而随着信息技术的发展和成熟，近几年，各高校纷纷迈入了财务信息化建设的路程，而财务信息化建设之路不是一蹴而就的，需要逐步开展，循序渐进，本文针对高校目前财务管理中存在的问题，对目前高校的信息化建设的现状进行研究，同时对未来的建设提出设想，明确信息化建设在高校財务管理中重要作用。

关键词：高校;信息化建设;财务管理

近年来，随着高校的迅速发展，办学规模逐年增大，专业也不断增加。同时，高校师生人数的与日渐增，高校开展业务与活动的种类繁多，使得高校财务管理日趋复杂，传统的报账模式已经显得比较滞后，也越来越不适应发展的需要，财务人员报账压力与日俱增，每天埋没在凭证的苦海，不仅工作效率低下，甚至还引来师生的诸多埋怨，使得财务最终绩效平平，无法体现财务的最终价值。面对这样的情形，高校财务要努力开拓信息化建设，将财务人员从凭证的苦海中解脱，使得财务人员由核算变为管理与监督，通过信息化建设来提高我们的服务水平以及工作效率，健全内控监督体系，进而为领导决策提供支持。

一、目前高校财务管理中存在的问题

（一）传统的报账模式完全依赖人工，工作效率低

大多数还没有实现网上报账的高校，目前采取的还是传统的报账方式，即经办人根据相关的经济业务，将票据进行整理粘贴后，写明资金的用途，金额，经费项目，然后让主管领导在报销单据上签字，之后再将其送至财务部门进行报账，财务部门对于不符合规定的予以退回，符合规定的则编制会计凭证，进行复核，最后由出纳付款。就是这样一种模式，使得各大高校的财务部门每天都是人潮拥挤，热闹非凡，同时由于大家对财务制度以及流程的不熟悉，使得财务人员担负了不少骂名，财务部门在每年的绩效考核中，几乎都不如人意，可是财务人员也委屈，明明工作量大，压力大，加班已是常态，最终还是被师生抱怨门难进，脸难看，效率低。其中的原由大概就是经办人觉得报账实在太难，报账要好几个人的签字，有时候还找不到领导签字，好不容易领导签好字了，却被告知发票不合规，不能报，甚至有时候会觉得是财务人员在刁难自己，从而对财务人员产生误解，而财务人员呢，每天看着排着长龙的队伍，审不完的账，有些财务制度和流程，完全依赖于会计核算人员的口头解释，一天下来，不断重复的解说以及不断输单的工作量使得财务人员也很烦闷，难免会有情绪，更何谈财务服务态度。

（二）存在信息孤岛、信息碎片化现象

在经济业务的处理过程中，各部门各岗位各管一摊事，相互割裂，每个部门的制度建设以及工作流程都仅仅只是为满足自己本部门的需求，不能和相关的部门形成统一的，协调的管理。内外部各种管理制度规则繁多，各部门又都有自己制定的管理制度，有时候会形成各部门之间的管理细则相互冲突，边界不清，这样在一定程度上加大了高校的管理成本，同时也降低了工作效率和效果。有些部门虽然也购买了自己的管理系统，但是均是独立运行，未能实现信息共享和交互，存在着信息碎片化现象。

（三）预算管理机制不完善

实际工作中，高校的各项工作都与预算相关，预算工作举足轻重。但是由于高校有关部门对预算不够重视，预算管理比较粗放，不够细化，编制预算的方法单一，一般就是在往年的基数上增加一个比例即可，缺乏科学性，而且日常报销中往往是先支后审，不按预算办事，这样就使得预算的约束力不足，缺少动态的监控手段。业务部门对财务资金的管控措施也不理解，经常抱怨，项目开支范围也不确定。预算编制人员和财务人员缺少有力的沟通，经常会出现预算超支或者预算执行不够的情况，目前大多数高校预算的起点都是通过将指标录入系统，人工控制，而没有线上编制、汇总、审核审批、下达的过程，难以按照项目的预算要求来控制，支出事项也是线下审批，不占用指标，报销时预算额度又不够，经费需要事后调账。

（四）上报数据，财务查询压力巨大

由于财务部门具有所有报账经济业务的原始数据和发票，而相关部门又没有备份原始数据的情况下，经常需要到财务部门翻阅原始凭证，或者需要财务人员导出系统数据。而每个部门向上级主管部门或者相关部门报送有关数据时，也需要财务部门的数据支持，同时财务部门也定期要向教育厅汇报各种数据和报表，这样使得财务人员查询以及报数压力巨大，还需要对数据重新进行统计和整理，工作量非常大。虽说财务部门已经为师生开通了经费项目查询系统，但时有学生和老师不懂财务的相关系统和制度，依旧来财务部门索要工资数据、经费项目及课题使用情况及余额数据。

（五）财务风险意识淡薄，缺少财务分析

目前财务人员大多比较注重基础性工作，而缺乏财务管理思想，缺乏对财务的分析和评价，比如单位层面的制度是否健全，比如预算、收支、采购、资产管理、建设项目管理等诸多业务层面是否存在管理漏洞，不相容岗位有没有相互分离，关键岗位是否有定期轮岗，对业务中的相关风险点是否进行重点防范，对资金的使用效率，预算执行进度等缺乏分析，没有一个信息数据平台，仅仅依赖于目前的财务账务处理系统，那么对校领导、处领导的决策数据需求难以直接提取，需要从财务系统里花时间进行整理和分析，不能快速响应，对领导决策信息滞后，财务工作满意度不高，难以实现财务价值从而为领导决策提供数据支持，提升财务价值。

二、高校在财务信息化建设方面的现状

（一）初步实现网上报账功能

教职工可以通过网上报账系统实时查看部门或个人经费的动态信息，随时随地进行网上预约报账，匹配自动生成的网银转账支付单，然后将预约号的报账单递交财务处窗口，不用实时等候。同时，减轻了报账人员的现场压力，使其有更多独有的时间审核凭证，提高了工作效率。但是，此阶段存在沟通环节不畅、预约后找领导审批难、网约系统的界面不友好和老师填写信息不规范等问题。

（二）创新收费方式

通过统一收费平台的上线，所有的收费资金进入一个池子，便于统一流程，通过规范收费流程审批，避免乱收费、重复收费，便于对数据进行统一管理和决策分析。支持学生网上自助缴费，支持学生网上自助查询，也可以授予相关部门操作人权限，对本部门负责的收费事项进行查询和管理。建立了以委托银行代扣，网络自主缴费为主，现场集中收费为辅的收费服务机制，传统的现金、银行转账、刷卡等方式、逐渐变为网银支付、第三方支付（支付宝）、微信缴费等互联网缴费模式，收费项目已经超过传统的学费、住宿费等项目，向四六级、计算机报名费、培训费、党费等延伸，收费数据查询实时准确，欠费情况需要随时可查。收费方式的创新，避免了集中交费带来的拥挤和不便，降低了使用现金的风险，为全校师生提供了便捷的服务。

（三）建立了薪酬管理、经费查询平台

对内薪酬管理平台使得财务的工资岗位工作人员从庞大的工资数据表中得到解脱，方便了工资的统计、数据汇总，大大减轻了财务人员的工作量，同时也减小了财务处为教职工查询工资的压力;对外各个业务处室人员、教职工均可以通过该平台查询自己的薪资发放情况和其负责的经费使用情况。可以明细联查，每一笔经济业务都能清楚反映，支持数据导出功能，还可以指定项目授权给指定的人员查看，通过该平台，不需要来财务查询，可以随时随地掌握自己的经费动态，服务了广大教职工，特别是那些科研经费比较多的教职工。

（四）建立了其他收入申报平台

通过该平台可实现申报表的在线制单、审核、纠错、短信提醒等功能，制表人能随时掌握申报表的处理进程。该平台可申报的发放对象包括校内在职人员、实验室长期聘用人员、校外人员。未来还将与学费系统对接、直接提取学生信息。制单人在完成网上制单后，只需将签字盖章后的打印单据送至财务处即可，发放金额由财务直接划转到指定的银行卡中，同时，制单人将收到平台发送的业务办理短信提醒。其他收入申报平台优化了办事程序与環节，解决了劳务费上报难、收集难、汇总难等问题，同时该平台支持工资与其他收入合并计税，可以实现年终一次性奖金自动计税，教职工可以随时查询具体的明细项目金额。使申报发放校内外人员劳务费等工作更高效便捷。对于劳务的申报，自动计算税款，教师可以随时查询，同时出纳可以整合转账，也提高了财务的工作效率。

（五）初步建设内部控制信息系统

2017年，财政部发布了《行政事业单位内部控制报告管理制度（试行）》，要求所有的事业单位根据规定编制能够综合反映本单位内部控制与实施情况的总结性文件。在行政事业单位内部控制基础性评价指标评分表中，其中最后一项就是关于内部控制信息系统的建设，而且占分10分，足以证明财政部对内控系统建设的重要性。因此对于高校而言，有部分高校开始和第三方技术有限公司合作，组织开展学校的内部控制建设有关工作，进行了系统的初步建设，比如说预算模块、指标、网上报账模块已经完成，内控系统也已经上线，只是后面的模块正在不断完善。

三、高校对财务信息化建设的未来展望

（一）逐步优化网上报销系统，解决报账细节难题

1.凭证表单化

解决了一些模式化的凭证处理。比如学费凭证、工资凭证、科研收入以及其他收入等汇到账凭证、劳务发放凭证等，直接由表单信息导入系统，直接自动生成凭证，减轻了会计人员制单压力。

2.解决沟通问题

建立全校教职工微信群，与网约系统无缝对接。对有问题的单据，财务人员直接点击发放微信信息到教师的手机，及时处理问题，加快理顺报账流程。

3.解决网约系统界面不友好，细化客户端填写内容

按照发生的经济业务细分到每个物品的细类，不要求老师自己填写会计经济分类，比如笔、打印纸、笔记本等，按照具体的品类填写单价与数量，然后由系统自动对应会计经济分类，解决了老师对会计分类不熟悉的问题。

4.解决找领导审批难的问题

实行领导网上审批权限，对经费的审批绘制出相关的流程图并且设置对应的审批人，经办人将报销基本信息填好送审后自动按照流程送到下一步的相关领导审批，并增添手机客户端审批功能。彻底解决了老师到处找领导签字和领导出差找不到人的现象。

5.试行银校直联

财务人员审核单据后，点击生成凭证，银行直接收到转账信息，钱立马到账，减少结算中心再手动输入转账信息的流程，加快办理报账实时到账的业务，减少老师的等待时间。

通过实行优化的财务报账系统，财务人员的工作效率能得到极大的提高，会计人员的工作效率翻倍，基本解决了教职工报账难，长期排队等候的难题。

（二）内部控制信息系统的逐步完善

内控系统涵盖了高校的预算、指标、网上报销、核算、查询、领导决策支持等各类日常财务业务处理工作，包含预算编 审、预算指标管理、支出管理、采购管理、合同管理、基础管理平台等子系统，打通预算系统、会计核算系统、人事管理系统、科研系统、档案管理系统、采购管理系统、资产管理系统，并且将相关业务通过系统之间的数据流转衔接起来，减少重复工作，提高工作效率，实现业务系统数据同步，确保统计数据、预算控制、监管预警等管理信息的实时性，可高效率生成各类财务报表及报告，为校领导、处领导提供准确高效的决策分析数据。重视提升财务服务质量，将财务信息通俗化、方便化、为各级管理人员、师生员工提供贴心的财务信息服务。具体可通过以下方面，保障内控体系落地实施。

第一，搭建网络化的经济活动管理综合办公平台，落地内控咨询成果，实现分层、分部门、分权限、分岗位的管理体系。

第二，通过信息系统，在预算&收支管理系统基础上，增添收入、资产、合同、采购、建设项目等经济活动，综合运用预算、流程、审批、归口、标准、表单控制方法的信息化管理机制，使得单位各项经济活动能够按时、有序、合规、高效地执行，且信息能够实时、准确地进入到统一的数据库中。

第三，形成一个实时更新的经济活动管理沟通平台和数据库，提升人员工作效率，降低人为干扰因素，理清职责权限，及时推送、归集数据，经充分挖掘数据库信息，为管理决策提供多角度、多维度的检索、统计分析功能，自动进行风险预警，为领导做管理决策提供可拍性，为业务人员开展经济活动提供便捷服务，为实现业务、财务、审计、纪检监察等多视角监督提供有效工具的诉求。

（三）财务信息化将打造一批新型的财务管理人员

由于财务信息化的建设，使得财务人员能够从繁忙的日常工作中解脱出来，从而有更多的时间来学习和充实自己，通过各种业务知识的学习以及参加社会上组织的各种培训，充实自己，提升自己的价值，将所学技能结合自己的工作业务，进行深层次的思考，并且通过在财务处内部会议的形式，组织讨论，业务交流，知识答辩，使得财务人员能够真正的参与到高校的业务中来，业财融合，为单位的业务开展和进一步发展提供更好的决策支持。提升财务的整体管理水平。

四、结语

我们追求财务信息化建设的最终目标就是希望能实现网上报销智能化、财务核算精细化、经费查询便捷化、业务财务一体化。使得学校财务经费实现图形化、表格化、动态化管理，使得预算执行进度掌握的更及时、更清楚，基本杜绝无预算超预算支出，预算责任明晰，确保按预算支出。能够为领导决策提供准确、可靠的服务保障。为绩效预算考核提供可靠依据，为财务人员标准化考核提供依据。

参考文献：

[1]刘燕.试论高校财务信息化的发展及趋势[J].中国管理信息化，2017，20 （3）.

[2]莫苇.浅析高校财务报账存在的问题及对策[J].经济师，2018 （2）.