浅谈电力企业文秘工作与档案管理的有效结合

2018-01-31王蕾

时代农机 2018年10期

王蕾

（国网湖北省电力有限公司利川市供电公司，湖北利川 445400）

文秘是电力企业中一个非常重要的职位，文秘工作主要是负责会议安排和文件处理之类的事务，而在处理这些事务的过程中，肯定会产生大量的公文资料并且大多都会被作为档案资料保存起来，档案资料又是电力企业日常活动的记录，其涉及的方面比较多，所以需要专业人员保管，因此，电力企业就必须做好档案管理工作，有效结合文秘工作与档案管理工作，不能让文秘工作出现失职，如果文秘工作一旦出现纰漏，就会直接影响档案管理，这就需要电力企业必须做好文秘工作，这样才能顺利开展档案管理。

1 电力企业文秘工作与档案管理有效结合的重要意义

1.1 有效提高文秘工作和档案管理的质量

随着信息技术的不断发展，电力企业的文秘工作和档案管理都已经迈入信息化，网络计算机的运用极大地提升了工作效率，在电力企业的日常活动中，充分利用现代化的电子设备能够促使办公室的自动化，节约大量的劳动力，为电力企业的日常工作提供很大便利，极大地减少工作失误，文秘工作和档案管理的有效结合在很大程度上提升了计算机的准确率，有效提高文秘工作和档案管理的质量。

1.2 增强办公人员的专业素养

文秘人员在电力企业内部起着非常重要的衔接和辅助作用，是电力企业内部的重要组成部分，档案管理人员不仅要归纳分类处理文件，还要给领导及时提供所需资料，确保查询服务的准确性，随着工作量的不断增加，这就需要文秘工作人员注重提升自身的工作效率，而如何才能做到这点呢？这就需要其具备较强的职业素养，档案管理是对文秘工作成果的管理，只有把两者有效结合起来，才能不断提高他们的专业素养，确保工作环节的连贯性，提升文秘工作的时效性，并为档案管理奠定良好基础。

2 电力企业文秘工作与档案管理有效结合的策略

2.1 注重加强文档的一体化建设

在现代信息技术飞速发展的今天，人们越来越重视电力企业文档的一体化建设，如今越来越多的电力企业投入到文档一体化建设过程中，引进了各种现代自动化的办公设备，文档一体化建设能够促进电力企业文秘工作与档案管理的有效融合，其可以为电力企业创设良好的发展环境，因此，电力企业就必须注重计算机的应用，同时建立档案管理信息系统，把文秘人员归档的各种文件资料都有效存储到平台中在，这样不仅能为电力企业各个部门查询档案信息提供很大便利，还能真正实现文档的一体化建设。

2.2 建立综合性的工作制度

电力企业的文秘工作和档案管理是紧密相连的，在具体工作中必须有效融合组织制度，科学合理地管理文档，在大多数电力企业中，文秘部门和档案管理部门都是属于独立运行的个体，由于在工作中沟通的不到位，导致档案质量很难得到有效保障，这就使得档案管理面临很大困难，还有的是由于档案管理出现了一些问题，所以在开展文秘工作时往往会遇到一定困扰，而如果把文秘工作和档案管理工作有效结合起来，综合考虑两者的实际情况，建立起一个综合性的工作制度，要注意是的必须建立在我国相关法律条例基础上来制定，这样才能确保公文的质量，另外还要紧密结合电力企业的实际管理状况，建立严密的档案人员网络，确保各个部门的档案管理真正做到责任到人，并形成一个相互配合的管理体系，这样才能促进文秘工作和档案管理的共同发展。

2.3 严格规范文书格式

电力企业公文格式的规范性直接影响了文秘工作与档案管理的一体化，在起草文书时一定要认真谨慎，严格按照国家规定的格式来编写，确保文书规模的准确性，尤其要注意文书的各方面细节，版记是文秘工作与档案管理衔接的重要标记，其极大地影响了文档的一体化建设，这就要求文秘工作人员必须充分重视这个环节，必须准确无误地标记出文件的印发部门和具体打印时间，并且要在电脑上做好详细记录，在流转后就必须立即立卷归档，只有确保文书格式的规范化，才能确保档案管理的规范化。