浅谈现代人事档案管理中存在的一些问题及措施

马胜军

摘要：人力资源管理中很重要的一部分内容就是人事档案管理，科学的人事档案管理能够有效的对职工进行优化配置，能够大大提高工作效率。但是目前的人事档案管理中扔存在一些不足，需要详细了解问题根本所在，提出合理化建议。本文主要介绍了人事档案管理对人力资源管理的作用，剖析了人事档案管理工作中存在的问题，最后提出了对人事档案管理的对策，对当前人事档案管理工作打好基础。

关键词：传统人事档案；现代人事档案；转变

引言：

社会经济的不断进步和科学技术的不断创新，为各行各业打造了新的发展局面，构建现代化、信息化的运营管理模式，是各行业争相改革的重要目标。人力资源管理是用人单位得以长远发展的基础保障，在提升人力资源管理质量的同时，做好人事档案管理工作，可以为单位稳定发展进程的加快提供积极的推动作用。而现在随着计划经济向市场经济的转变，我国的人事档案管理改革已经走到了一个十字路口，必须对一些根本性的问题进行深入研究。

一、概述现代人事档案管理

人事档案是指对个人的工作业绩、工作表现、业务能力、品德思想、政治思想、成长经历、学习经历等等方面的文字记载或电子文档的记载。人事档案管理是指对人事档案进行统计、鉴定、保管、整理、收集等等活动。人事档案管理的主要目的是为了保守档案机密、确保档案材料完整、便于档案利用等，其一，保守档案机密，现现代市场竞争中，了解竞争对手的情报具有极其重要的作用，有部分机密档案是用人单位发展的机密，例如，企业成本材料，客户信息等都是企业的机密文件。因此，档案管理员必须具备很强的职业道德、遵守法律法规、严格做好档案管理的保密工作；其二，确保档案材料完整，在档案日常维护和管理的工作中，管理人员必须要做到材料的完整性，防止材料遗失或遭到破坏，这是档案管理人员日程工作中的重要任务和职责；其三，便于档案利用，只有能够有效的利用人事档案管理材料，才能有利提高企业人力资源管理的效率和质量[1]。

二、人事档案管理对人力资源管理的重要作用

（一）科学化管理模式的改革

在人事档案管理过程中，结合时代创新发展理念，构建出科学化、现代化的管理体系，制定出合理的管理制度，有助于进一步提升人事档案管理效率和管理质量。做好基础的人事档案整理工作，能够优化配置人力资源管理方案，促使人力资源管理模式呈现出改革与创新的新局面。人事档案管理工作的开展，需要依靠科学化管理制度的支持，以用人单位职工为主体，了解职工详细的动态化信息，根据用人单位实际情况及时调整管理方案，有利于人力资源管理工作的顺利实施。人力资源管理工作需要以人事档案为参考依据，对职工的基本信息和未来的发展方向进行明确，合理配置职工的工作领域，从而调整用人单位内部人力资源分配结构，激发员工的工作热情，提升职工的工作效率。利用人事档案科学化管理实现人力资源管理模式的改革与创新，可以进一步加快企业的长远发展进程。

（二）规范化管理需求的预测

人力资源管理质量和管理效果直接影响到用人单位稳定发展目标的树立。想要进一步提升工作质量和工作效率，必须对人事檔案管理方案进行优化，保证人力资源管理工作的顺利开展，明确未来的发展方向，促使单位各项工作全面提升。在此基础上，可以对人力资源管理进行统一、全面的规划，制定人力资源体系。用人单位的人力资源管理离不开人事档案的科学化管理，没有人事档案管理的单位人力资源的管理也一定不会很全面、规范。

三、现代人事档案管理中存在的问题

（一）现代档案管理中缺乏意识

人事管理部门对人事档案管理工作的重视度不够，没有将人事档案的作用利用起来。由于人事管理部门对人事档案的重视度不够产生的不利影响主要表现在两个方面：一是人事档案管理工作缺少资金和人力的支持，许多单位没有做好人事档案管理工作，导致人事档案信息不完善、内容却是甚至内容混乱，从而不能充分发挥人事档案的作用。二是尽管有的用人单位设立了人事档案，但人事档案的利用度不够，有的人事档案管理还出现了重保密、轻利用的问题。对人事档案的管理缺乏统一的管理计划，管理人员对于如何管理人事档案以及如何充分利用人事档案对人力资源进行高效管理的认识度不够。要提高人事档案服务开发意识，统一对档案进行收集、整理、保管，将人事档案科学化管理对人力资源管理的作用发挥到最大。

（二）现代档案管理方法落后

随着科学技术的进步，人事档案管理的方法也有了很大程度的改进。然而一些小规模或不正规的企业由于资金不足、管理水平落后，对人事档案管理方面的资金投入较少，档案管理的方法也较落后。甚至还有一些企业的人事档案管理手段还是传统的手工管理和经验管理层次，但是国际统一的档案管理方法标准已有了很大程度的提升。所以，随着人事档案的日益增多、档案管理事项的工序复杂程度提高，这些落后的档案管理方法已不能满足当今社会对企业人事档案管理工效率的要求。并且，手工管理和经验管理要耗费大量的时间和精力，不仅工作效率达不到规定的标准，而且对人力资源和财力资源也是一种浪费。

四、现代人事档案改革的解决措施

（一）建立人事档案之外其他合适的人才评价标准和员工考核依据

传统的人事档案管理模式制约了职工的合理流动和科学考核。现代人事管理部门应该建立人事档案之外的科学、合理、公正的人才评价标准和职工考核依据，不单纯依赖于人事档案，这样才可以提高那些有真才实学的职工的工作积极性。

（二）政府应正确界定人事档案的所有权，实行无偿性的管理服务

我国法规规定，以往形成的人事档案（包括干部档案、学生档案、企业员工档案、士兵档案等）都应属于国家所有。这样来说，人事档案的管理就没有什么理由向其相对人收取管理费，政府以及所设立的人才流动中心应该提供无偿性的管理。

（三）改革现行的人事档案制度，建立公共部门与非公单位相互分离的管理制度

现代人事管理制度应明确规定所有社会组织都具有建立和保管本单位人事档案的权利和责任。对于公共部门的人事档案管理，实行统一领导、分级集中的管理体制；对于非公单位，实行统一指导，各司其职的管理体制；政府系统的档案馆应当成立专门负责管理人事档案的文件信息服务中心。通过让更多的组织和单位都享有管理人事档案的权利，提高人事档案管理的社会化程度，改善人事档案内容结构状况，增强人事档案的社会功能，使之真正成为组织识别人才、任用人才，了解有关人员工作业绩、能力和水平及其诚信情况的有效依据。

参考文献：

[1]王英玮.周艳.我国人事档案管理改革若干问题的思考[J].档案学通讯，2007（1）.

[2]王英玮，张秋燕.关于改革我国人事档案管理机制的几点建议[J].档案学通讯，2009（4）.

[3]刘琴.人事制度改革对人事档案管理的影响[J].档案学通讯，2005（5）.

[4]刘琴.人事档案管理研究述评与趋势展望[J].档案学研究，2011（5）.endprint