企业职工人力资源档案管理工作研究

吴瑶

摘 要：随着经济的发展、经济环境的变化，推行现代化管理已成为现代企业发展的必然要求，企业职工档案管理是人力资源管理工作的基础性工作，人力资源档案是全面记录企业人力资源客观情况的文件材料，对促进企业人才的合理利用、培养、配置具有重要保障作用。本文从企业职工人力资源档案在企业管理中的作用和工作内容出发，分析企业职工人力资源档案管理中存在问题，进而提出人力资源档案管理工作建议，以提高企业职工人力资源管理工作水平，增强企业核心竞争力。

关键词：企业；人力资源；档案；企业管理

一、企业职工人力资源档案在企业管理中的作用

企业职工人力资源档案是企业员工工作活动的信息记录。档案管理主要记录职工个人基本经历、业务技术水平、工作表现以及岗位变动等文字记载资料。档案管理是人事管理工作的重要组成部分，是历史地、客观地、全面地考察员工的依据。企业职工人力资源档案是日常企业职工工作考评、工资福利待遇、专业技术职称的重要依据，企业职工人力资源档案管理可以借助以往资料分析和汇总，提高企业科学决策水平，科学合理的选拔，有效配置企业员工，使企业人才各尽其能；通过绩效激励、考核培训、职业规划等现代化管理手段推动企业经营发展科学化；利用现代企业信息化管理手段简化工作程序，提高企业管理效率，完善职工个体发展，维护企业的合法权益，促进企业整体管理水平的提升。

二、企业职工人力资源档案管理中存在问题

1、对职工人力资源档案管理工作不够重视。当前很多企业对人力资源档案管理工作缺乏必分的重视，管理意识淡薄。企业领导在人力资源管理工作的硬件配置和管理人员上配置不足，无法把企业战略目标与实际工作需求相匹配，工作存在被动性，导致人力资源档案工作缺乏强有力的物质保障和人力支持，不能很好发挥管理效能。

2、管理理念和手段落后。不少企业人力资源档案管理仍沿袭原有管理经验和管理手段，机械呆板，相对落后的管理方式使得管理水平不高，数据不安全，保密性差，不能及时掌握人力资源数据变化，人力资源档案管理维持在低水平上徘徊。

3、人力资源档案工作缺乏严谨性、真实性和完整性。企业职工档案管理制度存在严重漏洞，在一些企业的人力资源档案中，内容不完整、不真实，操作混乱，缺乏必要程序保障。一方面原有数据的收集整理不全面，前后矛盾不严谨，甚至存在虚假材料；另一方面对于人力资源调动、职务职称变化、学历学位变化不能及时更新，不能如实反映人力资源的实际情况，导致档案材料失去了真实性和權威性，造成工作滞后，不利于职工档案管理工作的开展。

4、档案存放混乱，保管不当。部分企业在档案管理上缺乏科学的统筹规划，管理人员职责不明确，管理体系不健全，档案保存随意性大，分类不明确，造成人力资源档案归档不及时，甚至档案丢失，在档案收集、信息录入及档案移交归档案方面存在许多重复无效工作，浪费了不必要的人力、物力和财力，难以高质量地完成职工人力资源档案工作。

5、档案管理人员素质不高。当前企业人力资源档案管理中专业人员所占比例不高，专业技能和素质水平参差不齐，人力资源档案管理人员缺乏必要的政策和相关法律学习，责任心不强，不能满足现代企业对人力资源档案管理的科学性、规范性管理要求。

三、企业职工人力资源档案管理的工作建议

1、加强人力资源档案管理重要性认识。大力开展职工人力资源档案管理工作重要性的宣传，企业领导和管理者要加大人力资源档案管理的指导和扶持力度，增强管理者责任感，明晰岗位管理职能，加大档案管理人力、财力和物力投入，协调企业各部门协助人力资源档案管理工作，营造良好的档案管理环境。

2、完善档案管理制度，实现规范化管理。企业管理者要注重学习先进的档案管理理念和经验，结合企业自身特点健全和完善企业档案管理制度，以科学规范的管理手段对人力资源档案进行合理分类归档，提高企业档案管理的统筹管理水平，避免人力资源档案管理损失，做到人事管理与人事档案管理相结合，使人力资源管理更趋于严谨、真实、完整。

3、加强对人力档案管理人员的技能培训。人是企业管理中起决定性作用的重要因素，人力资源档案管理人员的专业胜任能力是保障企业人力资源档案管理工作有序进行的重要前提。加强对人力资源管理重要性的宣传和培训，坚持以人为本原则，通过定期定岗培训、有计划的进修学习、引进高精专业技术人才、与科研院所交流合作等方式，拓宽人力资源档案管理宽度和深度，提高管理者人力资源档案管理水平和专业技能。

4、加快管理信息化进程，提高企业人力资源管理效率。职工档案的信息化管理可以有效提高企业管理水平和效率，基于计算机、网络信息系统和人力资源专业软件的档案信息化管理可以把管理人员从繁杂的数据归集整理中解脱出来，更好的做好档案信息分析、处理、决策工作，降低工作错误率，提高档案部门科学管理水平，促进人力资源档案规范化、信息化水平的全面提升。

四、结束语

综上所述，人事档案管理工作是企业管理内容之一，企业档案管理者要加强人力资源档案管理重要性的认识；转变管理思路，运用现代化管理手段，完善档案管理制度，实现规范化管理；加强对人力档案管理人员的技能培训；加快管理信息化进程，提高企业人力资源管理效率和工作质量，使人力资源档案管理工作有效的为企业经济获得利益最大化而服务。

参考文献：

[1]刘波.浅议企业人事档案的信息化管理[J].科技展望，2015（29）.

[2]张元科.档案管理对企业发展的作用[J].商场现代化，2014（13）.

[3]赵文梅.企业职工档案管理中存在的问题及对策探究[J].办公室业务，2017（13）.endprint