水利工程档案归档与移交过程中存在的问题与对策

臧志美 屈建春 刘晓明

一、前言

水利工程档案是水利工程建设项目在项目前期、建设实施和工程验收等不同阶段、时期形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的相关记录材料。档案材料归档与移交是水利工程档案管理中的重要环节，加强和规范档案日常管理，搞好档案信息资源利用，准确及时地向水利部门和社会提供可利用的资料，是实现水利工程档案自身价值的重要渠道，也是档案工作的根本目的。

二、档案归档与移交过程中存在的问题

近年来，国家针对加强档案管理工作制定出台了一系列政策规范，水利部门也就加强水利工程档案管理及时修订完善了相关制度规定，进一步促进了水利工程档案的规范化管理，但在实际工作中仍然存在一些不容忽视的问题。

1.参建单位对档案归档与移交的重视程度仍需加强

水利工程档案管理是一项服务性、专业性很强的工作，但在工程实施阶段，部分参建单位仍然存在重工期、重进度、重质量，忽视档案资料收集整理、归档移交等基础性工作的现象，特别是有些施工单位对档案工作重视不够，平时对档案工作部署推进和监督指导不及时，档案管理制度不健全，经费投入和保障措施不到位，未配备专门的档案工作人员，致使工程档案资料收集分类不及时，整理归档质量不高，同时也给下一步的档案移交工作带来影响。

2.档案工作人员的能力素质有待提升

工程参建单位的档案人员大多是从新参加工作的专业技术人员中临时抽调的，一般都是兼职做这项工作，平时参加专业培训相对较少，对档案管理专业知识了解掌握得不够。有的档案工作人员流动性大，资料交接不及时，移交手续未按规定程序办理，造成档案工作前后脱节。加上有些兼职档案工作人员，平时还忙于现场施工管理，不能及时对工程资料进行整理归档，甚至存在验收前突击补充完善资料的现象，这些都容易造成工程档案总体质量不高。

3.档案资料整理归档不够规范完整

水利工程档案收集归档工作涉及面广，时间跨度长，涉及单位多，收集资料难度较大。在工程建设过程中，由于部分参建单位技术负责人对其提供档案的内容及质量履责不到位，监理工程师对施工单位提交的归档材料审核把关不严，致使参建单位形成的档案资料往往还存在文件形成不规范、资料归档不齐全、组卷不合理、分类不科学、案卷题名和档案移交不规范等问题。有些单位上次验收中发现的问题，下次验收时仍然存在，问题整改工作监督检查不到位，没有完全做到闭合管理，影响了工程档案资料的齐全性、完整性、准确性。

4.工程竣工档案移交存在薄弱环节

有些参建单位对竣工档案移交工作重视不够，工程一旦通过验收后，往往会放松对档案资料移交的管理，认为那都是档案工作人员的事情。但由于涉及移交的工程档案资料数量和种类繁多，如果相关档案工作人员审核把关不严、交接工作不规范，档案移交时难免会出现错卷、漏卷和整卷不规范等问题，因此难以保证入库档案的质量。

三、对策与建议

水利工程档案是水利工程建设项目的重要信息资源，对于确保水利工程的安全使用和正常运营,促进水利建设和地方经济发展具有重要意义。针对目前工程档案归档移交中存在的问题，作为项目法人和各参建单位应结合工程档案归档与移交要求，着力做好以下几个方面工作。

1.高度重视档案归档与移交工作

工程参建单位应该在思想上高度重视，将工程档案管理工作摆在重要位置，不断加强档案法律法规学习教育，切实提高档案管理责任意识，层层落实档案工作目标责任制，并结合工程实际情况，从资料收集、分类、归档、组卷、整编和移交等方面建立完善的档案工作管理制度特别是考核奖惩制度，明确参建各方在档案形成过程中应承担的职责，配齐档案工作人员，保障档案工作经费投入，充分调动档案工作人员的积极性和主动性，才能不断提高水利工程档案管理规范化、科学化水平。

2.不断加强档案专业知识培训

档案管理人员的综合业务素质是决定建设项目档案质量的一个重要因素。针对水利工程档案人员兼职多、中青年人员多和档案专业文化程度低的现状，应加大教育培训力度，在教学培训内容上，应加强档案管理专业知识与信息化内容的培训，提高档案人员应用信息技术管理档案工作的能力。在教学方式上，应注重采取案例式教学，增加档案管理的实操课程，使新上岗的非档案专业毕业的人员尽快掌握工作方法，提高其业务能力。同时，针对新上岗人员和已在岗工作多年人员的不同需求，增加不同专题的网络教学内容，进一步增强档案人员应用网络资源进行自学的意识和能力。

3.认真做好档案资料整理归档工作

在水利工程建设过程中，项目法人在工程招标时应在投标文件中明确工程档案收集整理、归档移交的工作方案和保证措施，并从制度管理、合同管理中体现出来，形成有效的管理和监督机制。参建单位相互监督配合，切实做到档案收集与工程立项、设计同步，档案形成与工程施工过程同步，档案检查与施工质量和进度检查同步，档案验收与工程验收同步，发现问题及时解决，保证工程档案质量，确保顺利通过档案专项验收。同时，建议项目法人单位在财务付款程序中应赋予档案部门合同付款审批权，在付款流程中加入档案部门审批流程，进一步提高各参建单位对档案工作的重视程度，保证工程资料的及时归档。

4.规范办理工程竣工档案移交手续

工程各参建单位应认真履行工程档案形成和移交过程中各自所应承担的职责，扎实做好归档文件资料的移交工作，严格执行工程档案移交规定，将工程档案按合同或协议规定及时移交给项目法人单位。参建单位在办理移交手续前，应组织相关档案人员对归档资料的完整、准确情况和案卷质量进行核查，并形成书面审查意见。若发现不符合归档和移交要求，应要求限期完成整改，直至满足档案管理相关要求。项目法人单位的档案管理人员应仔细对照移交清单和参建单位的审查记录，对拟移交的竣工档案资料进行全面系统的审查，经审查无误后认真办理档案移交手续，以确保工程档案及时入库。

5.不断提升水利档案管理和利用水平

随着信息技术的发展和档案信息化建设的不断深入，电子档案的查询利用效率和效果日益凸显。加强水利工程档案信息化建设是提高水利工程档案管理水平的重要手段，今后应不断加大资金投入，加快推进档案数字化建设进程，完善档案信息管理平台，加强水利工程档案资料的数据化管理，扩大档案的开发利用范围，充分做到资源共享，以更好地为工程建设和水利管理提供方便、快捷、高效的档案利用服务，全面提升水利档案工作规范化建设、信息化建设以及档案整理、开发、利用等整体工作水平