新时期企业档案管理模式分析

于新龙

摘 要：随着社会的发展，经济的不断进步，信息化技术正不断的充斥着人们的生活。企业的经营模式也在朝着信息化的方向转型。这是新时期企业发展得必然方向。新时期信息化的发展为企业的档案管理工作提供了很大的便捷，也进一步改变了企业档案管理的模式。本文首先对企业档案管理做了详细的介绍，其次阐述了新时期企业档案管理的模式，并对其做了分析。希望能为各企业在档案管理方面贡献微薄之力。

关键词：新时期；企业档案；档案管理；模式分析

企业档案管理是在企业日常的运营中产生的，包括了企业平时的运营情况。每个企业经营的方式与经营的项目不同，所以不同企业的档案管理也都不行相同，并具有各自的特点。企业的经营离不开管理、人事、经营管理、销售、开发等。而这些事务的进行都离不开档案记录。企业的良好运营也离不开各项的规章制度，俗话说“没有规矩，不成方圆”，企业也正是如此，一旦没有办事的准则与规矩的限定，必然乱作一团。

一、企业档案的特点

档案是保存信息的一种形式，通过记录的方式把真实的情况记录下来。在企业的发展中，更加的离不开档案，可以通过档案把企业的发展史、重大的事件、财务情况、经营情况等真实的记录下来。用纸质或电子版的形式保存下来。毫不夸张的说，企业的档案是一个企业的无形的资产。真实、合理的做好企业档案的管理工作是非常重要的。传统的企业档案是依靠手工记录的，内容主要是平常工作的事项。建立企业档案的最初目的是为了方便后期的信息查阅。随着新时期经济的不断发展，信息化技术越来越普及，企业档案管理从传统的手工记录转型为信息化的记录并管理。这样比传统的手工记录纸质管理更节省空间，并且方便保存，不受环境变化的损坏，查阅起来也非常的方便。

二、企业档案管理的基本内容

企业档案管理是记录企业活动的重要依据，做好企业的档案的记录、分类、整理、保存等工作有助于企业领导的决策与后续的分析工作。企业各个部门都离不开档案管理。

1.对企业档案的记录和审批

企业档案的产生主要是对平时工作细节的记录，不同部门有不同部门的档案。如财务档案、人事档案、行政档案等。企业档案的记录产生需要按照一定的流程、格式和制度执行，需要各级负责人的审批与签字，保证以后查阅时更加的快速与便捷。

2.对企业档案的分类与整理

对已经产生的档案按照一定的方式进行分类与整理，对重要的档案进行归档保存，对没有必要保存的文件进行销毁。通过对企业档案的分类与整理，使得企业档案管理的分类一目了然，更加的有序。

3.对企业档案的保存与利用

对分类完的企业档案加以保存，成立专门的档案室，有专业的人员负责，建立完善的档案查询流程与系统。为有需要查询档案人员提供便利的同时，有保证了档案的安全性与真实性。

三、企业档案管理的体制与模式

管理是推动社会进步的基础，人类的一切生活活动都离不开管理，一个企业没有管理就不能秩序的进行工作。管理是人类发展必不可少的重要环节。管理使现有的资源的作用发挥到最大，进一步实现所要达到的目的。管理模式是管理的思路和方式，是现实的体现。

企业档案管理模式是把档案完整的进行保存，并且进行系统科学的管理，最后能充分的得到利用的一种思维方式。企业档案管理模式具有很多特征：（1）企业档案管理模式的综合性。企业档案管理不是一个单一的思维方式，而是涉及到企业内部管理体系、档案的管理方式等。企业采用什么样的档案管理模式，受企业的管理体制、企业运行模式、企业内部构成等因素的决定。（2）企业档案管理模式的动态性。企业档案管理模式不是亘古不变的，会在不同时期，不同阶段发生不同的改变。我国的许多企业在变化前后都会有不同的管理模式。（3）企业档案管理的多元性。在不同地区、经营模式不同的企业，会有不同的企业档案管理模式。我国的企业和外国的企业，在档案管理模式上就要很大的差异性。所以，一定要对企业档案管理模式有一个正确的认识，在工作中不能试图去套用固定的一套模式，而是要因地制宜，选择适合的自己企业的模式，才能达到想要的效果。

四、对我国企业档案管理模式的思考

1.传统企业档案管理工作的不足

我国传统企业的不足主要表现在过分的依靠行政力量来推动档案管理工作的进行，这样会导致企业档案管理的自我推动力不足。为增加我国企业我国也办法了很多的文件来增加企业档案管理模式自身的发展动力。如《技术档案室工作暂行通则》、《国营工业企业工作条例草案》等。在市场经济体制下，政府的只能发生了转变，不再是直接对企业进行干预，而是变成了宏观调控。另一方面，企业现在都是自主经营，政府对企业的控制力越来越弱。企业对档案管理工作越来越不重视，企业档案管理工作缺乏动力。

2.档案管理模式单一

传统企业档案管理工作都是按照统一的模式进行的。所有统一的管理模式相统一，使档案管理工作充满统一性。在新时期，企业档案管理模式發生了很大的转变，不同的地区，不同专业的企业不能再实行相同的档案管理工作。企业的多元化导致了企业档案管理模式的多元化，所以企业档案管理工作是有本企业的特性所决定的。

3.缺乏管理的思维模式

新时期的企业档案管理模式与传统的企业档案管理模式不同，我们需要摆脱传统的思维模式，去探索新时期科学有效的新时期企业档案管理模式。传统的思维模式往往会很矛盾，企业非常重视档案的重要性，花费大量的财力物力来加强对档案的管理工作。我国企业的档案在思维模式上还是非常欠缺的，我认为，只要是不违反法律的前提下，可以增加档案的灵活性。

五、新时期企业档案管理模式的构建

新时期，我国企业应该创建科学高效的档案管理模式。按照企业自身的特点，对企业档案进行标准化的管理。市场化是全球经济的改革方向，也是我国企业档案管理模式转变的方向。企业必须按照自身市场化的竞争体制来决定企业档案管理的模式。许多企业没有能力或者说没有精力去花费在企业档案管理工作上，但是企业又不能不保留档案更不能将档案随意丢弃。这就要求企业要充分的利用社会的资源，寻找专门整理和保管档案的机构，这就是企业档案外包化。

企业对档案的管理应该做到集中化、标准化和信息化。依靠先进的信息技术与科技，来对企业档案进行集中管理，集中保存。方便更好的查阅，为做决策时提供参考依据。

六、总结

本文通过对企业档案管理模式的探讨，分析了在大数据发展迅速的社会背景下，新时期企业档案管理工作应改变新的模式。新的环境和新的思想已经注入到企业发展中，这也改变了企业的管理模式。企业档案管理模式也发生了新的变化。通过本文的研究可以看出，企业档案管理在新的时期有着很好的发展前景，并对企业发展起到的作用越来越重要。企业档案管理模式在不同的时期根据企业发展得不同变化，需要做相应的调整与变化，这样才能为企业起到高效的服务作用。

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