民办学校人事档案信息化建设的研究探讨

摘 要：人事档案工作是组织人事工作的重要部分，它记录了一个人在不同阶段的学习经历、工作经验、社会关系、政治思想、奖惩、职务晋升、聘任和专业技术的水平，是一个完整的记录。对于个人而言，具有极端重要的意义；对组织而言，也是组织和人事部门坚持公平、公正选拔人员的重要依据。因此，从人事档案管理水平提升方面着眼，是保证人事档案内容的真实性、准确性和完整性的重要手段

关键词：民办学校；人事；档案；信息化

学校的人事档案是一个学校人力资源管理部门在工作中形成的重要资料，它记载和反映着学校每个职工的过去的学习和工作经历、才能和业绩表现，是学校档案的重要组成部分之一。目前民办学校的数量数量越来越多，规模也越来越大，存在着各种管理上的问题，导致人事管理难上加难，在一定程度上限制了学校的进一步发展。而学校人事档案要想进行精细化的管理与控制，信息化管理是不错的选择。

1 信息化管理人事档案的意义

1）储存存放安全。目前大部分民办学校的档案都是纸质的，不仅占据空间，而且很容易受潮或者发生失火，保存时间有限，长时间的保存，档案资料很难保存完整，文字和影像资料会渐渐模糊，档案管理质量会越来越差。但是信息化环境下，则完全避免了这个问题，将所有的纸质材料转化为电子信息，使储存方式更安全，完全节省了档案管理的时间和空间，档案的使用寿命无限化，提高了学校档案管理水平和使用效率。

2）工作效率高。随着近几年民办学校的发展，学校工作内容多，人员流动大，以前是学校管理工作人员对纸质的人事档案进行分类、整理和归档，工作任务量大，管理水平低。现在通过信息化管理，可以利用计算机网络技术对档案资料进行合理有效的处理，同时可以很容易查询和提取材料，也很容易进行储存和传送，可以提高工作过程中的教职工信息检索速度和归档速度。

3）实现资源信息化共享易。以往学校各个部门分散管理保存档案，档案的完整和有效利用很难实现。在信息化环境下，利用科学的管理手段，可以大大提高档案管理和利用工作的质量，针对想要浏览的档案信息，可以达到很快查找速度和保证信息的准确性，其他任意部门的教职工信息也可以通过电脑来查看，距离的限制得以摆脱，在特定范围内实现了资源共享。在信息化化过程中可以对档案使用管理设置权限，使档案的保密性得以提高。资源信息化共享特别适合同城多校区学校教师管理和师资力量的优化配置。

2 民办学校人事档案管理存在的问题及原因

目前很多学校高度重视人事档案工作管理，目的就是使人事档案发挥其最大的优势，培养一支高素质的教师队伍人才，满足学校教学工作的需要。根据我市几所民办学校人事档案管理的实践，现就学校人事档案管理工作面临的问题和原因分析如下：

1）人事档案专职管理员缺乏。一是大部分民办学校都是由校办人员兼职或者在其他岗位被淘汰的人员担任，负责管理档案人员的变化频繁，工作交接不够规范，在一定程度上影响了档案的完整性；二是人事档案兼职人员忙于日常校办其他工作较多，同时也意识不到档案存在的价值及作用，档案管理人员只是负责“守好摊”，应付档案的调用和查看，这样不利于学校人事档案发挥其应尽的作用在系统和全面的管理不够。三是人事档案管理人员没有档案管理相关知识理论，也不具备相关素养，而管理仅仅是资料的统一存放保管，缺乏动态性管理学校人事档案的意识。收集保管的档案资料没有开发利用，只是简单的归档保管，档案信息未能为学校领导提供决策依据。

2）人事档案管理方式相对落后。一是硬件设施落后，民办学校大多利用相对闲置的房间存放档案，个别学校没有固定档案室，甚至一些档案资料就存放在校办，缺乏必要的电脑、扫描仪、除湿机、温湿度监测仪等配套设置；二是管理方法落后，有些人事档案资料的归档过于简单或不规范，对收集起来的人事档案材料没有进行分类区别和真伪核实，而是将所有的资料都归入档案，这样就会把一些不应归档的资料归入档案。导致人事档案资料混乱，资料来源不清楚，部分资料残缺不全，直接影响了人事档案的权威性、系统性。

3）对人事档案管理工作认识不够。长期以来，人事档案工作被认为是“简单”的工作，随着民办学校之间的竞争日益激烈，学校的中心工作和主要任务是提升教学质量、提高办学环境、拓展学校人文关怀，以便为广大学生提供优质教育服务。因此，民办学校普遍存在着不重视人事档案工作的实际，意识不到档案存在的价值及作用。

3 如何利用信息化管理办法解决民办学校人事档案存在问题

1）强化信息化建设的意识。强化人事档案工作信息化建设的意识，既要强化对内的意识，又要强化对外的意识。对内而言，信息化建设效应不能在短时间内看到很直接的效果和影响。因此，要注重加强管理者对信息化建設的支持意识，提高档案管理的能力和水平。积极应用现代信息技术，加强人事档案信息化建设，既是信息时代发展的要求，也是做好新时期人事档案工作的必然选择。推进人事档案信息管理，要求单位统一领导、统筹规划。不仅仅只是做到一个管理软件遍地开花的事情，更要注重从标准化、规范化水平的建设方面，引进信息化人才队伍，提升人事档案管理者的档案素质和水平。

2）科学制定管理办法。制度是保障人事档案管理工作的重要条件，建立民办学校自己的管理制度势在必行。严格按照学校档案管理流程开展工作，结合学校的实际情况，符合国家标准的情况下，确定档案管理标准的科学性，对于每一项归档资料必须严格审核，保证档案信息的准确性。并且要定期完善学校档案管理制度，对人事档案专兼职管理工作人员进行严格的责任划分，将档案进行规范化管理。

3）信息化建设人事档案。信息化是人事档案管理规范化的必然趋势。随着时代的发展，信息技术也在不断地进步，单位人事档案规范化管理工作已经逐渐向信息化的方向发展。具体来讲，比如人事档案的计算机录入，通过信息技术将其转化为电子数据，这样不仅能够保障员工人事档案的真实性、时效性及准确性，还能够实现人事档案的网络化管理，通过信息化的管理方式提升工作效率，从而达到新时代对于单位人事档案管理的需要。

4 结论

综上所述，新时期民办学校人事档案管理工作要顺应新时期学校改革发展工作的需要，在工作中需要不断解决问题，需要全校干部职工都高度重视人事档案工作的重要性，同时转变档案管理人员服务理念，提高档案管理人员的思想道德素质和专业知识水平，确保人事档案工作能够围绕学校各项建设工作，有针对性地筑牢每个专业、学科发展的人才基础，让更多的优秀人才脱颖而出，形成“带动一批，影响一片”的学科人才梯队与品牌优势。因此，信息化管理人事档案管理对学校优化配置教师资源，完善学校运行机制，开创民办学校发展的新局面具有重大的意义。

参考文献

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作者简介

曾君（1985-），男，汉族，湖北十堰，十堰外国语学校，助理馆员，本科，研究方向：人力资源管理。