论述提高煤炭企业档案文件管理工作的对策

曹晓慧

(新疆维吾尔自治区煤矿矿用安全产品检验中心，新疆　乌鲁木齐　830091)

煤炭企业档案文件管理工作就是将煤炭企业的人员技术资料、检测报告、资质证书以及各种原始记录等文件进行统一整理与分类，以此准确的记录企业的经营信息。在经济新常态环境下加强煤炭企业档案文件管理工作具有重要的现实意义。

一、新常态煤炭企业档案文件管理工作的新问题、新要求

随着煤炭产业转型升级发展要求，煤炭企业档案文件管理的重要性日益突出，尤其是煤炭企业自动化管理技术的完善对于传统的档案管理工作而言产生巨大的影响：一方面是在新常态环境下煤炭企业档案管理的技术手段越来越丰富。在互联网技术的推动下，档案管理呈现网络化、电子化发展特点，另一方面档案文件管理的对象更加复杂。随着煤炭企业生产设备的不断完善以及煤炭工作人员资质证书的增多等，煤炭企业档案文件资料的种类也越来越多，因此要求档案管理人员要及时调整观念，根据新常态出现的新问题、新要求而不断地丰富与完善自己，以此适应档案管理工作新常态发展的要求。

二、煤炭企业档案文件管理工作所存在的问题

提高档案文件管理工作质量是煤炭企业安全生产、构建现代化企业管理模式的重要体现，虽然近些年煤炭企业加强了档案文件管理工作的硬件设备的建设，但是具体到实践应用上，煤炭企业档案文件管理工作还存在不少的问题，具体表现在：首先煤炭企业管理者对档案文件管理的重视程度总体上还不高。档案文件管理工作是煤炭企业管理的基础，也是提高企业经济效益的重要举措，但是部分企业管理者意识不到档案文件管理工作的重要性，例如其认为档案管理就是对各种资料的整理，而忽视档案管理战略制定的决策依据功能；其次煤炭企业档案文件管理方式滞后。在信息化背景下，部分档案管理人员采取的工作方式仍然是以传统的手工记录为主的模式，而忽视对电子档案的管理工作。例如档案管理人员对于人员的信息整理往往是借助传统的纸质档案，而忽视电子档案的建设与有效利用；最后档案文件管理规范性不够。档案文件是企业发展的重要数据依据，由于煤炭企业信息资料比较多，因此构建规范的管理体系是提高信息利用率的重要基础，但是在实际中存在档案编号不规范、案卷缺少目录等现象，影响档案资料的后期使用。

三、提高煤炭企业档案文件管理工作的对策

(一)提高档案文件管理人员的网络意识与服务意识

在信息化技术的影响下，煤炭企业在档案文件管理上呈现网络化发展趋势，因此基于新形势发展的要求，煤炭企业档案管理人员必须要树立网络意识和服务意识：首先企业档案管理人员要加强技术学习，掌握应用电子档案管理的技能。例如针对电子档案的应用，相关工作人员要学习其他企业的经验，树立符合工作岗位要求的网络应用意识；其次档案文件管理工作是服务企业发展的，因此作为档案管理人员必须要树立服务意识。例如档案管理人员要深入到企业职工中去开展档案管理工作，为特定人员提供专门化的服务；最后企业的管理者也要重视档案管理工作，提高对档案管理工作的支持力度。

(二)创新档案管理手段，拓展服务平台

煤炭企业必须要及时根据产业转型升级发展的要求创新档案管理手段，拓展服务平台：首先煤炭企业必须要根据产业发展的布局结构创新档案文件管理手段。档案管理工作除了遵循传统的模式之外还必须要融入计算机技术，以此增强档案管理工作效率；其次煤炭企业要积极拓展服务平台，增强网络化管理能力。例如针对煤炭企业网络化管理技术的发展，档案管理部门也要积极开放内部局域网系统，通过网络平台实现档案信息最大化利用，为信息需求者提供一站式的服务。例如通过档案网络管理平台，企业管理者可以通过网络系统了解相关的档案信息，这样可以大大增强工作效率。

(三)建立完善的档案管理制度体系，加强安全管理

档案管理是一个完整的科学系统工程，煤炭企业必须要根据国家相关部门的规定建立相应的规则制度，以此保障档案管理工作的标准化、规范化。基于煤炭档案管理工作重视程度不高的问题，煤炭企业要建立绩效考核制度，采取定期与不定期的方式对煤炭企业档案管理工作的效果进行考核，以此营造良好的档案管理氛围。同时煤炭企业还要加强对档案资料的安全管理。以电子档案为例，电子档案数据容易被篡改，因此要求企业必须要加强安全管理制度，例如增加电子密码保护制度等等。

(四)优化档案文件布局设计，提高资源利用率

通过历年借阅情况的统计，我们可以评估某类档案的借阅频率，这有助于我们在布局档案存放空间时提供科学的依据。对于重要的，借阅频率高的档案，横向存放在易查、易取的位置，对于不太重要的，很少借阅的一类档案，横向存放在高的、不太方便取放的位置。将纵向的空间布局转向横向的空间布局，即保证了档案原有的顺序，也有利于方便快捷的放取，大大降低了取放的时间，提高了档案的服务效率。

总之，加强煤炭企业档案文件管理是煤炭企业发展的需要，如何能更有效的开展档案管理工作，为企业的生产经营活动添砖加瓦，方法不仅于此，或许有更多更有效的管理方式仍需在今后的工作中不断总结得出，以此促进煤炭企业的可持续健康发展。

参考文献：

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[3]车凤.浅谈煤炭企业如何加强档案服务创新工作办公室业务，2012(08).