会计档案电子化：FSSC绿色账本

文/中兴财务云

会计档案电子化不仅仅是对纸张、笔墨的简单节约，更是对会计信息采集和披露成本的节约。电子档案管理系统可以很好地解决财务共享模式下纸质档案异地的采集、传递、借阅、管理等问题。

电子档案系统是将公司会计档案纳入系统管理，实现会计凭证和电子影像的自动匹配、分册，档案的归档、借阅等都在系统内有迹可查的信息系统。电子档案系统在整个财务系统中处于核算层中的财务运营系统部分。电子档案系统可以实现企业实体档案的信息化，并且将企业的电子档案和实体档案进行关联管理。电子档案系统以影像技术为支撑，以会计核算系统为基础，进一步与网上报账系统等企业其他信息系统进行集成，解决企业内部会计数据系统之间信息孤立的问题，提升了企业会计数据加工的自动化水平，电子档案系统（如图1所示）的应用很大程度上也提升了企业会计信息同外部环境的集成水平。

电子档案管理系统可以很好地解决财务共享模式下纸质档案异地的采集、传递、借阅、管理等问题。对于外部原始凭证实现有效的管理监控，同时对不同地域的凭证进行定位管理， 通过影像系统统一采集入系统内，减少人为的纸质凭证传递过程，对纸质档案原件实行有效保护，实现多地域、多人员同时在线调阅档案，提高审计、纳税申报以及税务机关征管的工作效率。对于内部原始凭证通过企业接口平台直接获取，提升企业信息化集成水平，实现了企业无纸化和一体化办公。

图1 电子档案系统架构图

电子档案系统流程

电子档案系统通过与网上报账系统、核算系统、电子影像系统等其他业务系统的无缝集成，形成与实物凭证完全一致的电子凭证，并按实物凭证归集方式分册和归档，实现凭证的电子化管理，达成财务电子凭证文档的全面集中管理。电子档案系统数据的传递流程（如图2所示）依次为信息采集、凭证管理、归档管理和档案管理。

电子档案系统功能介绍

电子档案系统功能框架主要分为归档和查询借阅两大模块（如图3所示）。

（1）档案归档模块。

档案归档主要是将企业自制的记账凭证的电子文件同内、外部原始凭证的影像文件进行匹配，生成完整的电子记账凭证档案数据，以册为单位在系统内进行管理，达到纸质会计凭证同电子会计凭证的完全统一，其将取代日常凭证调阅中对纸质会计凭证的依赖，使得纸质档案免受人为翻阅和电子设备复印、扫描的损害。

凭证打印：电子档案系统需要优化凭证的打印方案，由于凭证、报账单、原始单据紧密关联，所以凭证打印要充分考虑这种联系。在现有打印凭证基础上增加以下四种打印方式，提高效率。第一，按纸质报账单顺序打印凭证，方便凭证和报账单的匹配和粘贴；第二，用户可以自定义凭证打印顺序，按用户任意顺序打印凭证；第三，支持已打印和未打印，重复打印控制；第四，可以关联报账单打印。按纸质报账单顺序打印凭证（如图4所示）。

图2 电子档案系统工作全流程展示图

图3 电子档案系统功能框架图

图4 按纸质报账单顺序打印凭证示意图

图5 电子档案系统流转编号示意图

凭证匹配：为了形成一套完整的财务档案，电子档案系统需要将会计凭证与实物档案和电子报账单进行关联。在信息采集阶段，电子报账单提交时会形成唯一编码的单据号和对应实物档案单据的票据号；当实物档案进行扫描转化为电子档案时，系统会赋予其扫描时的索引号；会计凭证一般根据报账单自动生成，从而形成唯一的凭证号。基于此种模式，单据号、票据号、索引号和凭证号均可建立联系，最终实现会计凭证与实物档案的匹配。电子档案系统流转编号（如图5所示）。

凭证分册：电子档案系统按照会计凭证号的顺序进行自动排序，且会计凭证号顺序连续完整。系统可以根据凭证份数，实现电子档案的自动分册，而后纸质档案则同样根据这种规则实现人工手动分册。在凭证分册的过程中，电子档案系统可自动进行缺号分析，并对缺号凭证的负责人进行系统催办。电子档案系统凭证分册（如图6所示）。

凭证入柜：电子档案系统将自动分册后的凭证册按照一定的规则，合并至对应的凭证盒中，而后根据企业实物档案保管的场地空间限制，保存至对应的凭证柜中。实物档案的凭证入柜路径均将记录在系统中，档案使用人通过查看系统中记录的保管信息，即可轻松找到对应的原始实物档案。电子档案系统凭证入柜（如图7所示）。

（2）档案查询借阅模块。

图6 电子档案系统凭证分册示意图

图7 电子档案系统凭证入柜示意图

图8 电子档案系统框架对接展示图

档案查询：电子档案系统的查询功能可实现在一个系统中完成从明细账到会计凭证、应付票据、报账信息及原始单据的会计信息追溯。此外，电子档案系统支持查询系统内的不同法人、不同账簿、不同类别的电子档案在系统内的状态，累计册数、实物保管地点等信息，出具多维度的档案管理报表。

档案借阅：档案借阅主要涵盖了档案借阅的系统流程，包含借阅申请的发起、系统内的借阅电子审批流、借阅归还、借阅催还及续借申请。档案借阅主要以调阅电子档案为主，纸质档案为辅。

库房管理：库房管理功能包含企业电子及纸质档案的入库、出库、归还、盘点等功能，系统通过定位到每一本纸质档案的库存状态和具体库位，方便档案使用人调阅和查找，通过条码技术的应用对纸质档案进行监控管理，确保档案的实物同电子数据一致，提升档案管理水平。

电子档案系统信息对接管理

电子档案系统以影像技术为支撑，以核算系统为基础，进一步与网上报账系统、合同管理系统、HR人事系统等企业其他信息系统进行集成，解决企业内部会计数据系统之间信息孤立的问题，提升了企业会计数据加工的自动化水平。根据电子档案系统的信息采集来源，其系统对接主要为网上报账系统的报账信息、核算系统中的会计凭证信息及合同管理或人事业务系统的业务信息。其中，与电子影像系统的对接可参见电子影像系统章节中的对接管理内容。电子档案系统框架对接展示（如图8所示）。

电子档案系统从网上报账系统同步获取电子报账单单据号、电子影像票据号对应关系等，从而实现系统的凭证匹配归档工作。同时，档案使用人可在电子档案系统中联查追溯至网上报账系统的报账信息。电子档案系统从会计核算系统获取会计年度、会计凭证号、账簿信息、凭证信息等会计档案基础信息。对于没有对应电子报账单的会计凭证，需要打印凭证封面（生成封面条码），并根据情况在电子影像系统中补扫原始单据。同时，档案使用人可在电子档案系统中联查追溯至会计核算系统中的会计凭证信息。电子档案系统还可与企业的前端业务系统，如合同管理系统、人事管理系统、OA办公系统等进行对接，从而实现企业业务单据的集中电子化档案管理功能。