电力企业档案管理现状与对策探析

武瑛

摘 要：电力企业档案是电力生产经营活动的记录载体，具有不可替代的多重价值。本文首先从档案门类、类别的设置、集中统一管理以及人员素质等方面的问题进行了讨论并提出了响应的解决对策，对提高电力企业档案的管理水平和规范性具有重要的参考意义。

关键词：电力企业；档案；管理；问题；对策

中图分类号：F426.61 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2017）24-0137-02

1 引言

档案是社会实践活动真实的历史记录和伴生物，因而单位的档案门类与内容构成完全取决于其社会实践活动的开展情况，开展了特定的社会实践活动后，就应该有相应的档案，现代社会实践活动开展后应保存其真实的历史记录。现代社会实践活动的开展不可能凭空、口传手教进行，而是需要有开展的依据，如文件，出于社会实践活动开展需要而形成的文件，首先要用于推动特定社会实践活动的开展，在文件这一初始价值完成后，就成为这一社会实践活动真实的历史记录，经鉴定且有保存价值，则整理归档为本单位的档案。作为社会实践活动真实的历史记录，档案具有法律意义上的不可替代的查实凭证价值、科学的历史研究价值、文化价值、宣传价值和推动未来相关社会实践活动的现行价值等，电力企业档案也不例外[1]。

2 电力企业档案管理存在的问题

根据电力企业档案及其管理现状，电力企业档案及其管理中还存在有若干需要改进的方面，主要如下四个方面。

2.1 档案门类设置的科学性有待进一步提高

根据电力企业档案数量统计报表的情况来看，当前电力企业档案门类主要设置为12大类：会计档案、合同档案、声像档案、实物档案、电子档案、工程项目档案、招投标档案、文书档案、照片档案、生产调度档案、科研档案、设备档案。其实，这12大类严格说只是8大类：会计档案、合同档案、工程项目档案、招投标档案、文书档案、生产调度档案、科研档案、设备档案，因为照片档案、声像档案、实物档案与电子档案只是从不同的载体形态上划分的档案门类，与其它8大类档案存在着内容的交叉，如在现有情况下，各类档案都应该有电子形态的存在越来越多的社会实践活动是在计算机及其网络环境下开展。不同载体形态的档案只是由于载体形态的不同，而有不同的保管要求，因而需要分别保管。

2.2 关于“合同档案”与“招投标档案”类别的设置问题

根据规定，电力企业的物资采购和项目承建、开展都是需要通过招投标才能进行的，所以，“合同档案”与“招投标档案”是电力企业形成的重要档案，当前电力企业档案类别专门设置了“合同档案”与“招投标档案”类别，从方便查找利用的角度是合理的，但如果破除的“文书档案”类后，其应归入“经营管理”类。

2.3 关于档案集中统一管理原则的贯彻执行问题

我国的档案工作基本原则规定，档案实行集中统一管理，在一个立档单位通常表现为，一个单位各部门形成的全部档案集中于专门成立的档案管理机构（档案室或档案馆）内，由该机构实行集中统一保管。例如：会计档案、合同档案、声像档案、实物档案、电子档案、工程项目档案、文书档案、照片档案、科研档案等都集中在单位档案管理部门内，“招投标档案”虽在统计表中列出，但档案不在档案管理部门而在物资采供部门内，虽然该做法在一定程度上方便了物资采供部门近期对档案的利用，长期而言，有一定的弊端。

2.4 档案管理从业人员专业素质有待进一步提高

电力企业已拥有了一支相对稳定的、且有一定文化素养和专业素养的档案管理从业队伍，且全部参加过专业培训，但整体上的档案专业素质与新时期档案工作的开展需求间还有一定的差距。

3 提高电力企业档案管理效率的若干对策

改变电力企业档案管理现状，努力提高档案管理效率和实现管理规范化，不断提升档案为企业发展的服务水平，这是档案管理工作的目标，为此，档案管理近期要注重解决的问题主要有：

3.1 科学划分电力企业档案类别

分类是档案管理和整理的核心内容，因为不分类或分类不科学，则档案号编制难以进行或不科学，最终影响到档案的方便保管和查找利用，所以，应该要重视和改进电力企业档案分类的科学性，以此实现档案的科学分类，最大程度地维护档案文件间的有机联系。

3.2 提高档案集中统一管理的程度

贯彻档案集中统一管理原则，虽然在一个立档单位内并不意味着就是简单地实行档案的集中统一保管，即单位各部门形成的全部档案不一定是简单地集中到一个档案管理机构内得到保管，也可以统一领导、分级管理，这主要取决于单位规模大小、驻地的集中与分散、档案数量的多少、档案利用率的高低、档案信息保密程度、单位内部的组织架构情况。电力企业贯彻档案集中统一管理原则的程度应该说基本可以，但仍有提升的空间，部分档案出于方便利用而存放于形成部门内，把这些档案的管理部门看成是单位档案管理机构的分支机构，总体管理受单位档案管理机构的指导，具体由部门管理，另外，应制度化地规定过一定年限的档案移交单位档案管理机构。

3.3 重视档案管理从业人员专业技能和素质的提高

档案管理从业人员是连接档案与档案用户的桥梁和纽带，档案人员的素质直接影响到档案的利用及其在企业心目中的形象，所以，提高档案工作者素质，是加速提高档案管理规范化程度和水平，推动档案事业发展的关键。首先，档案管理从业人员要熟悉档案管理业务流程，在文件立卷与归档、档案接收、整理、入库、上架的过程中严格把关，及时录入数据库，使利用者通过办公系统或专门的档案管理系统能方便查、借阅。把住人才入口关，注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。随着信息技术的快速发展，大数据时代的到来，以及电力企业自身的发展，对档案业务的管理、服务等工作提出了更高的要求和挑战，档案人员应努力学习，拓宽视野，了解所涉及工作的各领域的现状及发展动态，提高自身素质，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现单一型向多样复合型转变，扎实有效地推进專业继续教育。endprint

3.4 充分调动档案管理人员的工作积极性

员工的工作积极性是各项工作能否得以顺利开展和取得成效的必要条件。许多业者认为，档案工作长期单调而枯燥，传统而落后的工作方法，谈不上档案工作如何主动、超前服务于市场，服务于社会和企业，而服务的落伍，必将使档案工作失去生存的活力和市场。因此，应努力采取若干措施，使档案部门增强工作的主动性和吸引力，形成档案工作由事后被动等待的收集材料变为事前介入、事中参与的新的档案工作机制与模式。具体可采取以下措施：

（1）引入激励机制。档案工作也应当引进竞争激励机制，改变在档案部门存在的“铁饭碗”现象，积极推行全员聘任合同制，对现有人员实行公平竞争、择优上岗，真正做到优胜劣汰，能者上庸者下，从而使档案工作者清楚地认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关，从而激发每位檔案管理从业者的工作活力和压力，最大限度地发挥个人潜力，使档案工作充满竞争活力、开拓创新的新局面。

（2）更新观念，实现自我价值。我们发现，有时档案工作者自身也未必都能明白档案工作的重要性，这是因为他们以前纯粹为了工作而工作，忽视总结自己工作对企业的价值与贡献。这就要求我们做好档案管理工作的宣传和教育工作，使档案管理从业人员对自身工作有清醒和准确的认识，使档案人员积极进取，对自己的各方面都做出相应的调整和重新定位，改变过去收等与仓库保管员的现象，在埋头苦干的同时，多一些敏感和睿智，有为才能有位，使档案工作创造出更丰厚的社会效益和经济效益。

3.5 档案信息化与企业信息化同步

档案信息化建设是当前档案界的一项重要工作，电力企业档案也必须重视开展信息化建设，一方面电子文件数量越来越多，另一方面，需把早期的非电子档案尽可能数字化，以提高这些档案的利用便捷性和利用率。档案信息化建设的迫切要求及飞速发展，对档案部门提出了更高的要求和一些亟待解决的问题。当前，在企业信息化建设过程中，出现了档案部门不了解、不懂的东西，特别是信息管理系统、资源管理系统、ERP系统、OA办公软件等。在这种情况下，档案部门要知难而上，积极参与企业信息化建设，务使档案管理成为企业业务信息化的一个重要组成部分，使档案信息化与企业信息化有机结合，同步发展。

参考文献

[1]陶琨.新时期电力企业档案管理与实践研究[J].中国电力教育，2012，（33）：90-91.endprint