药物临床试验的档案资料管理工作探讨

文·王维瑄

药物临床试验管理规范（GCP）是临床试验全过程的标准规定，包括方案设计、组织实施、监查、稽查、记录、分析总结和报告。GCP是国家相关部门对新药临床试验提出的标准化要求，以文件形式发布实施后，新药临床试验必须按此标准进行，起着新药临床试验法规的作用，保证药品临床试验过程规范，结果科学可靠，保护受试者的权益并保障其安全。

自2018年国家食品药品监督管理局组织的药物临床试验机构资格认定现场检查后，目前全国已有700余家医疗机构获得了药品监督管理部门会同卫生部门的认定，具备了药物临床试验机构资格。新的医疗机构、专业组及临床研究人员加入到了药物临床试验的队伍中后，对于药物临床试验中GCP要求的职责分工、 数据记录、档案资料管理等关键性问题以及其重要性还未能深入地认识和理解。本文就参加2018年山东省药物临床试验机构监督检查过程中发现的药物临床试验档案管理中存在的问题进行探讨，以期为推进各医疗机构的药物临床试验档案管理规范化建设提供借鉴。

一、药物临床试验档案资料的特殊性和重要性

（一）药物临床试验周期长、分期细，参与人员多

依据《药品注册管理办法》第三十一条规定，药物临床试验一般分为Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ、Ⅳ四期。Ⅰ期为初步的临床药理学及人体安全性评价试验，主要观察人体对于新药的耐受程度和药代动力学，为制定给药方案提供依据；Ⅱ、Ⅲ期是对治疗作用进行评价的阶段，用于评价药物对受试者的治疗作用和安全性，评价收益和风险关系，为药物获得注册申请提供充分依据；Ⅳ期是新药上市后由申办方自主进行的应用研究阶段，意在积累广泛使用条件下的药物疗效和不良反应，评价在普通或特殊人群中使用的收益与风险关系，改进用药剂量等。医院作为研究者方，整个药物临床试验的进行过程需要医疗、护理、药剂、检验、放射等专业的人员共同协作，来完成受试者的临床疗效观察和评估，同时实验过程需要申办方的监查人员和机构的质量控制人员进行试验质量的控制，参与人员众多。

（二）保存资料种类多，保存期长

按照《药物临床试验机构资格认定办法》规定，临床试验档案资料必须妥善保存。GCP在2016年修订稿中对各试验阶段的保存资料进行了明确的要求，临床试验必备文件应保存至试验药物批准上市后2年或者临床试验终止后5年，但实际上提倡在产品的整个生存期都要保存。国家和省药监部门开展的每一次对药物临床试验的专项检查或常规巡查，都要抽检试验项目，要求被检查机构提供与试验相关的所有档案资料，重点包括临床试验前的研究者手册、方案、知情同意书样表、伦理批件等，试验中的研究者履历、项目启动会的培训记录及分工记录表、受试者签署过的知情同意书、药物发放与回收记录表、药物储藏温湿度记录表等。只有记录在案，才能证明相关行为发生过，才能在发生任何问题时追根溯源，才能证明试验是严格按照GCP、SOP（标准操作规程）及试验方案进行的。业界有句名言，即“没有记录就没有发生”。

（三）所涉及的核心信息，必须严格保密

按照GCP规定，整个药物临床试验的过程都要在档案资料里进行记录，而且受试者的个人信息和申办方提供的药物核心数据、制剂工艺等涉及个人隐私、商业机密的关键内容不能外泄，此类档案资料仅对政府监查部门、申办方和临床试验机构开放。

二、药物临床试验档案资料管理存在的问题

（一）档案资料的存放方面

按照GCP规定，临床试验档案资料要有专用的档案储存设施，必须有防虫、防火、防潮、防盗等安全措施。有专人负责，按照相应的档案资料管理的SOP的要求进行管理。2018年的检查结果显示，有些医院将药物临床试验档案资料与其他资料或物品混放，没有进行“四防”处理，而且档案资料管理人员不固定，以致该归档的资料未归档或存放资料与案卷名称不符，在检查组查找相关资料时无法提供。

（二）档案资料的完整性方面

按照GCP规定，临床试验档案资料要有资料归档目录，要有档案查阅的详细记录，抽检项目能及时提供完整资料。在实际抽查中发现，有的医院虽然制定了归档资料的规章制度，却没有严格遵照执行，尤其是承担多项药物临床试验任务的科室，研究者因身兼数职，精力有限，不能及时上交原始资料，存在事后补写、时间错填、漏报原始资料等现象。

（三）档案资料的保密性方面

档案管理是专业性强、涵盖面广、工作内容复杂、严谨细致的一项事务性工作。目前普遍存在的问题是医院药物临床试验档案资料的管理人员，特别是临床专业组的档案资料管理员，大多没接受过档案管理的专业培训，档案意识不强，尤其在临床试验档案资料的保密性方面，没有认识到其重要性、严肃性，造成临床试验档案随意放置或与其它杂物混放，对查阅人员没有限制等现象，存在原始数据泄密的潜在危险。

三、解决问题的建议

（一）高度重视药物临床试验档案管理工作，健全规章制度

领导层面要把药物临床试验档案资料的管理列入质量考核的范围，将考核结果与绩效挂钩。各单位要健全相应规章制度，如明确临床专业组档案资料管理员、申办方监察员、机构档案管理员三方职责。临床专业组在试验开始前建立研究者文件夹，详细列出需保存资料的目录，以提醒临床医生按时保存试验资料而不致遗漏档案。申办方监察员要定期检查临床专业组资料情况，提醒临床医生及时填写、记录，对检查发现的问题要反馈给机构档案管理员，机构档案管理员要监督临床科室整改到位。对于多中心的药物临床试验，要有完成试验关闭分中心的工作清单，确保所有文件归档。机构档案室要对档案资料的上交时间做明确规定，临床试验结束后一定时间内必须交到机构档案室。同时，还要健全档案资料交接标准、操作规程，明确上交档案资料范围，建立健全保密制度，加强细节管理，特别是要对档案资料移交机构档案室前时间段的保管作详细的规定，把实验数据的归档环节固化好。

（二）加强硬件配备，设置专职人员

为保证档案资料管理质量，药物临床试验机构应设有专用的档案室，存放空间和条件要符合档案管理有关标准要求；临床专业组应设有专门存放临床试验档案资料的文件柜，并确保“四防”。加强人员配备，专职档案管理员的设置必不可少。如前所述，药物临床试验档案管理是一个动态的过程，而且周期长，原始资料的来源比较杂，如果没有专职人员自始至终的参与，在资料交接和保存方面就极有可能发生遗漏或违规现象，直接影响到医院药物临床试验水平。

（三）加强人员培训，提高档案意识

档案管理培训对象不能仅限于档案管理员，凡是参加药物临床试验的人员都要接受档案资料收集与管理的培训，如在项目启动培训会上，要加入档案管理的内容，将档案管理工作和档案意识的培养前移，让参与试验人员在药物临床试验开始前就具备一定的档案意识，保障在以后的整个试验过程中各方人员能及时有效地与档案管理员沟通，以减少不合规的档案资料产生，保证收集原始档案的真实性、准确性和完整性。

在国家主管部门对药物临床试验执行最严监管的背景下，临床试验的档案资料管理工作将直接影响到临床试验的科学性、真实性、准确性和可靠性，进而影响到临床试验机构乃至整个医疗机构的整体质量管理水平。承接药物临床试验的医疗机构应充分认识到临床试验档案资料管理的重要性，硬件（空间、设备）和软件（人员、制度）要两手抓，确保档案管理工作不出问题，为提高药物临床试验的整体工作质量保驾护航。