强化基础 服务大局 聚焦民生全力做好新时代档案工作

文·李庆红

近年来，肥城市档案局（馆）深入贯彻中央、省、泰安市关于档案工作的一系列部署要求，紧紧围绕党委、政府中心大局，推进档案服务，不断改善档案基础工作条件，努力加强档案资源建设、规范化建设和信息化建设，促进档案事业健康快速发展，充分发挥了档案服务大局、服务民生的作用。

一、扎实抓好各项基础工作

1.不断改善馆库基础条件。馆库建设是档案事业可持续发展的基础和保证。对档案馆建设，肥城市委、市政府历来都高度重视，2008年晋升国家二级档案馆，2009年率先在泰安市六个县市区建成数字档案馆。特别是近几年，市委市政府持续加大对档案馆建设的投入，2013年拨付专款实施了档案馆升级改造，2014年安装了远红外探测器、双监探测器、离子烟感探测器、温湿度自控系统、防火防盗监控系统等，档案安全管理水平大幅提升。2016年启动数字档案馆续建项目，更新了服务器、磁盘阵列、备份一体机、扫描仪、数码相机和UPS等硬件设施设备，升级了数字档案管理系统，档案馆软硬件建设水平进一步提升。

2.注重加强档案资源建设。档案资源建设是档案事业可持续发展的根基和核心，也是向社会提供档案利用服务的物质基础和前提条件，肥城市档案局（馆）积极推进资源建设。一是结合馆库实际应收尽收。近年来，婚姻档案的利用率越来越高，在补办证件、准生证审批、房产买卖、信贷业务办理、离婚诉讼、财产纠纷等方面发挥了重要作用。在馆库面积严重不足的情况下，将2012年以前的69345卷婚姻档案及时接收进馆并数字化处理，方便群众查阅。此外，还接收了违法违纪案件档案869 卷、会计档案3594卷，寄存7450兵工厂破产企业档案2820卷（件）。二是积极开展档案编研、修复和征集工作。近年来，征集到家谱、史志、传记、出版图书、实物档案等500余册（件），编辑完成年度《档案利用效果实例汇编》《肥城市大事记》和《肥城市档案馆指南》。对光绪十七年《肥城县志》、光绪三十四年《肥城县乡土志》、1959年《房产证存根》等珍贵档案进行了抢救修复。赴上海征集1960年由上海科学教育电影制片厂专门为肥城拍摄的科教电影《世上桃园》，获得了研究肥城历史人文景象、记载肥城发展历程的宝贵影像档案资料。三是借助专家名人力量。为真实记录肥城乡土民情、发展轨迹，聘任肥城籍中国摄影家协会会员、山东省摄影家协会理事刘磊先生为肥城市档案局特聘摄影家，他持续拍摄老家潘庄和潘庄人13年，展现了“平凡而努力”的乡村生活面貌和价值，部分精选摄影作品将交由肥城市档案馆收藏，进一步丰富了馆藏资源。

3.全力推动档案工作规范化管理。档案工作的规范化管理离不开强有力的业务指导，针对指导人员力量不足的问题，不断创新提升业务指导实效。一是形成大指导格局。建立指导领导小组，由局长任组长，班子成员任副组长，各科室人员为成员，分工不分家，形成全员合力抓指导的工作局面。二是灵活指导方式。在继续抓好规范培训、电话指导、现场指导的基础上，建立了“肥城档案业务指导、镇街档案工作”两个微信群，吸收了113家立档单位和14个镇街区的127名档案工作人员参加，实现工作部署、业务交流、问题探索、答疑解惑、经验分享等多种功能，业务指导工作更加快捷高效。三是加强基层业务建设。以省档案工作科学化管理测评为抓手，不断提升基层档案服务水平，以年度归档为契机，扎实推进各立档单位的档案规范化管理。截至目前，已创建省级档案工作科学管理示范单位4个、先进单位11个。积极贯彻《村级档案管理办法》，突出加强对全市农村档案工作的指导，每个镇街培育2—3个档案管理示范村，试点先行，以点带面，促进村级档案整理走向制度化、规范化。

二、围绕中心大局推进档案服务

1.在“创卫”和“创城”中担当有为。在全市创卫工作中，市档案局抽调4名业务骨干盯靠在创卫办。先后制定《肥城市创建国家卫生城市工作基本档案参考目录》和《创建国家卫生城市档案资料管理工作程序》等规范性文件，为全市创卫档案管理工作提供了可靠的依据。高标准规范整理档案资料4034卷1150盒，档案服务“肥城模式”受到专家肯定，荣获“创卫工作特别贡献奖”。在“创建国家文明城市”工作中担当主力，负责档案资料的审核和上报工作，顺利推进并圆满完成年度“创城”档案工作。

2.在发挥档案“资政育人”功用上全力作为。以纪念抗战胜利70周年和陆房突围胜利76周年为契机，以馆藏资源为依托，成功举办“陈光将军遗物捐赠暨肥城抗战文物史料展”，累计接待辖区机关、学校等社会各界人士5000余人次，进馆开展主题教育活动，充分发挥档案馆爱国主义教育基地功用。深入发掘和充分展示历史档案的现实作用和价值，精心筹办陆房突围胜利纪念馆展陈，被国务院公布为“国家级抗战纪念设施”。加大抗战史宣传教育力度，在用好“肥城档案”微信平台的基础上，先后与《泰安日报》、肥城电视台、“掌上肥城”微信等媒体平台合作，开设“档案见证肥城抗战”等专题专栏20余期。

3.在全面记录肥城发展轨迹上奋发求为。为加强重大建设项目档案管理，确保重大建设项目档案的完整、准确、系统和安全，制定了《肥城市重大项目档案管理办法》，跟拍重大项目，直观记录肥城市重大项目不断发展变化的历程，及时积累重大项目建设的第一手资料。主动协调住建、规划等相关部门按照新修订的《建设项目档案管理规范》（DA／T28—2018）及时收集重大建设项目的文书、照片、视频等相关档案资料，初步建成3000余张的“重大建设项目照片资料库”。深入开展“桃都记忆工程”，组织专人进行拍摄，按照“拆迁前抢先拍摄旧貌、改造中抓紧拍摄施工现场、改造后体现城市新貌”的原则，多角度、全方位进行拍摄、记录。截至目前，已形成了涵盖8000余张照片的“桃都记忆库”。

4.在服务全市改革发展中实干合为。在全市机构改革和行政执法体制改革方面，先后印发《原肥城市工商局、质监局档案处置工作方案》《原肥城市卫生局、计生局档案处置工作方案》和《全市综合行政执法体制改革档案处置工作方案》《关于在机构改革中做好档案处置工作的通知》《肥城市机构改革档案处置工作方案》等文件，对全市机构改革档案处置工作进行了具体的安排部署并及时跟进。全力支持配合市经管局、扶贫办、环保局等相关部门，多次举办农村土地确权、农村集体产权制度改革、精准扶贫和全国污染源普查档案业务培训班，深入现场，盯紧靠实指导服务。指导市经管办整理完成登记簿档案9632盒、图纸1700件，确保全市14个镇街区、605个行政村规范建档，全面完成全市土地确权档案检查验收工作。

三、充分发挥档案服务民生作用

1.建好数字档案馆，提升为民服务能力。肥城市档案局（馆）把加快数字档案馆建设、提升档案工作信息化水平和服务利用能力作为档案工作的重点持续用力。市委、市政府高度重视，持续加大对数字档案馆的投入力度，累计投入300多万元，完成覆盖全部馆藏的目录数据库248万条、原文数据库520万页、照片档案数据库2930张、多媒体数据库9898分钟。数字档案馆续建项目完成后，馆藏档案数字化率将达到90%以上，档案的查全率、查准率和服务能力将极大提升。

2.优化整合档案资源，搭建为民服务平台。抓好民生档案工作，已成为新时期档案工作的重点和方向，肥城市档案局（馆）充分认识到档案工作服务民生的重要性，进一步增强抓好民生档案工作的责任感和使命感，勇于担当、主动作为，将关系民生、利用率高的馆藏档案优先进行数字化，建好婚姻、农村房产、林权证、农村土地承包、独生子女、知青、招工、待业、干部职工关系转移、任免奖励、职称评定等民生档案专门数据库，专题人名数据库和专题基建数据库，方便群众查阅利用。

3.拓展查阅利用渠道，提高为民服务质效。始终坚持“以人为本”的服务理念，认真开展窗口接待、来函查阅、电话咨询、预约查询、节假日服务、微信平台等多种形式的利民档案服务，积极推行“一次办好”档案便民服务模式，切实满足人民群众查档需求。近几年来，共接待查阅档案资料1.8万多人次，查阅档案资料2.6万多卷（件），出具档案证明1.5万多份。主要用于编史修志、工作查考、解决纠纷、落实工龄、办理社保、婚姻证明等，群众满意度和幸福感大幅提升，档案工作服务民生的作用得到进一步发挥。

四、目前工作中存在问题

1.档案人员力量有待加强。肥城市档案局（馆）编制15人，在职在岗人员10人。现有档案管理人员专业化程度不够高，大部分未接受系统专业的培训，尚不能满足数字档案工作需要。特别是档案新馆建成后，随着档案的逐步接收进馆，档案馆藏数量逐年增长，档案馆功能不断拓展，档案管理服务范围不断扩大，现有人员已不能满足工作发展需要。

2.运行维护经费未能全额落实。按照鲁办发〔2014〕40号文件中关于完善档案事业投入机制的要求，“各级财政部门要按照部门预算编制和管理有关规定，按照每卷档案每年不低于3元的标准核定档案维护费用”。肥城市档案馆现有馆藏档案资料21余万卷（件、册），档案维护经费仅落实了一部分。

3.档案接收进馆存有历史“欠账”。肥城市档案馆建成于1987年，建筑面积1223平方米，库房面积仅560平方米。因库容已饱和，除市大班子办公室档案进馆至2000年外，市直部门大部分单位档案进馆至1993年，乡镇档案进馆至1984年，除了接收文书和科技、会计、婚姻等专门的纸质档案外，电子档案接收工作开展不够及时，馆藏档案资源结构也不够合理，档案接收进馆工作有较大“欠账”。

4.新馆建设进程相对缓慢。新馆建设不仅是上级部署安排的硬性任务，更是档案事业发展亟需解决的现实问题。省、市县级国家综合档案馆建设推进会召开以来，肥城市高度重视新馆建设工作，把这项工作摆上重要日程，积极展开档案新馆筹建工作，但是受土地、资金等因素的影响和制约，新馆建设进程相对滞后。

5.新馆建成后档案数字化任务艰巨。数字档案馆续建项目完成后，现有全部馆藏数字化率可达90%以上。新馆建成后，后续接收进馆的档案数字化率必定影响数字档案馆建设整体进程，进而影响通过国家级数字档案馆系统测试，最重要的是直接影响档案利用的服务效率。

五、今后做好档案工作的意见建议

1.不断创新拓展服务领域。紧紧围绕党委政府中心大局和民生需求开展档案服务，将涉及民生的档案资源优先接收进馆，不断完善数字档案馆系统功能，充分利用政务网平台，逐步实现与立档单位数字档案的网上交接，达到档案信息资源共享化、管理自动化、服务在线化，使档案工作更好地为经济社会发展大局服务。

2.逐步配齐配强人员力量。根据馆藏数量和实际工作需要，研究建立人员编制动态调整机制，积极协调相关部门，不断加强档案人才队伍建设，积极引进专业技术人才，加强教育培训，努力提高人才队伍业务素质。探索市场化运作，对外购买业务服务、数字化加工、档案整理规范等档案服务，确保档案工作正常开展。

3.持续加大对档案工作的投入。积极争取财政支持，使档案馆运行维护经费逐步落实到位，确保及时、有效、安全地保管好、维护好不可再生的档案资源。做好年度预算，积极对上争取，整合各类资金资源，配齐配足各类配套设施设备，进一步完善提升档案馆服务功能。

4.加快推进档案新馆建设进程。用好上级奖补资金，加大财政投入力度，本着实际实用的原则，按照《档案馆建筑设计规范》和《档案馆建设标准》的要求，加快建设进程，建好档案库房，健全完善各功能室，高标准完成新馆建设任务，确保明年年底前，建成面积达标、设施完善、功能齐全、安全保密、信息化程度高、服务便捷、节能环保的现代化综合档案馆。

5.提前做好接收进馆准备工作。在目前馆库容量饱和的情况下，加大电子档案接收力度，扩大接收范围，增加接收种类，积极改善馆藏结构，不断丰富优化馆藏资源。在建好新馆的同时，着手对各部门单位现有室藏档案量进行摸底统计，厘清“家底”，制定切实可行的接收进馆工作方案，确定档案移交进馆的时间、内容、程序，高标准把好进馆质量，使档案馆建设与档案进馆工作统筹考虑，同步推进，真正做到档案资源应收尽收，解决历史遗留的档案进馆“欠账”问题。

6.统筹推进档案信息化建设。信息化建设滞后必定影响档案工作科学化管理上水平，更难以满足人民群众对档案服务的更高要求。下一步，一定要以新的馆库建设为契机，带动档案数字化建设，把数字化建设纳入档案新馆整体规划，与馆库建设统筹安排、同步实施，全面提升档案现代化管理水平。