大数据应用视域下的智慧档案馆建设

文 / 何夏昀

建设规模化、综合性以及集约化的智慧档案馆，是新时期我国档案行业寻求运营机制深度革新、实现竞争力全面提升的主要发力点之一。而大数据作为近年来流行度最高、发展潜力最大的信息技术，不仅为当前档案行业进行技术升级提供了强有力的技术支撑，而且通过导入更具革新性的发展思维，充分驱动了整个行业转变发展理念、创新运营模式，将全力打造、推广智慧档案馆作为发展重点。然而，随着受众消费需求的个性化、差异化以及多样化转变，行业内部竞争态势趋于白热化，档案行业也面临着更为复杂、严峻的发展考验。只有突出竞争优势、抢占市场主动权、强化对受众消费思维的影响力，才能更为有效地赢取与拓展发展空间。因此，档案行业应当进一步促进大数据技术与智慧型运营模式的深度对接、融合，充分顺应目前主流的市场消费需求[1]，有针对性地进行档案资料、服务的创新与完善，以有力推动智慧档案馆的推广与普及。

一、大数据技术条件下智慧档案馆的竞争优势

（一）突出动态定位与实时互联，增强了科技体验性、使用便捷性

基于物联网、云计算、移动互联网等先进的信息技术，大数据得以建立起智能化、高效率、全方位的动态定位与记忆感知系统。将大数据应用于智慧图书馆生态之中，能够极大改变档案馆之前以人工操作为主导的作业模式，借助电子化、数字化、网络化的联结，快速且精准地完成档案资料的入库、分类、检索、借阅等操作流程[2]。而借助装载于档案馆内部的定位感知系统，管理中心能够实时监测、获取到馆内用户在各个楼层、阅览室的方位信息，并根据其活动轨迹，自动推荐最优的路线。而通过内嵌的定位芯片去实时捕捉、分析馆内人员的活动信息，储存各个目标对象的阅览记录并进行归类，形成对于用户阅览偏好的智能化解析，可以进一步提高馆内智慧系统之间的联动性，提升协同作业的综合效率，构建起用户与管理人员互联、互通的高效网络。

（二）强化即时性的用户行为捕捉，优化智慧档案服务的精准性、选择多样性

借助大数据给予的海量信息进行同步解析，挖掘其中蕴含的价值，智慧档案馆不仅极大改变了传统概念中档案馆的运转生态，而且持续提升了目标消费群体需求动态的智能性洞察。随着当下受众群体更加个性化、差异化以及多样化的消费需求，及时、精准地捕捉与把握目标用户的偏好要求，无疑能够赢得更大的市场主动权。借助遍布档案馆内的智慧设备系统，管理人员能够通过管理中心的数据反馈，即时了解到目前馆内用户对于档案的查阅量、阅览与借读频次，同步分析出档案资料的潜在消费需求，合理地进行相同类型档案与相配套服务的推送。同时，依据用户对推送档案阅览兴趣的反馈，再次进行消费需求的分析与定位，重新进行相关联档案、配套服务的再推送，有效满足、激发受众的实际需求与预览兴致，吸引目标群体在智能设备系统的导引下，继续查阅、获取更为丰富的档案资料与服务。

（三）促进行业内部进行资源共享、优势互补，加强馆际之间的联动发展

打破各个生态圈之间割裂、封闭的发展格局，寻求资源的整合与共享，实现优势互补和互利共赢，是大数据运营模式最为核心的发展观之一。通过充分利用大数据技术，智慧档案馆实现了硬件资料上的深度整合与全面配置，加强了馆际之间的联系与合作，驱动衍生出了更加新颖、高效、集约的运营理念与发展模式[3]。随着大数据技术的不断应用、创新，智慧档案馆运营体系能够进一步聚合原本分散的资料，逐步建立起协同一致、交互共进的发展体系，有效提高馆内作业效率、降低资料的闲置率与浪费率，不断强化馆内人员互助合作、联动互利的发展共识。这就能够持续激发行业内部围绕大数据技术进行革新、完善的动力，逐步形成共享研发、协作管理、交互共赢的发展新格局。

二、大数据技术条件下智慧档案馆融合发展的制约因素

（一）档案分类体系效能不足降低了运转实效性

当前国内不少档案馆由于整体存量较小，受众覆盖面有限，在导入智慧档案馆运营模式之后的较长一段时间内，并未充分利用大数据技术对档案分类体系进行全面调整。随着受众对于档案资料需求的持续增长、档案资料存入量的不断提高，智慧档案馆也要对应进行分类体系的优化，借助大数据技术去扩充储量空间、提升流转效率。然而，由于目前相当一部分智慧档案馆忽视了档案资料分类体系的同步更新，使得档案存入仅仅完成了数量累积，无法在类别展示上一目了然、方便快捷，导致受众群体在查询上耗费了较多时间与精力，自然也影响了他们阅览档案资料的兴致。如何科学、有效地利用大数据技术，改革现有智慧档案馆的档案分类体系，增强服务受众的实效，已经变得颇为迫切。

（二）现有档案服务机制单一难以充分满足受众需求

个性化、差异化以及多样化消费需求的激增，要求档案馆行业必须在资料与服务上突出区分性、辩识性以及特色性，增强对于目标受众的吸引力，巩固与扩大现有的发展空间。然而，当前不少档案馆系统却忽视了技术应用与市场需求之间的有效对接，陷入了盲目、跟风进行技术堆砌的发展误区，未能充分契合受众多元化的消费需求，导致技术导入与效益转化出现了明显脱节。目前，国内不少图书馆虽然普及了智慧型运营模式，然而档案服务机制还普遍停留在被动地提供单一服务内容的阶段，在大数据的引入、展示以及环境氛围营造上，也大多显得枯燥、乏味，并未通过趣味性、人文性以及实用性强的手段，释放鲜活、别致的文化知识气息。这自然也难以充分调动受众群体主动接触、了解以及探究档案资料的兴趣，无法收到预期的良好效果。

（三）馆际间档案资源传递的合作关系相对松散

得益于大数据技术的推广、普及，馆际互借、文献传递等传输模式开始成为智慧档案馆运营机制的主体组件。而基于资源共享、优势互补的发展考量，国内不少档案馆也开始建立起具有地域聚合性的档案传递合作机制。不过由于馆际之间的文献传递涉及资金调拨、技术建设、人力管理等多个方面的协调，各个档案馆又存在不同的利益诉求，加之对于大数据技术与智慧档案馆融合发展的认识也相对片面，它们仍旧倾向于依赖原有的馆际互借模式。因此，目前国内不少地区的档案馆，大多只是形成了相对松散的合作框架，而缺乏更为规范、细化、高效的沟通与协同机制，并未充分实现资源共享、优势互补。

（四）档案共享的技术优化、系统更新存在滞后性

尽管近年来大数据技术在国内档案行业得到了充分应用，也有力推动了智慧档案馆的高效运转。然而在技术上的更新、创新以及储备上，仍旧依赖于国外的档案管理系统。特别是在网络传递专用程序上，缺乏自主研发的管理软件，只能向国外相关企业进行购买、定制，这在一定程度上增加了投资与管理成本。而在大数据档案传递系统的搭建、推广上，也有部分地方的档案馆采取观望态度，不愿主动进行投资引入。它们在智慧档案馆的数据库更新上相对迟缓，详录显示页面老旧，检索、浏览响应速度偏慢，搜索路径也存在较多谬误，这在很大程度上降低了用户的使用体验。这也对统一、同步的技术更新造成了严重干扰，在很大程度上削弱了大数据技术应用与智慧档案馆融合发展的综合效益。

三、借助大数据推动智慧档案馆长效建设的具体策略

（一）强化大数据推广与智慧档案馆构建的深度融合

合作互利、创新共赢是大数据时代的发展趋势与主流共识。智慧档案馆的建立与完善也要遵循开放合作、联动创新的基本原则，围绕大数据技术应用与智慧运营的全方位对接，明确思维扭转、技术升级、制度改革、服务优化的宏观战略，逐步进行档案馆内部软硬件资料的全面升级。这要求逐步推动智慧档案馆运作结构的不断细化、物联网网络的持续完善、云计算与智能化设备的动态更新，充分借助传感装置提升档案资料与配套服务的综合体验性。在此基础之上，需要充分利用大数据技术，辅助进行采购、查重、验收登记、分类、编目、贴标签上架以及总括登录等各类作业，进一步强化大数据技术与智慧档案馆的对接与互通。

（二）加强大数据在档案服务环节的多样化、人性化适配

只有促进技术的多样化应用、针对受众需求进行人性化的服务配给，才能更为有效地发挥大数据的突出优势，为智慧档案馆运营模式的推广、普及营造积极的条件。一方面，应当将档案资料的数据化保存、利用作为发展重点，逐步进行数字化改造，增强配套服务的数据化创新，提升馆藏资料的聚合程度，不断促进移动终端、云计算以及物联网之间的联动性与融合性，逐步建立起超大型元的数据仓储库与高机动化的服务体系。同时，也要不断优化用户推送机制、持续丰富组合阅读体验功能，充分利用大数据监测、分析进行用户需求归类，有针对性地推出动态个性化业务，满足、挖掘用户的差异化需求与潜在，增强对于用户的吸引黏性，良性引导受众进行合理消费[4]。

（三）培育复合型人才队伍，打造开放、创新的智慧型运营模式

由于受众消费需求的多元化演变、档案馆行业内部竞争态势的不断升级，借力大数据、释放人才效用、提升综合竞争力成为了应对挑战的必然途径。考虑到大数据应用、普及所涉及的技术难度，需要严格遴选、聘用专业人才，并通过规范的培训、考核机制，不断提高馆内工作人员的职业素养、专业技能，促使他们形成开放、长远、求新、求变的发展视野，锻炼、输出复合型的优质人才，不断提高大数据技术的推广效率、覆盖面。借助以大数据应用、智慧档案馆运营为主题的交流互动，增进馆内工作人员之间的了解与互信，激励彼此提高工作效率与服务品质，助推智慧档案馆的协调、高效运转。

（四）推广合作联盟运作机制，形成互利共赢的发展新生态

大数据技术引发的革新浪潮，驱动档案馆行业朝向共享合作、互利共赢的趋向发展，以实现优势互补、协同共进。因此，智慧档案馆发展模式的长效推进，应当以大数据技术的充分应用、深度优化为突破口，不断加强同一区域内档案馆之间的沟通、合作，逐步建立起覆盖面广、机动性强的馆际联盟运作体系，整合各自优质资料、强化联动发展效力[5]。通过促使行业内部共同围绕智慧档案馆运营模式的调整、创新以及完善进行远期规划，精准把握当前受众的消费偏好、演变趋势，加快资料与服务升级，逐步构建起合作互惠、协同共赢的新型档案馆发展体系，助力智慧档案馆运营模式的进一步推广、普及。