档案管理安全探析

文·徐滨清

伴随着电子技术的迅速崛起与发展，档案管理已不仅是传统意义上的实体化档案管理，更在信息网络时代的背景之下，对档案信息资源的管理。与此同时，现代意义上的档案管理安全，也不仅仅是实体化档案的管理安全，更扩展为电子网络信息化档案的管理安全。由于网络和电子信息自身的特点所限，电子网络信息化档案存在着不容小觑的安全隐患，所以加强档案管理安全的工作，便不容置疑地摆上了日趋显著的重要地位，需要引起档案部门的高度重视。

一、档案管理安全的重要性

档案管理安全工作是以档案资源为对象，信息网络技术等为手段，通过持续的危险识别和风险管理过程，将档案伤害或损失的风险降低并保持在可接受的水平或其以下。随着信息化时代的到来，加快档案信息化管理已经成为一种必然趋势。但是，档案信息安全工作面临众多威胁，给档案管理工作增加了很大的难度。因此，为了充分发挥档案管理工作在档案安全、信息化管理中的作用，要不断健全档案信息安全管理体系，对直接关系到国家安全、国际机密的，尤其是政治、科技、军事以及经济方面的档案资料必须进行重点保护，避免因损坏、窃取或篡改，而对国家、社会造成无法估计的损失。

二、档案管理安全中存在的问题

（一）档案管理者的意识不强、能力有限。长期以来，档案管理工作在很多组织和单位都得不到应有的重视，档案管理安全就更提不到议事日程上了，人们只满足于档案的不丢、不破、不坏，而对潜在危险的预测、监控、解除无任何概念。对于档案的信息化管理，很多人也都认为只是将档案资料输入到了计算机中而已，对这样一个本应是智能化的高科技管理系统，只是当做一个取代手工管理、检索的替代品使用，对其中暗藏的风险缺乏足够的预控能力和防范措施。

（二）聘用很多在技术和标准上都存在差异的信息化开发公司。在行政事业单位的档案信息化过程中，信息化系统的开发和研究，大多都是由不同的几个公司共同完成，这使得档案信息化管理不能将所有的信息进行有效整合，严重影响了档案信息管理的运行效率；从技术上来说，也不能在不同系统间转换数据，影响了档案信息的共享。使各个行政单位之间的信息传递受到限制，不利于提高单位的行政效率，也降低了各单位对群众的服务质量。

（三）我国发展信息化的时间相对较短，在信息化技术和专业信息化团队的建设上都较为落后。在一些部门中，档案信息化管理程度、管理软件和政府服务的需求、特点并不兼容，使档案信息化管理的实用性大打折扣，也使档案信息化管理没有特点，让档案信息化管理在许多行政事业单位中推广受限。

三、档案管理安全的措施

（一）明确责任，增强防范意识，保证档案实体的安全性。首先要配备与档案管理相适应的防灾设备，其次要根据实际情况，制定相关的灾害应急预案，责任到人，签订安全管理责任书，实行层层责任制。要选经常进行安全演习，增强管理人员安全防灾的意识，确保档案实体的安全，为其他安全工作奠定基础。

（二）树立信息安全意识，确保档案信息的安全性。首先，要掌握计算机的相关知识，了解病毒危害及其防范措施。要提升在工作中的安全意识，减少被他人利用而导致信息丢失的情况，增强信息的安全保密性。其次，在人员发生变动的情况下，要立即更新密码设置。再次，档案室的计算机要实行专人专用制度，对计算机的使用作出明确的规定，严禁安装不必要的软件与游戏，减少病毒人侵的机会。最后，确保计算机使用的合理与合法性。

（三）增强保管意识，避免原件丢失。实体档案都存在唯一性，提供档案原件使用也是不可避免的义务。因此，在档案使用过程中，有条件的可尽量提供复印件，减少原件磨损的几率。而电子文件则要做好异地备份工作。对正在使用的电子档案，尽量以复制件替代原件，并对原件进行封存保管。

（四）制定对设施管理的检查制度，保证设施的安全。档案室内有电源线、网络线、防盗系统线等，管线密布，电器众多，且用电量较大、使用时间集中。因此，必须要定期进行检查与维护，将安全隐患扼杀在萌芽中。

（五）创建科学的档案管理安全保密制度。由于我国关于档案资料安全保密的法律法规尚不完善，一些不法分子会利用法律空隙侵害或者盗窃档案资料，增加了档案管理安全保密工作的难度。因此，我们要不断完善网络、计算机关于档案安全保密的法律法规，建立健全档案管理安全保密制度体系，为加强档案管理安全保密工作提高法律保障。

在传统媒体慢慢逝去，网络和新媒体时代极速崛起并扩张的时代，档案管理已然逐渐改变了传统的形态，更加依附于非实体化的信息空间，但又由于网络信息特点和档案管理的极端重要性，认真审视档案管理安全工作不可或缺，每一个部门和单位都应该引起足够的重视。