基于档案管理的企业商业秘密保护

李晓燕

（510145 中石化第五建设有限公司 广东 广州）

企业管理和决策过程中，诸多的方案、协议以及绝密性情报都是以文件形式保存或传播的，因此商业泄密大多是企业文件管理不善导致文件泄密，因此承载真实、完整、有效的商业秘密文件的管理保存成了企业所必须要重视的一项工作。企业应该在这方面制定有效合理的制度措施来妥善管理企业往来文件以及绝密文件档案。只有成熟的管理体制才能确保商业秘密的绝对安全，避免因为商业秘密的泄露而导致企业发展的损失。

一、商业秘密的内涵

尽管各国法律及相关国际条约对商业秘密的定义有所不同，但在商业秘密保护国际化趋势的影响下，这些定义相互借鉴，使得关于商业秘密的定义具有很大的趋同性。美国《统一商业秘密法》中的定义为：商业秘密是包括配方、模型、编辑、计划、设计、方法、技术、程序在内的信息，它必须：①因不为公众所知、无法由他人通过正当方法轻易获取，其泄露或者使用能够使他人获取现实的或潜在的经济利益；②根据具体情况采取了合理的努力，以维持其秘密性。日本《反不正当竞争防止法》将其定义为：对于商业活动有用的产品制造方法，市场行销策略或其他技术或企业信息，这些信息必须要以秘密方式保守并且不易为一般公众所知。我国《反不正当竞争法》第十条规定：“本条所称商业秘密是指不为公众所知悉,能为权利人带来经济利益，具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。”我国国家工商管理局在颁布的《关于禁止侵犯商业秘密行为的若干规定》中之解释：本规定所称技术信息和经营信息，包括设计、程序、产品配方、制作工艺、制作方法、管理诀窍、客户名单、货源情报、产销策略、招投标中的标底及标书内容等信息。它弥补了《反不正当竞争法》对于商业秘密界定的不足。

二、商业秘密档案管理现状

商业秘密档案由商业秘密文件转化而成。涉密文件的定密是做好保密工作的基础性工作，但在实际工作中，“定密”经常出现以下问题：

1.定密的准确性难以把握

一般来说，文件的密级由文件形成部门确定，确定某一事项是否属于企业秘密、何种密级和保密期限的过程，实质上是一个主观判断、自由裁量的过程，由于定密人员掌握国家政策、了解行业动态等不同，对保密事项范围的理解和把握也不同，对同一事项不同的人会得出不同结论。

2.密级标识不够规范

企业商业秘密的标志由权属（单位规范简称或者标识等）、密级、保密期限三部分组成。然而在工作中，除公文外，大部分涉密文件材料都没有严格按规定执行，标注欠规范，普遍只标密级，基本上不标注“★”和保密期限，或在有关文件的资料袋上写上“企业秘密”，特别是涉密存储介质更是少有做出规范性的标志。

3.商业秘密文件信息著录不够严谨

在数字化环境下，涉密文件的标识往往通过“密级”及“保密期限”字段进行标引，定密人员在确定文件密级的同时必须著录“密级”和“保密期限”字段，这样才能确保涉密文件归档时信息的完整、准确。然而在实际操作中，经常忽视这两个字段，仅按系统默认的数据保存，以至于归档时影响涉密文件的认定。

三、基于档案管理的企业商业秘密保护

1.完善定密工作程序

保密范围只是规定了某一类事项属于商业秘密，并且保密期限、知悉范围等内容也规定得较为弹性，具体定密时还应按照“业务工作谁主管、保密工作谁负责”的原则，落实保密工作责任制，并采取“三同时”的方法进行涉密事项密级和保密期限的确定工作，即起草文件的同时拟定其密级和保密期限，审核文件的同时审定其密级和保密期限，签发文件的同时确定其密级和保密期限。同时随着办公自动化系统的普及，结合公文处理的流程，合理确定公文起草、流转、承办、审批、签发等各个环节的定密规定和责任区分，确定争议事项的处理原则和方法，形成点对点的流程式运作模式，使具体职责层层分解，对定密工作的每个环节落实到岗、到人，任何一个环节不合格，当前处理人都可以进行退回，要求重新办理，确保工作的实效性，确保定密的“有效、可控、可追溯”。

2.加强密级变更管理

商业秘密文件是有等级的，也是有时效性的，在管理过程中，其密级不是一成不变的，而是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的，基本变化是升密、降密、解密。其中升密是极少数的，也是暂时的，大多是降密，直至解密。过去档案的解密制度不够明确，一密定终身，而应该解密的又没按时解密，还有许多涉密档案，只标有密级而没有保密时限，多数都是超期服役。因此要完善解密制度，在保证企业利益不受侵害的情况下及时解密档案。而对商业秘密档案进行解密工作，应当遵循公司的有关规定，由原确定密级的部门、单位进行，档案管理部门主要应注意以下三个方面：①科学著录保密期限，以便保密期届满后档案自行解密；②完善密级变更流程，对在保密期间发生升降变化或提前解密的文件，保密期限届满后需要延长的，由确定密级的部门、单位及时变更其密级和保密期限，并同步通知档案部门，配合涉密事项的产生单位应及时在有关档案原标志位置的附近做出新的标志；③在档案系统设置相关功能，适时调整，自动完成解密划控工作。

3.构建“无缝对接”的档案管理体系

企业档案工作要科学发展，必须将档案管理工作与现代企业管理有机结合，与各业务工作协同发展，使所有管理要素有机融合、互相支撑，形成一个协同运转的整体闭环系统。最突出的一点就是要改变档案的收集归档工作方式，要建立各业务系统与档案信息系统的归档接口，在双方业务成熟的条件下，实现不落地归档和信息资源共享，商业秘密的档案管理完全可以把“基于云存储的商业秘密保护平台”的成功经验、先进技术“移植”到档案系统中，逐步构建“无缝对接”的档案管理体系，把信息安全保密贯穿到档案信息系统的整个生命周期中,确保商业秘密文件在归档后的安全管理，并在大力开展档案利用工作的同时，针对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，实现内部人员经授权控制知密范围，从而真正实现商密档案全过程管控，形成一个“全方位覆盖，全过程闭环”的系统。

制订和完善了相关规章制度，并举办培训，组织检查，旨在提高全员保密意识，确保国家和企业的安全和利益。