浅谈如何做好地质档案资料的保密与利用工作

杨 芬

（410116 湖南省地质调查院 湖南 长沙）

地质档案在我国具有重要的地位，所以对其进行良好的保密工作十分重要。但是就目前的情况来看，虽然我国地质档案已经得到了较为完善的保密，但是也因为被良好的保密而限制了对地质档案的合理利用，在一定程度上不利于我国地质方面的发展，本文中主要对地质档案资料的保密和利用工作进行探析，希望能够为国家日后的地质发展起到参考作用[1]。

1 强化地质档案资料信息安全保密责任意识

随着地质勘探服务领域的扩大和我国经济水平的不断提高，新时期的地质档案保密管理工作方面对我们提出了新的要求和挑战，为了更好的提高地质档案资料的保密水平，档案管理相关工作人员的首要任务，就是保障地质档案资料信息的安全性。

2 对地质档案资料进行保密的措施

2.1 一般地质档案资料保密措施

第一，相关部门应该积极提高对档案安全工作重要性的认识，提高相关工作人员关于档案管理工作的使命感与责任感；第二，对地质档案资料管理切实加强领导，将各相关工作人员的职责进行明确，并能够在地质档案资料的接收、储存以及利用等各个环节深入贯彻安全责任意识；第三，坚决杜绝存在侥幸心理与麻痹心理，从而起到有效的防微杜渐的作用[2]；第四，对相关工作人员定期进行安全提醒和安全教育，积极强调档案安全工作的重要性，并与相关工作人员共同对当前信息安全所面临的严峻形式进行分析，同时将出现泄密情况的后果以及危害逐一的、详细的告知相关工作人员；第五，对于属于保密范围之内的地质档案资料，应该对其保密级别进行明确的标注；第六，持续将重点检查与日常监管进行结合，定期或不定期的组织相关领导以及管理人员对档案安全情况进行细致且全面的检查，对档案数量进行认真的清点，对档案利用中存在的隐患进行及时的发现和消除，特别是档案安全管理的薄弱环节以及重点的项目，应该对其进行着重检查，对于进行检查过程中发展的隐患以及存在的多种情况，应该进行耐心的、细致的梳理，积极采取有效的措施对其进行解决，坚决避免档案损毁以及丢失等不良情况[3]；第七，对地质档案的安全保密制度进行强化，对档案的安全保密责任机制进行建立、完善和落实；第八，在工作人员工作机制方面对安全防范措施进行有效管理，对档案的合理利用应该经过相关程序予以审批，对地质档案资料的接触和利用范围进行严格的限制。

2.2 电子版本地质档案资料保密措施

随着信息技术在社会各界的应用越来越广泛，办公自动化也得到了广泛的普及，同时对涉密地质资料的电子存档文件信息安全要求也越来越高，如何进行安全有效的保密工作也是当今地质档案资料保密工作的重要内容。

第一，对于已经通过验收的电子版本地质档案资料，应该根据相关规定对其进行相应的组织整理，并对登记表进行详细的填写，之后，务必选择高质量的存储介质对电子版本地质档案资料进行存储；第二，对电子版本地质档案资料进行质量检查之后，对于通过检查的电子版本地质档案资料应该进行录制，并且在进行录制之前应该将无用的文件进行彻底的渗出，避免电子版本地质档案资料出现混乱的情况[4]；第三，在录制安全能够得到保障的情况下，一般应该适应中速兼容的方式进行录制，同时需要确保电子版本地质档案资料是真实完整和清晰可读的；第四，进行录制之后，应该对电子版本地质档案资料进行复查，确认无误之后进行编号和粘贴标签；第五，对于涉密的电子版本地质档案资料，应该能够做到专机专用，并且需要设置不同的密码；第六，项目的相关负责人应该对电子版本地质档案资料进行相应的分类和刻录保存，之后将刻录资料进行彻底删除，刻录盘则使用专柜进行妥善保存[5]；第七，对于存在重要项目的电子版本地质档案资料，责任人应该对进行制作的专人进行指定，以保障电子版本地质档案资料的安全和质量；第八，在对重要项目进行输出时，相关工作人员应该对其进行编号和等级归档；第九，对于重要的电子版本地质档案资料，应该进行异地和异质的双重备份，以确保电子版本地质档案资料是能够长期可读的，从而为电子版本地质档案资料的安全提供良好的保障。

3 对地质档案资料进行利用

因为地质档案资料具有重要的意义，所以应该对涉密档案资料的秘密性进行重视，对其开放和利用的范围进行严格的限制，但是如果地质档案资料的保密观念过于陈旧，一味的对其进行保密而不注重保密的时效性以及范围，可能在一定程度上不利于社会经济的建设和发展。

3.1 做好地质档案资料进行开放前的基础工作

对地质档案资料进行拓展和深化，可以对科技档案信息资源进行应用，并从而提高科技档案工作的经济效益。对地质档案资料进行开放，必须对进行开放之前的基础工作进行完善的准备。

首先，对解密档案的鉴定工作应该根据地质矿产部门的相关规定进行严格的鉴定，促使开放档案的内在质量得到提高，并且需要根据地质档案资料原有的基础，对其进行系统的整理，时期能够达到“科学分类、组卷合理、编目清晰、排列系统”的要求。

其次，应该对地质档案资料的档案号进行监理和健全，促使其能够对进行开放后的检索与管理要求相适应。

再次，对进行检索的工具进行编制，其一是基础性的检索工具，例如《开放档案目录》，其二是骨干性的检索工具，例如《开放档案卡片目录》；其三是文字叙述性的检索工具，一般来说，对开放档案进行检索，主要应用的检索工具是骨干性检索工具，基础性检索工具可为骨干性检索工具提供良好的辅助作用，并且在必要情况下，叙述性检索工具能够为以上二者进行相应的补充，促使地质档案资料的检索途径实现多元化。

接着，对于重要的、珍贵的地质档案资料，应该对其进行复制，进行复制的途径可包括照相、复印以及抄录。

然后，对于电子版本的地质档案资料，应该对其进行科学、系统的管理，并进行异质和异地的双重备份，根据相关规定对其进行开发和利用。

最后，相关工作人员应该将档案的安全作为进行工作的重点、应该采取最先进、最科学、最有效的管理手段，保障电子版本的地质档案资料能够持续的真实有效和可供长期阅读。

3.2 做好地质成果档案的开发利用工作

对地质成果档案进行开发和利用，应该根据档案资料的具体情况进行相应的分析，如果档案资料涉及到国家的秘密，在对其进行保护、公开和利用时，应该根据国家相关的法律法规对其进行相应的划分。

第一，需要对档案的密级进行确认，使相关工作人员能够根据档案的密级不同而采取不同的管理措施，从而促使档案能够在相应的范围内得到最大程度的利用；第二，对于尚处于保护期内的地质档案资料，只能够对其资料目录进行公开，国家出资进行勘察和开发所取得的地质档案资料，应该采取有偿利用的方式，并根据国务院地质矿产主管部门的规定进行适当的利用；第三，可以对社会各界开放的地质档案资料，必须以其已经达到一定的时限为前提，并且在对其进行开放之前，应该首先对其进行划密和解密，对于未解密的部分，应该对其进行使用的范围进行严格的控制；第四，对于注有密级的档案，应该对其进行定期的解密，以避免其对档案的正常开放和利用产生不利影响；第五，对电子版本的地质档案资料进行鉴定，应该将其划分为两个部分，分别为“开放”和“控制利用”，对于进行开放的部分，应该在第一时间通过专业服务平台向社会各界进行有效提供，促使档案资料实现社会共享；第六，对于地质档案资料应该做到“扫描一批、利用一批”，而不可只进行扫描而不进行利用，正确的做法是根据相关的业务规范以及技术标准，将可以进行公开的地质档案资料提供给使用者。

4 结束语

至今为止，我国的地质经济已经得到了数十年的发展，在此期间，我国的经济体制由单一的计划经济体制转变为了计划经济与市场经济相结合的良好格局，并且地质勘探的管理体制也处于不断的变革之中，随着其不断的发展，地质经济已经逐渐的融入了社会主义的市场经济潮流之中，与此同时，为社会各界提供了更加便捷、更加可靠的地质档案资料，也成为了档案管理服务职能的重要工作之一。

根据以上情况，相关部门应该对地质档案资料的利用制度进行进一步的完善，将利用手续进行简化，尽可能的向利用者提供其所需的地质档案资料，并且应该积极强化对地质档案资料进行鉴定的力度，将可以进行开放的地质档案资料进行尽可能的开放，对于需要进行保密的地质档案资料，则应严格遵守相关的保密制度，并对进行保密的重要性进行深刻的认识，坚持始终将地质档案资料的保密工作置于工作内容的首要位置，将相关工作人员的档案安全保密的思想防线坚决筑牢，从而树立起全面的地质档案资料的服务观念和效益观念，为我国的经济建设和社会发展打下坚实的基础。