论合同审核在企业管理过程中的重要作用

赵真珍

（072750 中国煤炭地质总局第二勘探局 河北 涿州）

引言

合同管理是市场经济条件下企业管理的一项核心内容，合同管理的内容是合同的订立、履行、变更、解除、转让和终止；合同管理的手段是合同的审查、监督和控制。合同管理应当是全过程的、系统性的、动态性的。

合同审核是合同管理中的重要环节，因企业在经济活动中存在的诸多风险，合同内容、签订及履行中的作为或不作为，都有可能使企业因违反法律规定、违约、未充分行使法定权利，而使合法利益受到不利影响。为做好事前预防，合同审核管理工作显得尤为重要。

一、企业合同审核的前提

（一）合同审核制度化

在合同报审中要先制定有规范的报审流程和报审文件，明确报审的合同范围、报审需要提交的资料，审核的内容以及流程，并辅之以报审记录表，形成一个合同审核的闭环，方能达到事半功倍的效果。

现实工作中，经常会出现各单位着急签合同，必须立即审核等各种情况，导致法务工作人员陷于被动状态。如何解决合同审核中遇到的特殊情况，这就需要制定合同审核方面的相关规章制度，将需要报审的资料以及可能出现的特殊情况制度化，为实际审核工作定好标准，相关人员培训完毕后一起遵照执行，解决工作中的出现的矛盾。

（二）合同审核会签制度

合同审核除法律部门对合同进行法律审核外，其他各部门人员的配合是必不可少的，比如一个房屋租赁合同，可能会涉及到规划部门对房屋所占用土地未来的规划，也可能会涉及到财务部对租金的要求，所以合同审核前的会签制度必不可少。

在实际工作中使用记录表的形式，记录相关部门对合同的意见，法律部门对各部门的意见进行汇总，并根据相关法律法规进行合同审核，这种各部门利用专业知识对合同会签的制度对合同签订后的履行将起到积极的推动作用。

二、合同审核的内容

（一）合同主体审核

1.合同主体资格的有效性

合同主体是否具备签订及履行合同的合法资格是合同审核中的首要问题。作为合同审核部门，要对对方资信情况进行核查，还要利用国家企业信用信息公示系统对信息变更、抵押出质、重大法律纠纷进行了解。

2.合同主体资质的审核

特殊行业签订的合同需要对方有相应的资质，比如建筑施工合同、装饰装修合同、测绘合同等，除要审核对方的营业执照外，还应连同对方资质证明文件一并进行审核。所以在合同审核过程中要根据签订合同的目的，审核对方的资质。

对于国家限制经营、特许经营、禁止经营的要求，要根据合同的具体内容确定当事人是否超越经营范围订立合同。

（二）合同内容审核

审核合同的内容时，应当重点审查合同内容是否有导致合同无效的情形；是否有以合法形式掩盖非法目的；是否损害社会公共利益；是否违反法律、行政法规的强制性规定等内容。另外还要特别注意合同的违约条款内容，合同纠纷的解决方式等内容。除合法性审核外，还要关注合规性的审核。

1.合同签订的背景

合同是企业交易活动的载体，在审核合同时，首先要了解合同签订的背景，要通过合同解决什么问题，我方是否有其他预期的结果或者其他特别的要求。

2.合同条款的审核

合同条款一般包括当事人的名称或姓名和住所，标的，数量，质量，价款或报酬，履行期限、地点和方式，违约责任，解决争议的方法等。

（1）在审核合同时先对条款进行确认，关注合同条款是否有缺失。同时根据合同约定的内容确认合同名称是否和内容不一致。在合同中尽量使用规范性用语，表达是否清晰、合同逻辑是否前后一致，合同所涉专业技术条款是否符合行业技术规范和要求等。避免因用语不规范造成歧义。

（2）对合同标的进行审查时重点关注法律是否有特别规定，比如禁止流通物或者限制流通物。对于加工承揽合同，除了要保留样本外，建议对样本有详细的文字说明，防止因样品保管不善造成缺失。

（3）合同的价款和履行期限，根据合同的性质，以及有利于我方的原则，合同可以选择分期支付，如果合同内容有质保期的要求，建议保留部分支付价款待质保期结束后再行支付。对于价款的支付方式，选择汇款方式进行支付，以收到对方开具发票后几日内再行付款。

（4）合同中关于违约责任的规定，避免使用类似于“对方违约的，由违约方赔偿守约方所受的损失”等概括性说明，尽量细化，以金额或者合同标的额百分比的方式承担违约责任。

（5）合同中约定的争议解决方法，有些单位均要求使用诉讼的方式解决争议，其实仲裁在有些案件处理中反而是更好的选择。比如标的额较小，权利义务关系明确，选择仲裁的方式相对于诉讼更有利于节约资源，节省时间，争取最大限度维护企业自身的合法权益。同时合同条款不能既约定诉讼又约定仲裁，该条款视为无效条款。

（6）关注合同的生效条款约定，有的条款约定签字并盖章生效，有的条款约定生效条件或者期限。根据合同具体内容，充分考虑法律法规规定应当办理批准、登记等手续，合同方能生效的情形，以及合同当事人约定必须办理公证或主管部门批准同意等手续合同方能生效的情形。

（三）其他注意事项

1.签章

合同对方如果是企业法人或者其他组织，除加盖单位印章外还需要法定代表人的签字，如果是授权委托人签字，需要向对方索要授权委托书，同时关注授权委托书授权的内容。如果是公民个人签字，则要求其本人签名。对于两页以上的合同，还应当加盖骑缝章，附件作为合同的一部分也在盖骑缝章的范围内。关注所有的印章和签字均应当清晰、完整。

2.核查

为了方便合同的签订，各单位会有重复使用的合同模板，此时要关注所有空白格是否全部都填写完毕。合同内容是否连续，不要出现空行。尤其是合同日期，在合同归档中经常发现合同日期栏全部都空白，对于时限性较强的合同，要特别关注日期的填写。

3.合同附件

注意合同附件的内容和主合同的名称要一致，不能因为是附件而忽略附件的内容，大多数合同的附件是非常重要的，要按照主合同同等对待。

4.急合同的审核

部分单位在上报需要审核的合同时要求特别急，对于法务工作人员来说是个挑战，因为在短时间不可能对有关合同的状况全部了解清楚，而且一旦合同审核出现纰漏，所有责任有可能归咎到法务部门。在这种情况下，首先要尽可能的让对方说明合同签订的背景和目的，通过批注的方式对合同条款进行审核，同时要求上报单位补充合同未能及时报审的书面说明。最后需要说明的是所有的工作都是需要各部门相互配合才能完成的，关于急合同的审理法务不能因为不符合报审要求不进行审理，关键是如何有效的去预防，让各单位对报审合同流程有一个清晰的认识。

三、合同审核的发展方向

法务部门在企业的经营管理中发挥着越来越重要的作用，其中合同审核是法务部门参与企业经验管理的主要手段，从以前的合同审核流于形式到今天的百分百合同审核，体现了依法治企的观念全面渗透到企业管理中的各个领域。

为不断发挥法务部门合同审核的作用，保证及时、高效、规范的审核，利用互联网技术，开发合同线上审核的管理平台将是未来合同审核发展的趋势。合同线上审核有哪些优势呢？

首先合同线上审核规范了操作流程，因线上审核的痕迹的可修改性，保证了合同审核从上报、审核、反馈、签批等每一个环节的真实性。

其次合同线上审核提高了效率，一般合同审核完毕后需要层层报批，合同线上审核解决了报批等人、找人难的问题，一部手机既可以解决合同审批问题。

最后，合同线上审核能够有效的利用网络平台的数据统计功能，将合同进行分类统计，为今后合同审核的真该提供更为有利的数据支撑。

随着我国法律法规的不断完善，依法治企是时代发展的必然选择，合同管理是企业管理中循序渐进的过程，是循环往复，不断提高的过程，直接关系到企业发展的命运。对于合同的管理决不能马虎大意，做好合同管理的把关工作，提高企业风险防范能力，是切实保证企业的合法权益的重要保障。