基于信息化的高校财务报账流程优化的研究

曹峰

摘要：财务报账是高校财务工作中的重要环节，财务报账工作的质量有利于提升高校财务管理水平，提高资金的使用效率。本文将在信息化的背景下，分析高校財务报账流程的优化举措，阐述当前财务报账流程中存在的问题，提出有效的优化对策。以期能够提升高校财务管理水平，优化财务报账流程，提升财务工作效率，促使高校财务工作转向信息化、现代化。

关键词：信息化；高校；财务报账；流程优化

随着信息时代的到来，人们更加追求高效率的工作方式，传统的财务报账流程已无法满足当校园发展的需求。而信息技术的运用，彻底改变了传统财务报账工作的方式，实现高效率、高质量的工作模式。故此，要研究信息化的财务报账流程，优化报账方式，为高校财务工作提供保障。优化网络报账、网络审批、网络培训等报账流程，改善当前高校财务管理工作现状。

一、高校财务报账现状

当前，高校财务工作基本都已经采取网络自助报账的方式。网络自助报账系统的流程为：管理人员登录自助报账系统，并自主选择所要进行的经济业务类型，选择支出费用的项目，并根据实际的报销内容，选择科目。输入金额、原始凭证附件，选择支付方式，输入银行卡号、经办人姓名、联系方式等。全部环节完成后，打印网络报销单，并将原始凭证装订在一起，找到相关负责人，签字确认，最后上交到财务管理人员手中进行审核，打印交与二审人员，并审核录入网报单，自动生成凭证。这种报账方式有效提升了工作效率，不再受到时间、地点等的限制。但在实际的工作流程中，仍旧存在一定的问题[1]。

返单率较高。虽然采取这种报账方式后，经办人不需要亲自等待单据处理完毕。但若单据在一审期间，未发现存在的问题，而在二审或后续环节中发现问题，财务人员需要以各种联系方式与经办人进行沟通，甚至需要删除原有凭证单，再次填写报账流程。这样一来，难免浪费大量时间，降低沟通效率，难以发挥网络报账的优势。

单据审批较慢。高校财务审批过程中，不同类型的单据需要经过多层不同层级人员，并得到相应的审批与签字盖章，才能完成单据审批的所有环节。由于流程相对较为繁琐，导致审批时间较长，甚至在进程中出现错误时，需要返回重新填写审批单，进入新一轮的审批流程。报账时间将被大大延误，降低工作效率。

审核效率低下。当经办人员对业务流程不熟悉时，将导致单据粘贴不规范。而审批人员在审批过程中，需要对杂乱无章的票据重新粘贴，自然需要大量的时间，降低工作效率。

财务软件落后。信息时代的科技更新换代较为频繁，但高校财务软件却迟迟未能更新。导致财务数据缺失，软件性能落后，维护不及时进而出现各种问题。

二、高校财务报账流程优化的有效手段

（一）优化沟通渠道

信息时代下，沟通呈现多样化趋势。财务部门应针对票据粘贴、不同经济业务报销的方式与流程，以及各种流程操作方法等制作成视频、流程导图等，及时发布在官方网页中。应建立统一的沟通渠道，如微信群、QQ群等，简化人们之间的沟通方式。定期在群内开展指导性会议，将最新的财经法规、以及学校相关的报账规章制度等上传到群内，详细讲授，系统解析。而师生们也可以通过该平台，向财务人员提出疑问。财务人员将相类似的问题进行整理，以文件形式上传到平台，永久保存。避免同一问题反复解答，浪费时间，也便于师生的学习。

另外，可优化交流平台，针对师生们的疑问以及诉求给出具体的答复。同时，将财务报账过程中存在的问题加以整合，以免再次出现相同类型的错误。而经办人员可向财务人员提供账号与密码，减少财务人员与经办人员的沟通时间，降低沟通成本，提升工作效率。当审核通过后，以短信等各种形式，告知经办人审核成功的信息[2]。

（二）完善岗位设置

结合高校实际情况，完善审核人员岗位设置。在收单环节，以初审岗位严查票据是否符合标准，如项目经费支出范围、签字审批手续、票据真伪、票据粘贴等，都要进行预审，发现问题时要及时通知经办人，进行更正。初审环节确认无误后，再进行单据录入系统环节，流转到二审分配制单环节。以此，将大大减少单据不符合标准的情况，降低单据返工现象，提升工作效率。

而二审环节应结合财务报销的类型，分别设置岗位。如借款、校内转账、工资发放、出国人员报销等，将岗位采取精细化设置后，将有助于岗位人员强化自身的专业技能，熟能生巧，进而提高单据审核的准确性，以及工作效率。同时，相应的复审岗位也应以业务类型进行划分，每个岗位仅负责自己业务范围内的事项，以专业赢得效率。

对于未能掌握网络报账的人员，应聘用学生或其他人员，在财务大厅、报账大厅等处进行引导，帮助，提供咨询。同时，应对引导人员加强培训，必须熟练的掌握学校经费报销流程，高校职能的基本权限以及职责，具备基础的财务知识等。不仅如此，还应具备答疑解惑的能力，协助前来报账的经办人，完成查询、打印项目明细等工作，协调大厅内秩序等[3]。

（三）信息管理系统的开发

财务管理系统应随着时代的发展，不断更新与变革，以促使管理系统更加符合当前学校财务工作的基本需求。在信息管理系统中，要实现财务报账流程的优化，最基础的便是打破环节之间的壁垒，消除信息化初级阶段形成的信息孤岛。进而在该系统内，形成一个大的、透明的信息管理系统。一般而言，在信息管理系统的选型上十分重要。即要求，执行层面正确做事，数据层全面收集，决策层正确分析。故此，高校应借助校园网络平台，实现独立运行的财务系统，并成立单独的财务报账管理模块，包括报账预约、报账审批、报账完成等信息接口，以适应当前高校财务管理的基本形式。财务数据在使用期间无需重新初始，进而降低成本，节约时间。而这种清晰的财务报账模块，可使得财务人员在短时间内便熟悉这种工作流程，也为经办人员提供简洁明了的审批环节。根据新业务的流程，软件需求，要求该系统收集所有的静态数据，动态数据，加以整理并分析。包括财务报销审核编码、报销审批单业务类型等，经过梳理整顿后，对系统进行维护，完成新系统的初始化工作。经过反复的收集、整理、分析，最终实现完善的，适合高校自身发展情况的业务流程。

（四）优化财务人员专业技能

针对业务能力低下的人员，应加强对其的宣传与培训，讲解规章制度，宣传政策要求。并增加员工之间的交流，促进知识的流动性，强化彼此的专业技能，增加知识含量，互帮互助。同时，高校应定期开展培训，让财务人员尽可能增加知识的储备量，邀请专家做专题培训会，解读最新的政策内容。以此，全方位提升财务人员的专业能力，优化财务报账流程。

三、结论

综上所述，本文在信息化背景下，分析高校财务报账流程优化的有效举措。得出，应优化沟通渠道，建立微信群、qq群等方式，统一上传有关报账的知识，简化沟通方式；完善岗位职责，增加初审岗位，细化岗位职责；优化信息系统，结合高校财务自身发展的实际情况，优化系统组成；优化财务人员专业技能，增强财务人员专业技能，增加员工之间的交流，保证知识的流动性。以此，全面优化报账流程，提升工作效率，缩短审核时间。

参考文献：

[1]魏颂媛，张亚中.关于构建我国高校财务共享服务中心研究——以A大学为例[J].教育财会研究，2018，29 （03）：92-96.

[2]谢奇妙.基于信息化时代的高校财务报账流程优化研究[J].财会学习，2018 （13）：63.

[3]龚一沛，龙珺.优化财务报账流程，推动高校财务管理的建设发展[J].财经界（学术版），2014 （13）：156.