DT时代下高校档案服务信息化建设深析

刘萍

[摘要]在IT时代向DT时代的演变过程中，物联网、移动互联网、云计算等信息技术发展迅速，这些改变给高校档案部门带来了新的思考，更给传统的高校档案服务工作方式带来了一定的挑战。为了满足这个新时代下档案服务工作的需要，本文分析了高校档案服务面临的挑战和存在的问题，提出了高校档案服务信息化建设的措施，促使档案服务工作更好地服务于学校，服务社会。

[关键词] DT时代;高校档案;服务信息化

[中图分类号] G640 [文献标识码]A [文章编号]1671- 5918（2018）21-0057-02

doi：10.3969/j.issn.1671- 5918.2018.21.026 [本刊网址]http：//www.hbxh.net

高校档案是学校管理过程中所保存下来的重要财富。高校档案部门是学校档案财富的管理者，承担着为学校的日常管理工作及重大活动，师生需求和社会检查提供档案使用服务主要责任，其主要作用使档案在学校领导决策、学校发展创新、教师教学科研、学生就业升学、社会单位认证等各方面中发挥作用、体现价值。但是近年来，随着物联网、移动互联网、云计算等信息技术的快速发展，使得高校师生及社会对档案服务的需求量有增无减，且需求特性日益多样化和个性化，给高校档案服务工作带来了一定的挑战。因此，为了发展高校档案服务工作，顺应DT时代下发展趋势，建设高校档案服务信息化是高校档案服务工作的重要举措，可以更好地为档案用户提供优质，快捷，便捷的“一站式”服务。

一、DT时代下，高校档案服务信息化建设面临的挑战

高校在成立发展过程中经历了联合办学、学校合并、学校更名、机构调整及编史修志等多项复杂工作，在运行管理过程中实施了教学改革、科研学术研究、教学水平评估、发展校企合作、学校招生就业、文艺体育等多项日常常规工作。无论什么是复杂，还是常规工作，每天都在产生各种各样原始记录纸质数据，这些数据也就成了高校档案的主要来源。而在DT时代下，高校开始尝试了各种大数据信息技术的使用，移动互联网、新媒体等这些新工作方式应用使得高校档案信息化资源数据以一种“数据X”的乘法效应倍增，表现出大数据的五“V”空间特性：数量（ Volume）、速度（Velocity）、多样性（Variety）、价值（Value）、数聚（Variahle）。其中数量（Volume）是数据量从TB到ZB级的跃升;速度（Velocity）是数据增长速度以秒定律;多样性（Variety）是数据来源及种类繁多;价值（Value）是基于海量数据的巨大价值挖掘;而数聚是数量、速度、多样性、价值这4“V”聚类后使数据实现从量变到质变飞跃。从此高校档案资源不再局限于传统纸质档案，DT时代提供了更多信息化数据，存在更广阔档案服务信息化的渠道。在IT时代下，档案服务信息化是以信息流为中心，进行自我管理为主，而DT时代下则需要以数量流为中心，共享服务大众为主。因此，如何将高校档案部门保管存有的丰富静态的各种信息资源转化为档案信息服务中的多样动态的信息资源？如何让这些档案信息资源方便、优质、快捷地为本校和社会服务并且实现资源社会共享？这是DT时代下，高校档案部门及工作人员建设服务信息化过程中所面临新挑战。

二、在DT時代下，高校档案服务信息化建设存在的问题

（一）高校档案服务信息化建设中的信息技术水平要求更高。大数据时代下信息技术应用是高校日常管理工作运行的基础，也是实现档案服务信息化建设的前提。目前，大部分高校都已经开始了档案服务信息化建设，也使用了一些计算机档案管理软件，但这些系统是由公司以面向整个档案体系为对象而开发的，其应用效果只满足基本目录及案卷、文件上传、文件下载等信息管理和简单文件查询服务工作，操作不够灵活，不能高效快捷查询符合用户需求的文件。另外，现在信息技术应用下产生档案案卷及件数数量巨大、档案载体形式多样、格式复杂，这些都需要依靠更高信息技术进行数据处理，以一种合适的方式管理和提供利用。

（二）在高校档案服务信息化建设中服务主要载体仍以纸质档案为主，电子档案难以共享。高校从成立到发展过程中产生和拥有这些档案信息资源存在大多数以纸质实体为主，文件数量巨大，很难实现档案从物理化到数字化的转换。而在信息快速发展下产生的电子文件形式复杂，对其归档不仅需要符合档案数据著录规范性，还必须确保真实性、完整性、可靠性和长久可用性，管理中存在很多技术问题，无法完全实现，使其服务、资源共享应用效果并不太理想，价值挖掘难度加大。这些问题的出现都会导致档案数据资源无法支撑线上档案服务信息化工作的需求，造成了档案服务信息化建设中需求与供给之间的矛盾。

（三）高校档案服务信息化建设中缺乏专业信息人才。在大部分高校中，学校对档案服务工作固守传统观念，认为档案服务工作是一种被动只需要提供出服务对象所需信息的边缘性业务工作，对于档案服务信息化缺乏重视，不够注重档案专业人才的培养，引进计算机专业方面工作人才从事档案更是困难。但是在DT时代下，互联网无处不在，档案工作人员如对于新的技术不熟悉，就不能满足高校档案服务信息化建设的发展需求。其实在任何时代人才都是不可或缺的，是处于主导地位的重要建筑资源，储备和培养专业信息人才是高校档案服务信息化建设中的关键因素。

（四）高校档案服务信息化建设中管理者缺乏服务意识。现在社会的发展已经进入服务型为主的社会，服务改变升级体现在人们生活的方方面面，高校日常管理工作也在一步步主动服务到师生身边。但是，高校档案服务仍然是传统档案服务内容和形式，不能满足日益增长的新要求。然而，长期以来，高校档案部门工作人员一直存在“重管理、轻服务”的做法，并将大部分工作时间都用于收集和存储档案。主动服务意识不高，习惯被动服务，成了困扰档案服务工作中的主要难题，在客观上更是影响了高校档案服务信息化建设的进展。

三、在DT时代下，高校档案信息服务建设的措施

（一）增加档案资金投入，设立专项信息化费用。高校档案部门设立年度预算，尤其申请时应该设立高校档案服务信息化建设专项资金，完善档案服务信息化基础设施建设。对高校档案存在大量馆藏实体在硬件上提升档案存放条件，方便查找及有效保管延长档案寿命;对高校档案管理系统的大量电子数据在软件上要进行资源开发和数据价值挖掘，突出文件管理软件的科学性和实用性。最终目的使之在高校档案服务信息化建设中档案部门工作人员可以在大量信息中检索，提取，处理和提供给服务对象有价值的信息。

（二）加强人才队伍建设，提高人员专业技术素养。人才是档案服务利用工作高效、快捷的前提。与非信息专业人员相比，信息专业人员在高校档案信息服务的操作能力和专业素质方面具有一定的优势。高校档案部门应该通过人才引进、合作培養、开展继续教育等多种方式优化人才队伍，提升专业信息化素养，提高档案服务信息化利用能力，为建设高校档案信息服务储备人才。

（三）加强档案资源建设，丰富档案服务信息化基础数据。在DT时代下，高校大数据技术的应用促使了高校档案馆藏不再局限于传统的以纸质档案为主体。档案资源管理系统与学校各类业务系统、信息门户等数据的无缝链接，实现异构数据的集成管理与资源共享，形成了大量的电子文件。此外，高校每年日常管理所产生的各种互联网多媒体档案如数码照片、视频、公众号、微博等，产生多种实物档案如照片，证书，奖牌，奖杯，礼品等这些都是建设档案服务信息化的数据来源。对这些数量庞大、种类繁多的数据及实物，高校档案部门应重视这些档案的收集、保管等工作，有利于丰富档案服务信息化数据，提升档案利用服务范围。

（四）加强安全设施建设，确保档案信息安全。DT时代的到来，云计算，物联网，各种社交媒体和移动互网络等新技术、新服务的使用形成数量巨大及种类繁多的档案数据资源，让档案信息安全不仅承载着历史性风险，还形成了一些具有复杂特征的新风险领域，使高校档案服务信息化建设中的信息安全问题更加严重。因此，在高校档案服务信息化建设中需要在各发方面采取有效措施对安全风险进行防控：加强高校档案工作人员对档案信息资源保护意识;完善档案安全管理制度和法律法规;提高文件信息管理安全性的技术。

（五）推动服务信息化建设，实现档案资源共享。信息技术的发展带来了档案信息管理和服务模式的转变。通过整合所有档案信息资源，有效开发和利用档案信息资源，不断调整服务利用方式，建立服务信息化模式。现在很多高校档案部门已经开始建设档案信息服务专题活动，如公众号码推动学校开发历史档案信息服务，学校名人纪念品档案信息特别服务等。同时为了信息资源的充分共享，各大高校开始尝试建立网上馆藏漫流系统、档案远程服务系统，大数据分析系统、图片档案展示系统等，这些利用社交平台和互联网、多媒体方式，与档案服务利用者产生互动，致力于为用户提供更加主动、更加直观、更加有冲击力的获取方式，为高校档案各种信息资源的社会化和共享提供了一种更便捷的途径。

档案服务信息化建设对高校日常管理工作的影响意义深远，其价值是高校档案部门管理及应用价值的最终体现。DT时代下档案服务信息化建设是一种必然的趋势，在此过程中必须正视当前所面临的挑战和存在的问题，从档案专项资金、专业技术人才、安全设施、基础数据、服务信息技术等多方面人手，采取各有效措施进行档案服务信息化建设。高校档案部门未来的发展方向必须建设成以服务为先，以人为本的信息化服务的机构;所有档案信息资源都应该做到数字化;档案管理系统与利用服务系统相融合实现一体化;档案信息资源提高共享度;档案信息资源安全加强安全建设，提高高校档案服务水平，使高校档案服务信息化工作主动、安全、便捷地服务到学校师生和社会各个所需之处，充分实现档案服务的价值和资源共享。

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