文书档案管理系统的设计与应用研究

郑艳燕

摘 要：文章首先从系统总体设计、系统架构设计与应用、系统网络部署结构的设计与应用、功能模块详细的设计与应用和数据库连接技术这五点分析了文书档案管理系统的设计与应用，然后从应用原则、应用注意事项和系统安全措施的应用提出了文书档案管理系统的应用策略。希望给相关人员带来帮助，促进我国文书档案管理系统设计与应用水平的提高。

关键词：文书档案；管理系统；系统技术

中图分类号：G275.2 文献标志码：A 文章编号：2095-2945（2018）34-0087-02

Abstract： At first， this paper analyzes the design and application of document archives management system from the following five aspects： the overall design of the system， the design and application of the system architecture， the design and application of the system network deployment structure， the detailed design and application of the functional modules， and the database connection technology. Then， from application principles， application notes and system security measures， the paper puts forward the application strategy of the document file management system， in the hope of bringing help to the relevant personnel and facilitating the improvement of design and application level of our country's document archives management system.

Keywords： document archives； management system； system technology

1 文书档案管理系统的设计与应用

1.1 系统总体设计

1.1.1 设计目标

在设计文书档案管理系统时，主要是依托于计算机网络技术进行设计，首先设计人员要系统的总体进行规划与安排，要确定文书档案管理系统的设计目标，它的设计主要是为了简化程序，能够轻简文书档案，便于工作人员的管理。同时，也为了能够更好的实现档案的收集、归档、回收等方面的工作，实现工作的程序化与信息化。以上这些就是文书档案管理系统的总体设计目标，一切的设计工作都要围绕这一设计目标去执行。

1.1.2 总体设计方案

在确定了设计目标之后，设计人员就要拟定总体设计方案。首先要确定系统内容的基本设置，一般在设计文书档案管理系统时，要保证其实现一些功能，主要包括以下几个方面。第一，就是可以将文书档案快速的归类，要实现归类功能，让工作人员按照等级重要程度以及文件机密程度进行归类，之后完整的储存起来。第二，系统要包含文书文档借阅部分，这一部分主要应该包括收发文档和归还文档的登记功能，这样可以便于工作人员在文档借阅和归还的时候，清楚准确的进行记录，从而提高工作效率。另外，在文档借阅的时候，系统也应该出示一些信息记录功能，例如，要具备人员信息借阅审批、人员归还日期等方面的内容。第三，系统要包含文书档案查询的功能，在进行这方面的设计时，一定要注意提高查询的便捷与方便程度，可以具体进行分类查询设计。例如，实现收文与发文信息的分类查询，实现文档的借阅与归还信息的分类查询等。

1.2 系统架构设计与应用

在设计文书档案管理系统时，要设计系统的架构，系统架构是整个系统的基础部分，一个好的系统架构可以促进系统的安全运行，也利于之后的升级与完善，开发人员可以进行如下的设计。例如，可以使用J2EE的框架，这种框架通常有四层。每个系统层之间都是独立的，但是层与层之间也有一定的联系。其中应用表示层可以让用户与文书档案管理系统直接的联系起来，使用户可以接触，工作人员可以把web浏览器当作用户与系统间的沟通界面，在设计好之后，用户可以通过登录浏览器来访问文书档案管理系统的程序。应用持久层主要是进行数据库的链接，可以提高工作人员的工作效率，设计人员可以采用Hibernate和JDBC方式连接，这样可以进行文书相关数据的删除、新增等操作[1]。应用业务应用层主要的功能是为系统提供各种模块功能，例如，可以实现信息统计和档案管理等等。在整个档案系统中最重要的核心部分就是业务逻辑层，它是承载多种业务的重要部分，一旦业务逻辑层出现问题，管理系统就会受到影响，出现各种问题，所以一定要注意这部分的设计。

1.3 系统网络部署结构的设计与应用

在对架构设计之后，还要对网络部署结构进行设计，在这方面要求技术人员将信息安全角度作为重点进行设计与考虑，一定要提高系统及文书信息的安全性。在通常情况下，设计人员可以用内部网络来设计系统，一旦想要通过外部网络访问数据库时，要对其进行授权操作，方可进入系统访问。在具体布置内部网络时，要做好结构设计，其中包括很多部分，比较重要的就是web客户端、档案数据服务器及应用程序服务器等等。目前，时下最流行的就是B/S，它可以实现数据库、浏览器、服务器这三者的设计，可以提高系统的扩展性，利于系统与用户在浏览器页面进行交互与操作。一般最好的在Windows7环境下进行开发，可以使用NET或ASP开发语言，服务器最好选用Windows2003或2008款，而客户端，選用360、火狐、搜狗浏览器均可。如果使用IE浏览器的话，至少要将其升级到IE8.0以上[2]。

在具体应用时，工作人员可以通过路由器来访问系统内部资料，这方面可以通过web客户端的设计达成，但是应用时要注意建立相应的链接，将路由器进行防火墙检测，进行去除掉木马及病毒，保护内部网络以及文书档案系统的安全性。其中服务器与客户端是要连接在一起的，为了提高其安全性，技术人员还可以准备一个备份服务器，这款服务器不需要进行其他工作，只需要进行同步更新功能即可，这样一旦数据库信息资料丢失和损坏，则备份服务器上的文书档案信息也会完整的保留下来。

1.4 功能模块详细的设计与应用

在文书档案管理系统设计时，还要细化每一部分的模块的功能，整体设计主要分为四个模块系统。第一是分类管理模块，它是比较基础的模块，在具体应用时可以实现文书档案的分类、调取以及归还等工作，还可以通过收藏夹，实现文书资料的收藏，便于功能工作人员高效的将各种档案进行归档处理。其中在分类管理中可以按照文书档案的具体类型进行详细的划分。第二是系统管理模块，其主要实现对于用户的管理，当用户进行文书档案的借阅或归档的时候，工作人员就可以应用到这一模块，可以利用该模块进行文书档案的新添以及删除。第三是检索管理模块，这部分是对检索的级别程度进行设计。在应用时，工作人员可以选择是简单检索还是跨库检索等，还可以在高级检索中输入日期、年份等相关信息，从而快速的检索到想要找的文书文档。第四是业务模块，这部分是让工作人员进行具体的业务工作的，当对进行信息统计或文书档案进行管理的时候，都要应用到这一模块。

1.5 数据库连接技术

在对整个文书档案管理系统进行设计时，其中有一项非常重要的环节必须引起设计人员的重视，就是数据库连接技术。进行数据库的设计主要是实现录入文书档案的功能。这种数据库与系统程序并不是在同一系统中，其是独立于系统之外的，这样可以较大的提高存续功能，不仅便于在运行过程中随时调整和维护，也可以进行相应的系统调试与更新。一般的数据库中要包含多个文档，各个文档之间是有联系的，技术人员可以通过组织这些文档实现数据的管理。在设计时，还要注意实现资源数据的共享性，做到统一控制，要标注清系统各部分的作用、字段表、字段名称与类型等相关内容[3]。人们在应用文书档案的数据库时，可以进行数据的录入与存储，这都是需要管理员进行管理系统中进行操作的。

2 文书档案管理系统的应用策略

2.1 应用原则

在应用文书档案管理系统时，一定要注意以下几点原则，第一，要注意整体性的原则，在具体应用时，工作人员最好通过与其他部门的协作配合进行文书数据的收集工作，使得文书档案管理具有整体性。第二，在应用时要注意规范性的操作，要按照严格的流程方式使用管理系统。尤其是在收发过程中，应该做好信息登记，并进行规范性的处理，以便为档案查询者提供真实有效的信息。第三，要注意保密原则，工作人员可以在信息系统中设置密码，将不同的文档放置在不同的分类系统中，将核心文档重点保管。

2.2 应用注意事项

在具体应用文书档案管理系统进行工作时，要注意以下几点。第一，要提高应用意识，相关单位最好要加大资金投入，加大文书档案管理系统的建设力度，具体结合实际情况，配置高端的软件与硬件设备，提高档案管理的效率。第二，要对档案管理人员进行培训，提高他们的应用意识与管理意识，尤其是对文书档案管理系统的使用进行培训，提高他们的應用水平。第三，要提高档案管理的力度，相关单位应该健全档案管理制度，对系统的应用建立相关制度，对档案借阅与整理等工作的细则进行规范，保证工作者的工作质量。第四，要重视数字化的建设程度，要重视安全性，可以使用开放级别分类，使不同级别的用户有不同的使用权限。第五，要对重要文件备份，可以采用图像扫描等方式将最原始的信息内容储存起来。

2.3 系统安全措施的应用

在应用文书档案管理系统时，为了使文书档案管理系统的信息能够更加安全，相关工作人员要应用一些系统安全的措施。第一，可以应用系统中的日志监控软件，其可以帮助管理员处理相关问题，尤其是对用户操作的信息进行记录，可以记录下操作的时间及过程。一旦系统出现问题，工作人员可以通过分析日志监督系统的使用，找到问题产生的原因，从而进行针对性的处理。第二，可以应用到用户权限管理，对不同级别用户设置权限。第三，在对文书文件管理的时候，可以借助其他软件进行进一步防护，促进系统的安全性，例如，防篡改技术以及文件电子签名都是比较好的选择，它们都可以对相关操作进行审批管理。另外，系统中设计的自动归化功能也可以被应用在日常管理中，当借阅者逾期不还时，管理系统就可以启用该功能，将文书自动还回系统中。

3 结束语

综上所述，随着科技的发展，应用文书档案管理的工作者越来越多，因为其具有非常大的优势特点，既可以保持档案的完整，又可以提高工作效率。所以为了更好的服务于工作者以及用户，开发与设计人员更要完善设计技术。同时，工作人员也要提高自己的应用能力，发挥设计中的各组件内容，更好的进行工作。

参考文献：

[1]孙锡铭.浅析信息化建设项目中的档案管理系统建设[J].中国管理信息化，2018（18）：176-177.

[2]何虹.浅谈新形势下的文书档案保密工作[J].办公室业务，2018（15）：70+74.

[3]宋小杰.办公自动化在文书档案管理的应用研究[J].才智，2018（16）：206.