档案管理系统的选择与分析

张亚 杜艳侠

如今，信息化已成为各行各业创新工作效率的制胜法宝。档案工作是一项有着古老传统又具有现代化需求的社会基础工作，档案工作要适应现代社会的发展需要就要进行档案信息化建设。应用何种方式进行档案管理系统的建设，是档案管理者进行档案管理信息化建设中必须作出的抉择。随着信息化建设在档案管理领域的推广应用，管理系统层出不穷，各其特色。

1、单机版计算机档案信息管理系统。这种档案信息管理系统是一种初级的档案信息管理系统。由于设备、软件的局限性，不能对文件、图片存储，只能对档案条目信息进行管理。利用者能够查询到文件条目，通过条日得到纸质文件的存放信息，提取档案实体。这种管理系统，不能进行全文档案信息管理，是一种尝试性或较低层次的管理方式。

2、网络版档案信息管理系统。网络版管理系统能在一定范围内的群体中实现信息资源共享和系繞数据处理、交换，具有一定规模的数据存储容量，是进行系统管理的一种有效方式。它限于一个机关内使用的内部网络，一般称为局域网，被限制在较小的或封闭的范围内运行。是目前应用较普遍的一种管理系统。

3、OA档案管理系统。这种系统也称办公自动化档案管理系统，它是以办公自动化为主要内容，在一个机关内从文件的拟写、办理、运行、归档全过程进行管理的系统。通常这种系统是以文件运转为重点，文件的处理乃至于办公相关的事务也包含在内。OA档案管理系统实际是依附于办公自动化的一个模块，档案管理数据处理完全没有任何变迁，它只是一种逻辑上的处理和管理。在短期运用中这种管理对档案管理者来说没有太大影响，但是随着时间的推移，数据的大量堆积会给影响系统的运行。OA系统中的档案管理模块显然難以适应，难以对其它专业管理系统形成的数据进行存储和有效的管理。

4、档案信息的存储与管理系统，简称档案管理系统。它是一个以档案信息的存储、加工、提供利用为宗自的管理系统。对网络平台上运行的各类专业管理系统的数据进行接收、整理、归档、保存、提供利用的系统。它不依附于任何专业系统，是一个独立的管理系统，不同于文档一体化或OA档案管理系统，它从逻辑上和物理上与各应用系统作了界面分割。当应用系统的数据作逻辑归档，档案管理系统对接收的数据进行鉴定整理后，对得到的数据进行拷贝和脱机存储，归档的数据按两套制或多套制得到安全的保护，不会因系统发生意外丢失档案数据。

以上几种不同类型的档案管理系统，在档案管理中都发挥了各自的特点作用，也是档案信息化建设中不同时期、不同规模、不同行业的档案工作信息化发展的成果。

网络档案管理系统是实现网络系统正常运行的重要保证。网络平台提供不同行业管理系统运行的条件，运行的管理系统会产生大量的数据，需要加工、保存、备查。而管理系统一是不能长期保存批量数据;二是不能保存其它管理系统的数据。这样档案管理系统就需要其备数据处理功能、提供利用功能、数据儲存功能的能力。建设这样的档案管理系统，是十分必要的。建立网络档案管理系统有利于各专业管理系统的正常运行;档案管理系统接收各专业管理系统的数据后，专业管理系統数据压力减轻，有利于系统的正常运行;档案管理系统接收网络内专业系统的归档数据有利于数据的完整齐全;建立档案管理系统减轻专业系统的压力，档案的提供利用和安全保存有了可靠的保证;建立网络档案管理系统有利于档案工作的健康发展，有利于网络建设的节省和正规化发展，避免重复建设，重复投资。

总之，在信息化建设的道路上，走什么样的道路，采用什么样的模式关系到档案工作的健康发展，也关系到网络化建设中数据的安全，资源的利用，投资的精确，是一项：必须认真研究的工作。建设档案管理系统应从信息化建设的高度，建设-一个综合性网络平台的档案管理系统才能实现真正意义上的资源共享，实现全方位的档案资源保存和提供利用。