民营企业档案管理存在的问题及建议

白力宏

摘 要：民营企业是社会主义市场经济的构成要素之一，民营企业档案不仅仅是企业自身的资产，更是社会经济的无形资产。本文将对民营企业档案管理工作中存在的主要问题及建议进行深入研究和探讨。对民营企业档案管理的主要问题提出一些建议和对策，使档案管理可以成为民营企业运行过程中便捷、有效的辅助工具。

关键词：民营企业；档案；问题；建议

民营企业档案是过去各项生产、经营活动中形成的对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，它反应了企业成长与发展的历程，是企业的重要资产和信息资源，是企业管理的基础，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的凭证，也是国家档案资源的重要组成部分。

企业的档案管理具有一定的社会性，并不是完全的“私人行为”，也不是可有可无的，而是要受到《档案法》的约束。我们应该明白，档案工作具有“存真求实、鉴往知来”的独特功能，做好企业档案管理工作是企业自身发展的客观需要，不仅是权利，也是义务，是长期受益之事而绝非短期权宜之计，尤其是要创建百年企业，档案管理更是必不可少。

1 民营企业档案管理存在的主要问题

民营企业在创业之初，或者因为怕政策有变，缩手缩脚，或者因为创业艰难，顾及不暇，往往忽略了档案管理，哪怕是政策愈加开放透明的今天，仍然有些企业的档案意识薄弱。多数民企都没有与政府档案部门建立起联系，不少企业根本不知道如何"下手"管理档案。档案管理不善给企业带来诸多困扰和麻烦是普遍存在的问题，这种 "干旱"煎熬之苦的滋味，开始让民营企业发现，企业档案也是我们在市场经济的大潮中得以生存和发展的"本钱"，不管好要吃亏。

大多数企业都认为档案工作对企业管理非常重要，有必要建立健全档案工作管理体制。但按照现代化、科学化管理档案的要求，现阶段我们还存在一定的差距，具体问题在于档案工作开展并未形成适应本企业管理模式的，真正满足生产一线需求的档案管理规章制度。这一问题主要表现在两个方面：一是业务部门没有把档案工作纳入部门职责范围，档案虽有专人管理，但是人员的专业性，分类清晰度和科学性，收集资料的完整性，方法的简洁性，排列编号的规范性，特别是采用现代化管理手段，实行集中统一管理的电子化等方面存在严重不足；二是在日常活动中形成的大量档案均分散保存。职能部门对企业的调查论证、申报立项、洽谈协议、审批登记等档案大多掌管在相应的经办人手中，未能及时归档，有的即便归档也不注意归原件而是复印件。随着人员的流动，办公场所的搬迁，上述问题随时都有可能导致档案信息资源部分流失。

2 档案现代化管理与利用工作的对策

一个企业要稳定持续地发展，应该方方面面都好，都协调发展。企业做一天算一天，无所谓档案管理。而真正要把企业做好，将科学发展和基业长青设定为企业的奋斗目标，那档案工作就非常重要，不可缺少。针对目前民营企业工作存在的问题和对档案管理现代化应具有的前瞻性意识，提出以下的解决思路和途径，进一步加强民营企业档案管理工作：

2.1 强化宣传 文化先行

广泛深入宣传《档案法》、《辽宁省档案管理条例》；利用企业网站、微信公共平台，宣传档案利用实例，正反方面的典型经验和教训，树立民营企业的档案意识，让经营者充分认识档案工作的重要意义，使其为企业的发展服务，要充分认识民营企业档案的重要性。不断强化档案意识，并将此项工作作为企业文化的组成部分，向全员灌输渗透。建立起与时代合拍的档案意识，切实转变对档案重管理轻利用、封闭保守等思想观念，使档案工作适应知识经济时代的需要，适应社会发展的需要。

2.2 加强培训，组织保障

邀请档案局专业人员，举办档案管理人员培训班，加大培训工作力度，提高档案管理专业人员的素质，以带动全集团档案管理水平的提高。档案管理现代化也是不断完善深化的过程，在这一过程中，始终要依赖于档案工作人员素质的提高。档案工作人员素质的提高，应包括思想意识、知识结构和操作技能等内容，还要尽快培养既懂专业知识，又懂信息技术复合型人才。

同时要建立起以总裁、总经理亲自挂帅，分管领导主管，档案室具体负责，各职能部门协助的档案管理工作网，要把档案工作作为集团管理的一项重要内容纳入年度目标并作为主管领导年终绩效考核的标准。企业内部有序的管理和良性循环机制是关键性因素。民营企业可以依据自身档案材料情况，根据企业发展的需要，重新修订部分档案的归档范围和保管期限。例如：企业的合同及证照档案的归档范围和时间，企业可根据实际生产需要自行调整。在档案管理体系上可以设置两级档案管理体系，由公司综合档案室和各部门组成，除了档案室设置专业档案人员，还可以在各部门设立兼职档案人员，这样一来保证了档案工作以企业为重心，服务于企业生产。

2.3 加快档案管理现代化建设，重视档案管理的标准化、规范化

要加大资金投入，做好各项基础工作，加强档案的标准化、规范化管理，不断提高档案管理的现代化水平，充分发挥档案的作用。要积极营建档案资源共享的环境，充分利用现有的档案资源，实现档案资源的合理配置；要以档案信息化建设积极推动档案工作的标准化、规范化，有效发挥档案的信息功能。要力争在短时期内实现，电子文件归档，数据库建设，电子档案的接收等档案信息化建设。

3 结语

总而言之，通过分析民营企业档案管理工作的现状及存在问題，进而得出民营企业档案管理工作的措施。民营企业档案管理的特殊性和复杂性决定了还有很多问题有待深入研究和探索，时代在发展，改革的脚步也将不会停止，对民营企业档案管理的研究也必定不断深入，逐步完善。

参考文献

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[2]李玮.关于民营企业档案工作的思考[J].黑龙江档案.2013（3）

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