文书档案在办公室工作中的收集与归档管理

◎朱乃观

文书档案在办公室工作中的收集与归档管理

◎朱乃观

对于办公室工作人员，文书档案的收集以及归档工作属于基础性的工作内容，但是在实际的工作中却又有着十分重要的作用。而在当前的社会发展过程中，文书档案工作变得较为复杂，同时其重要性也越来越突出。因此，对于工作人员而言，需要在如何提升工作效率上拓展思路，进而更好地收集和归档。本文结合文书档案收集和归档的作用分析当前工作中所出现的问题，提出对应的解决对策，希望能够为办公室工作人员提供一定的参考价值。

在工作中，文书档案作为记载各种事件发生的过程、处理问题的方式以及规范管理的重要工作，它在办公室中具有不可替代的价值。在日常工作中，文书档案将收集和归档管理的工作结合在一起，使得这项工作具备服务性和技术性的双重性质。随着时代不断发展，各个单位对文书档案的工作有较为清晰的认识，并且也在通过一定的方式不断提升文书档案工作的工作效率，进而使得文书档案在工作中能够收集更具真实性与完整性的档案资料，并能够为开发档案资料以及利用档案资料提供帮助。由此可知，文书档案工作在办公室的日常工作中需要给予高度重视。

文书档案在办公室工作中的收集与归档管理的主要作用

在我国多数的企事业单位中，文书档案的工作集中在收集与归档各种档案资料方面，这也是文书档案工作人员的重要工作内容之一，通过科学的方式收集以及归档各种档案资料，可以为企事业单位实施档案管理工作提供帮助，同时也是便于人们开发和利用档案资料的重要基础。（胡玲,温瑜.清代苏州文书档案管理人员与现代苏州文书档案管理人员的对比分析[J].办公室业务,2017,152(05):185-186.）由此可知，在办公室日常工作中，文书档案的工作具有重要作用，即通过收集、整理和归档之后，能够将企事业单位的工作情况进行详细统计以及记载，同时也便于企事业单位在发展中能够不断总结经验，进而为企事业单位发展、做出决策等提供参考价值。此外，在我国的企事业单位中，档案资料主要包括：决议、会议纪要、请示、谈话内容、批复以及报表等文件材料，在收集过程中要保障其真实性以及完整性，对今后发展以及战略调整提供支持。

文书档案在办公室工作中的收集与归档管理存在的问题

收集与归档的观念落后。长期以来，我国传统档案管理的工作没有受到高度重视，进而使得文书档案工作在办公室中没有科学指导，这就导致工作人员对档案资料的收集、管理以及归档工作的观念不强，导致在实际工作中出现许多问题，例如只是重视一些红头文件，对于一般性的文件没有及时进行编号和处理，从而导致归档的档案和资料出现质量不高的问题，正是在这一落后的管理观念指导下，文书档案工作没有发挥出重要的价值，需要及时进行改进。

文书档案在办公室工作中的收集力度不强。正是由于管理人员对档案的收集以及归档工作的观念较为滞后，导致办公室中的工作人员没有提升收集资料的能力，进而使得许多资源出现丢失的情况。例如在档案管理中出现不规范的情况，许多资料呈现出混乱的局面，此外，还有的档案资源没有得到就及时归档，（李月娥,周晓林,贾玲等.数字校园背景下高校文书档案在线归档模式与实践探索——以中国矿业大学档案馆为例[J].档案与建设,2016,09(04):28-31.）或者出现档案资料缺失或杂乱无章。再者，运用传统档案的归档方式已经难以适应当前的复杂和多样化的资料收集工作，因此，工作人员在日常工作中就会耗费大量的时间，而且档案资料还会出现缺页或者是断章等不完整的问题，进而会影响单位的其他工作，例如做出重要的发展战略时，缺乏对应的可靠资料进行参考等。

文书档案归档资料收集不够全面。从日常的办公室工作中可知，在档案管理过程中经常发生的事情就是档案资料出现不全面的情况，主要是收集过程中并没有全面展开工作，因此，当人们在使用过程中就发现许多重要的资料不全面。此外，由于档案资料所涉及的内容较为广泛，而在较为落后的收集和归档方式下，直接导致档案资料出现不全面的情况，这就使得文书档案的资料没有较高的参考价值，在今后的工作中需要采取有效措施进行处理。

文书档案在办公室工作中的收集与归档管理的强化对策

加强档案管理人员培训力度。第一，对于档案管理人员而言，需要不断学习现代化、科学化的管理方式来提升文书档案收集与归档的成效。档案管理人员需要定期接受专业知识培训，进从而更好地提升管理能力；第二，建立现代化的档案管理模式，例如借助于先进技术而提升档案收集和归档的效率，同时也可以提升档案资料的完整性以及真实性；第三，提升工作人员的工作责任心，并能够充分运用现代化的管理方式优化档案资料的收集以及归档，保障文书档案工作有序进行，进而更好地发挥出文书档案资料对单位工作的积极作用。

构建健全的档案收集和归档管理制度。对于档案管理工作而言，需要一套良好的制度给予保障。因此，企事业单位在实践工作中要不断总结经验，从而建立科学的制度，进而提升档案管理工作的效率。例如在收集资料时，工作人员要做到及时性，而归档工作中则需要结合资料内容进行科学分类和整理，便于人们在查询资料以及开发中能够顺利找到对应的资料，更好促进文书档案工作在实践工作中发挥积极作用。此外，通过制度化的方式进行管理，能够提升文书档案的规范化水平。

保证档案资料收集全面。这主要针对当前档案资料收集方面所出现不全面的情况，因此，需要专门的机构对收集人员进行指导，例如从收集资料的过程给予帮助，同时还可以定期对工作人员所收集的资料进行分类处理。此外，还需要不断更新收集资料的方式，即由“坐等上门”变为“主动上门”方式，促使档案资料收集完整性，并且在预防文书资料出现失真和不全面的情况也起到重要作用。

由于文书档案工作在办公室的日常工作中有重要作用，所以在收集与归档资料方面应予以高度重视，特别是面对当前所出现的问题时，要想方设法找出对应的解决方式，从而使档案资料的收集以及归档工作能够得到进一步优化，使文书档案管理工作能够获得质的飞跃，进而能够为单位的发展以及做出战略决策等提供最真实以及最完整的参考资料。

（作者单位：福建省柘荣县人民政府经济研究中心）