如何构建重点工程建设项目档案管理体系

◎林龙霞

如何构建重点工程建设项目档案管理体系

◎林龙霞

只有规范化的管理档案收集和整理、归档和移交，才能够保障更为高效的项目档案管理工作。基于此，文章论述了如何构建重点工程建设项目的档案管理体系。

建设工程重要的一部分组成、验收建设工程质量的重要依据即工程建设项目档案。由于重点工程建设项目涉及极广，因此会产生种类繁多和数量庞大的工程档案，怎样建设档案管理档案体系是相关人员需要思考的问题。

相关规章制度的构建

针对重点工程建设项目档案管理，国家制定了相关的技术标准、出台了相关规范性文件，起到了一定的指引和规范作用。但在实际应用和执行这一些标准和规范时，因有众多的参建单位，涉及极广泛的专业，建设周期较短，而当前的出台的技术标准以及规范又无法将当前的档案管理问题全部解决，所以建设单位应根据已制定和出台的技术标准和法规性文件，同自身建设的具体情况相结合，采取更有针对性的档案管理方针。并明确规定工程竣工档案的归档方式和归档时间、归档要求和归档套数、归档范围和归档依据、移交方式和验收方式，这样能够更为规范地管理项目竣工的档案资料，从而给参建单位提供一定的参考标准和依据。

在建设重点工程时，很多参建单位只注重工程实施的进度以及项目的资金情况，而没有重视档案工作，因此在施工中没有安排专人收集以及整理档案资料。当工程竣工时，其无法将竣工档案资料移交给建设单位，从而无法保障准确和完整以及齐全的工程档案，致使许多重要档案资料流失。针对以上问题，档案管理部门在对工程竣工档案管理的条款进行制定时，应在合同管理当中纳入工程档案管理，并严格地对惩罚措施以及归档标准进行要求。与此同时，应要求工程决算时有档案管理部门的负责人员签字，假如档案管理部门的负责人没有验收工程竣工档案，那么财务部门应当放弃给予决算的打算。

相关管理体制的构建

重点工程建设项目的参与单位众多，包括监理单位和施工单位以及设计单位，由于工程档案有极为广泛的来源，所以在档案管理工作上，项目建设参与的各单位有明显差异存在。较多建设单位因没有将档案管理工作网络建立起来，因此无法对参建单位的档案工作实行检查和跟踪指导，也无法监控整体的工程档案，导致工程档案资料的归档和立卷、整理和收集无法同步于工程建设，不能保障规范和齐全以及完整的竣工档案。

为了确保更为准确和完整的工程档案，确保案卷质量同相关标准相符，档案管理部门的人员应强化管理，将完善的工程档案管理工作网络建立起来，制定档案管理工作的责任制，明确各部门和人员的责任。作为总工程师和领导应充分发挥自身的监督作用和组织协调作用；作为工程技术人员，应同每个部门的管理资料人员配合，做好收集整理工程技术资料的工作，并移交归档到档案管理部门；作为档案管理部门，应负责给工程档案进行分类和编目。此外，不管是施工单位和监理单位、设计单位和勘察单位都应将自身范围内的档案工程管理工作做好，保证工程档案的质量。

通过档案工作网络，档案管理部门可针对档案管理工程给参建单位进行定期指导以及监督，向参建单位的档案管理人员以及工程技术人员发放相关的标准和制度，并通过培训以及召开会议等方式，将监理单位以及施工单位的档案工作职责明确下来，让参建单位正确认识档案管理这一工作。

档案管理基础设施及管理系统的构建

设施建设和基本设备以及档案库房建设都包括在基础设施建设当中，重点工程项目构建档案管理体系的必要条件即基础设施的建设。因此档案管理部门应通过调查得出数据，并以此为依据对科学合理的档案库房进行设计。在进行选址时，要做到以下几点：不能用到水喷淋灭火系统的消防联防装置；给水管道和排水管道不能从库区穿过。此外，站在档案库房的安全角度以及防火防光角度考虑，应将防火防盗门安装到库房中。还有，假如建设单位有足够的条件，可将档案密集架安装到档案库房，确保空间得到最大限度、最合理化的利用。在建设硬件设施设施时，档案管理部门应对加湿器和空调、防盗报警设备和库房温湿度控制设备进行配备。与此同时，为了更好地进行现代化管理，应采购一些必要的硬件设施。

现代化档案管理基础即管理系统建设，随着时代的发展，信息技术的应用，数字化的档案资料管理已成为必然趋势。所以，档案管理部门应同自身档案管理工作的程序和工作特点、基本模式和信息需求以及档案分类情况相结合，实现数字化的档案整编和档案接收、档案鉴定和档案编研、档案库房管理和档案跟踪管理，这样才能不断地提升档案管理的水平。

人才团队建设

要以人为本，把人才队伍的建设、人才素质的提高放在首要位置，不断地使档案管理人员的业务素质以及政治素质提高，只有这样才能够保障工程项目的档案质量。因重点工程项目的档案管理，要把门类不同、专业不同、载体不同、单位不同的技术工程资料组合成为便于查询且能够紧密联系的工程竣工档案，因此对专业人才提出的要求较高，要求其不仅要掌握一定的系统控制知识，还要有一定的业务素质。所以，档案管理部门应根据专业结构对应用型管理人才进行选拔以及配置。另外，为了能够让档案管理工作同步于工程建设，同步于工程竣工验收，不断地使档案管理人员和工程技术人员的档案管理编制水平和移交水平提升，管理者应组织档案管理的培训班，并针对性的给档案资料管理人员实行相关的业务培训，让其明确项目工程竣工档案的具体内容和归档范围以及技术要求，从而更为规范的开展项目工程建设的档案管理工作。特别是要通过培训的模式，让相关的档案管理人员将竣工档案的验收标准和验收时间以及验收步骤掌握，并不断地提升自身的专业技术水平以及业务素质，只有这样才能够保障档案管理工作的整体水平。

工程项目建设的质量保障即项目的档案管理，项目的档案管理能够直接影响到工程项目的竣工和运行，因此相关人员要引起足够的重视，才能够提升档案管理的整体水平和质量。

（作者单位：福建柘荣经济开发区管理委员会）