新时期学校档案管理工作面临的问题与对策

◎卓淑芳

新时期学校档案管理工作面临的问题与对策

◎卓淑芳

伴随着社会的不断发展变化，学校档案管理工作必然需要随之发生相应的变化。然而，在现实中由于各种主客观因素，许多学校对于档案管理工作并没有引起相应的关注和重视，进而导致学校档案管理工作面临诸多问题。在新时期如何对学档案进行规范管理，已经成为当前的一项重要研究课题。因此，本文将介绍学校档案管理工作内容、积极意义以及存在问题的基础之上，提出针对性的优化策略，以期可以真正提高学校档案管理水平。

学校档案作为学校教学活动、人才培养、日常管理以及各项社会活动的直接记录，不仅真实反映着学校发展的客观情况，而且是教育主管部门全面了解广大学生发展的真实客观依据，同时也是广大中小学教师职业生涯发展中的基础性工作。伴随着社会的不断发展变化，学校档案管理工作必然需要随之发生相应的变化。然而，在现实中由于各种主客观因素，许多学校对于档案管理工作并没有引起相应的关注和重视，进而导致学校档案管理工作面临诸多问题。在新时期如何对学校档案进行规范管理，已经成为当前的一项重要研究课题。因此，本文将介绍学校档案管理工作内容、积极意义以及存在问题的基础之上，提出针对性的优化策略，以期可以真正提高学校档案管理水平。

学校档案管理工作的主要内容

档案收集。档案收集作为学校档案管理工作的主要基础，是学校档案管理工作根据相关管理规定，将学校日常教学活动中产生的各种资料收集起来，并从中筛选出具有保存价值的档案资料，并将其统一存放到学校档案室。

档案整理。档案整理是在档案收集工作的基础之上，根据一定的分类标准对收集的档案进行科学整理的过程，并对其进行基本的分类组合并编目，以实现学校档案管理工作的科学化。

档案鉴定。在完成档案收集和档案整理的工作之后，学校档案管理工作人员需要分析和确定各种档案本身所蕴含的不同价值，并对其进行分类管理，进而为档案的开发和利用奠定基础。

档案保管。档案保管是指学校档案管理部门采取各种有效的档案保管措施，从而尽量防止和克服各种各样客观因素对档案造成的损害，以保证学校档案资料的完整性，是学校档案管理工作的重点。

档案的开发和利用。开展学校档案管理工作的根本目的在于实现对档案的有效开发和合理利用，以期可以为学校建设发展、教师职业发展以及学生升学就业提供可靠的、重要的参考资料。

新形势下不断加强学校档案管理工作的重要意义

有利于提高学校管理水平。新形势下不断加强学校档案管理工作，不仅可以帮助学校管理者可以全面客观的掌握学校的发展和变化情况，从而可以从档案中发现学校发展中存在的各种问题，并及时采取针对性措施来解决这些问题，以便可以提高学校的教育管理水平。与此同时，由于学校档案信息资料中包括了许多各种先进的办学成果和先进事迹，从而可以在各类评估评先工作中让评委得以更加全面客观的认识学校实际状况，进而有助于帮助学校更好地获得相关专家的认可和好评。

有利于提高学校工作效率。学校档案管理可以帮助教育部门和学校领导更加全面客观的认识一线教师的日常教学工作实际情况，及时掌握学校在校期间的学习表现，发现学校发展过程过程中存在的各种不同类型的问题，从而更好地提高学校工作效率。与此同时，档案作为师生之间以及校师之间的沟通桥梁，各种各样的问题如出勤情况、职称职任、学习态度等可以及时的反馈到相关管理部门，从而推动学相关管理部门可以在第一时间了解学校各种情况。

当前学校档案管理工作中存在的主要问题

档案工作作为学校整体发展的重要基础性工作之一，其管理水平的高低在一定程度上影响着学校教育质量。然而，在现实中由于各种主客观因素，一些学校的档案管理工作存在着各和各样的问题，进而影响其应有功能的发挥，同时也妨碍了学校的可持续发展。

学校档案管理意识淡薄。长期以来，由于学校的主要任务是教学，认为学校的主要工作任务在于搞好教学管理工作，进而使得学校教职工对于档案管理工作的意识较为淡薄，甚至将其简单直接为只是收集和储存一些档案信息资料，对于学校档案管理工作普遍抱着“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的态度，认识上的局限性使得学校档案管理工作难以真正落到实处。与此同时，在社会上同样没有形成良好的社会氛围，进而在严重阻碍学校档案管理事业的健康发展。

高素质管理人才缺乏。通常而言，由于学校没有重视档案管理工作，对其缺乏足够的支持力度，进而使得学校档案工作机构的设立、人员配备等方面难以得到有效的支持。目前学校档案管理工作中一般很少配备有专职的档案工作人员，而大多是由其他老师兼职，而这些老师本职工作原本就重再加上不具备扎实的档案知识，从而使得他们工作热情不高，甚至不愿意兼任档案管理工作，因此许多学校档案管理工作人员不得不频繁换人，造成学校档案管理工作人员的综合素质不高。事实上，学核档案管理在本质上是一项相对复杂且需要一定耐心的工作。

缺乏完善档案管理制度。目前，档案管理制度不够完善在一定程度上影响着学校档案管理工作的顺利开展，由于许多尚未根据《档案法》建立起相对完善的学校档案管理工作制度，使得学校档案管理模式仍然停留在传统落后的“粗放型”管理模式，学校档案日常管理工作带有很大的“随意性”，难以真正将档案管理工作的积极作用在学校发展中充分发挥出来。此外，虽然有的学校已经根据国家有关部门的相关要求建立起学校档案管理制度，然而在现实工作中却由于各种主客观因素难以真正的将档案管理制度落实，从而导致管理制度形同虚设。

档案管理工作信息化低。自从进入互联网时代以来，信息化管理已经发展成为档案管理工作的主要趋势。然而，在现实中由于观念问题、资金问题以及人才问题严重阻碍着学校档案管理工作信息化建设的发展,进而使得学校档案管理工作仍然停留在传统工作模式。信息化时代下，要想真正推进信息化建设首先需要配置相应的软硬件设施，这是进行档案信息化建设的前提条件，同时软硬件设施的质量和水平在一定程度上也直接决定着档案信息化建设的成败。因此，学校在开始档案信息化建设阶段就必须投入较大的资金以购置基础性的设备及软件，然而这些先进的设备及软件的价格较高，而学校对于档案管理的资金投入有限，主要依靠财政拔款，资金投入不足必须阻碍着学校档案管理信息化建设的进度。

新形势下学校档案管理工作优化策略

加强对档案管理工作的重视。从上述的分析我们可以看出来，落后观念已经在一定程度上影响着学校档案管理工作的可持续发展，要想真正推动学校档案管理工作的健康发展，就需要观念先行，改变错误观念，真正认识学校档案管理工作的重要作用，树立正确的档案管理理念，在思想和行动上不断加强对学校档案管理工作的重视力度,并且在学校教育管理实际工作中严格落实。作为学校档案管理工作的直接领导者和责任人，学校领导必须主动更新观念，在思想上树立对档案管理工作的重视,并对学校档案管理工作积极负责，将其提到正确的位置上来。另外，学校领导还应根据国家相关法律法规的要求，立足于学校的实际情况，认真梳理学校档案管理工作的各项流程，并及时查漏补缺，从而促进学校档案管理工作的可持续发展。

不断加强档案工作宣传力度。通过上述的分析我们不难看出，学校领导和教职工对于学校档案工作认识不足，一定程度上制约着学校档案管理工作的顺利开展。因此，教育主管部门和学校领导必须重视并加强对于档案管理工作的宣传教育力度。首先，应积极组织广大师生参加各种档案宣传活动，促使他们对于档案的认识得到及时更新，使他们强化档案意识，从而在日常工作中可以积极配合学校档案管理工作的开展，还可以组织相关档案专家进校向师生宣传档案的价值和作用，使广大师生对档案本质有更深刻的认识，进而为实现学校档案管理工作的顺利开展发挥积极的助推作用。此外，还应加强对《档案法》和学样档案管理制度的宣传教育力度，从而不断提高广大师生尤基是档案管理人员的法律意识、责任意识、规范意识，从而有效推动各项规章制度得以严格执行，从而保证学校档案管理工作得以规范高效地进行。

构建信息化的档案管理模式。正所谓：工欲善其事，必先利其器。要想在信息化时代之中做好学校档案管理工作就必须需要配置相应的软硬件设施，这是进行档案信息化建设的前提条件，这就要求我们必须不断加大对学校档案管理信息化建设的资金投入力度，以真正确保其得以正常进行。首先，应该多途径的加大对信息化建设的资金投入力度，将更多的资金向学校档案管理倾斜，逐步加大对学校档案管理的资金投入比例。其次，应不断扩展资金来源渠道，因为单纯依靠学校是难以完成学校管理信息化建设工作的，学校可以采取相应激励机制引进外部信息化建设资金。最后，相关教育主管部门可以通过建立地区学校档案管理信息化系统的方式来解决各个学校资金不足的问题，更好的推动档案管理信息化建设工作。在配置好软硬件设施的基础之上，还应当推进先进的档案管理模式，不断提高学校档案管理水平。

建立健全学校档案管理制度。管理制度作为各种工作开展的重要行为准则和规范指导，在实际中对于工作的顺利开展发挥着十分重要的示范引导作用。在教育改革不断深入发展的现代社会，学校需要开展、组织和参与的活动日益增多，这也必然会导致学校档案管理工作的日益复杂化。面对这种发展变化，这就要求学校必须树立以制度管事、管人的正确的学校档案管理工作理念，结合学校发展实际情况，不断完善学校档案管理制度，对学校档案管理工作涉及到所有工作进行科学合理的规范，并且认真梳理学校档案管理工作的各项流程，并及时查漏补缺，从而促进学校档案管理工作的可持续发展。此外，学校应建立起严格的档案管理责任制度，工作人员的责任明确，提高其岗位意识，并在工作实际中严格监督，在发现失职、渎职现象时，应及时根据相关管理制度做出相应的惩罚，反之如果学校档案管理人员出色完成工作任务时，做出相应的奖励。

提高档案管理人员综合素质。可以说，人的因素在学校档案管理工作中发挥十分至关重要的作用，工作人员的综合素质在一定程度上影响着学校档案管理工作能否顺利开展，并且对学校的后续工作也起到非常重要的影响。在社会分工日益细化，技术、管理日益复杂的时代背景之下，档案管理工作发生了变化，每一个工作环节都需要相应的理论知识和操作技能，这就对于学校档案管理工作人员的综合素质提出更高的要求。因此，这要求学校必须重视并不断提高档案管理人员综合素质，可以从以下几个方面入手：首先，学校领导应该正确认识到学校档案管理工作的重要作用，不断加大优秀人才的引进力度，招聘时应注重人才的专业学科背景，吸引更多的档案优秀人才参与到学校档案管理工作中来。其次，应加强对学校在职档案管理人员专业知识进行培训，从而培养出一大批具有先进档案管理知识，且熟练掌握计算机技术、网络信息技术和数据库技术的综合型人才，以便更好地促进学校档案管理水平的提高。另外，学校的档案管理工作人员应坚持主动学习和终身学习的意识，主动学习各种先进的档案管理知识，进而不断提高自身的档案管理专业能力。

档案工作作为学校整体发展的重要基础性工作之一，其管理水平的高低在一定程度上影响着学校教育质量。信息化时代背景下的学校档案管理工作已经发生了巨大的变化，同时伴随着机遇和考验,这就要求我们必须坚持与时俱进的发展理念,不断加强对学校档案管理工作的重视力度、加强档案工作宣传力度、积极构建先进档案管理模式、建立健全学校档案管理制度、提高档案管理人员综合素质，从而确保学校档案管理工作规范、高效、科学地进行，从而为学校自身的可持续发展提供保障。

（作者单位：福建省莆田市秀屿区教育局档案室）