政府机关档案管理工作探讨

文/李舒啸，牡丹江市人民政府政务信息化中心



政府机关档案管理工作探讨

文/李舒啸，牡丹江市人民政府政务信息化中心

政府机关档案管理工作是各级政府推行政令的重要工具和提高工作效率的必要条件,直接关系着机关工作的连续性和总体水平。但是，现阶段我国地方政府在该方面还存在很多问题，影响了档案管理工作的质量。基于这种情况，相关工作人员应对自己在工作过程中所遇到的问题进行分析，以探索出有效的改善措施，从而提高档案管理水平。

地方政府；机关档案；档案管理

在地方政府各种工作中，档案管理工作是其中重要的组成部分，也是地方政府推行相关政令与政策的重要辅助工具，对工作的连续性能够产生直接的影响。如果地方政府想要处于高效运转的状态，就必须要保障档案管理工作的规范性、准确性。目前，我国地方政府在档案管理方面有了很大的改善，也获得了一定的成果，然而也存在很多影响因素，无法使档案管理工作得到进一步突破，这便需要我国相关工作人员对其进行深入分析和探讨，找出突破的方法和措施。

1 地方政府机关在进行档案管理时所存在的问题

1.1 档案管理人员方面的问题

在地方政府机构当中，能够成为正式档案管理员的人已经具有该岗位要求的基本素质和能力，这些人员的文化程度也相对较高，在待遇方面也较为理想，使其所完成的工作都具有较高的质量[1]。而一些非正式的档案管理人员，由于只是临时员工，缺乏一定的归属感且待遇较低，在工作方面缺乏积极性。并且，这些非正式的员工在文化程度、专业素质和能力等方面都较差，对档案管理工作会产生严重的影响，从而降低了工作的效率与质量。

1.2 缺乏对档案管理工作的重视

很多地方政府当中领导人和相关工作人员都缺乏对档案管理工作的认识，不了解档案管理工作真正的内容。档案管理人员通常都是将所得到的材料进行简单的保管，认为只要材料不丢失也就算是完成了档案管理工作[2]。此外，很多档案管理人员还身兼多重身份，使得地方政府机关当中缺乏专职的档案管理人员，这也是导致档案管理工作质量较差、效率较低的重要因素。总体来说，上述情况的产生主要还是因为相关工作人员对该工作的重视程度不够。

2 改善地方政府机关档案管理工作的有效对策

2.1 加强档案管理人员的建设

所有参与档案管理工作的相关人员都应该拥有同等的待遇，有了待遇的保障就能够稳定工作队伍，提高工作人员的工作积极性，以担负起其所能够承担的任务与职责。另外，地方政府还应当对档案管理人员进行培训，以确保管理工作的先进性，从而有效提高管理人员整体管理水平。

2.2 提高相关工作人员的重视

提供工作质量最有效的方法就是提高工作人员对其的重视程度。为了使档案管理人员和相关领导能够真正认识到该工作的重要性，不仅要加大对该工作宣传力度，还应当将该工作以文件的形式下发给相关领导和管理人员，从而切实提高其对于档案管理的重视。

3 地方政府机关档案管理工作需要重点加强的地方

3.1 档案管理标准

针对当下档案管理工作体系的不健全、整理的不规范等问题，应当对地方政府机关中的档案管理工作实施统一的管理标准。因此，地方政府应当制定较为完善的管理制度，如保管、保密、借阅等制度[3]。所实行的制度还应当进行细化，从工作当中的每一个细小环节入手，使每一步的工作流程都有具体的规范和标准。

机关部门在有了完善的制度后，还应该根据各个部门的实际情况，制定具有针对性的工作原则、手段等，从而不断扩大其工作的范围，不断丰富和充实档案内容，并对一些具有价值的档案内容进行处理，以提高档案案卷的质量。在管理档案时，应当将各类档案按照某种规律和要求对其进行分类管理，对于一些具有特殊性质的档案，应当进行特殊处理，并派专人进行管理，避免出现档案材料泄露的情况，从而给地方政府部门造成损失。

此外，我国地方政府还应当认真落实我国所出台的相关法律，在这些法律基础之上结合地方政府的实际情况，制定具有一定可操作性的相关法律条例，使档案管理工作真正能够做到有法律可依。

3.2 档案管理手段

现阶段，我国已经进入到了信息化时代，档案管理方式也应该进行相应的转变，充分发挥信息化时代下先进档案管理手段的优势。

由于相关技术的不断发展，我国地方政府也在建设相应的系统和平台，提高了财政在该方面的投资力度，开发出能够满足地方当下档案管理的系统软件。档案管理人员还应对档案进行处理，使其所有的数据信息资料都转变成数字信息，再对这些数字信息进行存储和处理，形成电子信息档案[4]。

对于很多档案信息来说，其应该是动态的和开放的，由于档案管理都是通过相关的系统和平台进行管理，只需要通过网络的连接就能够实现档案信息的共享，便于相关工作人员了解相关的档案信息。与此同时，还应当建立相应的安全措施，避免出现档案信息外泄给地方政府造成不必要的损失。此外，我国地方政府还应当加大在档案管理方面的资金投入，以保障其基本设施的建设，从而为档案管理工作提供方便，提高档案管理工作的效率与质量。

4 总结

总之，在地方政府中，档案管理是一项既基础又重要工作，能够为其他部门的工作提供所需要的档案信息资料，所以我国地方政府应当重视该项工作的质量。档案管理工作质量的提升不仅能够促进地方政府的发展，还能够充分发挥其本身的作用，成为地方政府在工作中的重要依据。为了能够使档案管理为地方政府其他部门提供更好的服务，应探索出更多完善档案管理工作的方法和措施，从而促进我国地方政府的整体发展。

[1]张海燕.机关档案管理工作创新研究[J].城市建设理论研究(电子版).2017(11).

[2]陈伟.谈机关档案管理工作存在的问题及对策[J].中小企业管理与科技(中旬刊).2016(12).

[3]栾尚威.在网络环境下如何开展机关档案管理工作[J].黑龙江档案.2016(06).

[4]邸志红.机关档案管理工作面临的问题及应对路径[J].黑龙江档案.2016(06).

[5]刘静.机关档案管理由实践引发的思考[J].办公室业务.2016(08).