新形势下事业单位档案管理的改革分析

2017-12-25谢威鹿邑县人力资源和社会保障局

新商务周刊 2017年12期

文/谢威，鹿邑县人力资源和社会保障局

新形势下事业单位档案管理的改革分析

文/谢威，鹿邑县人力资源和社会保障局

档案管理是事业单位中一个非常关键的环节，其中包含着商业机密和个人信息等资料，因此，要进行严格的管理。但是，从目前事业单位档案管理的现状来看，普遍存在着不规范和不科学等问题，需要对其进行改革以促进管理的完善。本文论述了新形势下事业单位档案管理存在的问题，并提出了相应的改革措施。

事业单位；档案管理；改革措施

引言

事业单位属于一种公益性组织，事业单位的档案管理对地方及该单位在社会经济中的发展地位有着重要的促进作用。但是目前，事业单位档案管理中存在着一些问题，要想解决这些问题，实现档案管理与现代社会发展脚步的相适应，一定要采取科学有效的措施进行改革，促进事业单位档案管理工作的顺利开展。

1 事业单位档案管理中存在的问题

1.1 对档案管理缺乏重视

档案管理工作在事业单位中属于幕后工作，所以，领导对这方面的管理不是很重视，导致在考核时没有建立完善的考核标准，从而使档案管理工作缺少监督和重视。另外，对于基层的档案管理人员来说，他们只负责档案管理，没有上级领导的命令，他们并没有权利进行改革创新。而又因为上级领导的不重视，监管力度不强，导致工作人员在实际工作中缺乏责任心，对于工作往往是应付了事。

1.2 管理制度缺失

在事业单位的档案管理工作中，完善的管理制度可以为其提供借鉴的标准，其中，自动化在档案管理工作中也起着非常重要的作用。但是，在实际的管理中，由于一些事业单位受传统方式或其他因素的影响，使得单位中缺乏完善的管理制度，也没有针对档案管理人员的培训计划，导致工作效率也不断降。

1.3 管理方法缺乏科学性

随着科学技术的不断发展，信息的处理方式也发生了很大的变化，将其应用在事业单位档案管理中，可以为其提供更好的服务。但是，在一些事业单位中，虽然应用了信息技术，却没有对电子档案进行及时的更新，同时，缺乏相关的技术人员，使档案在管理的过程中缺乏科学性。

1.4 管理人员的专业素质有待提升

事业单位档案管理工作是一项专业性比较强的工作，要求工作人员有较高的专业素质。而且，在实际的工作之中，要求工作人员不仅要具备档案管理的专业知识。同时，还应能在枯燥乏味的工作环境中刻苦努力的工作。但是，在实际的工作中并非如此，由于事业单位的领导对档案管理的工作不够重视，再加上工作环境的枯燥乏味，使得聘请的人员都是兼职人员，这些工作人员不仅不具备档案管理的专业知识，同时在工作中的责任心不强，直接降低了档案管理的工作效率。

2 新形势下事业单位档案管理的改革措施

2.1 建立完善的档案管理制度

首先要建立责任机制，细化管理流程，并且将责任落实到个人，建立相应的责任机制，使档案管理的每个环节都有相关的人员负责，当工作出现误差时，可以追究相关负责人的责任，从而能够提高工作人员的责任意识，进而提高工作效率；其次，要健全考核机制。对工作人员的工作情况进行考核，考核应从定量、定型两个层次，过程、结果两个维度进行，并且将员工的工资和奖金与考核的结果直接挂钩，可以充分调动员工的工作积极性。最后，建立监督机制，单位从上到下建立其监督小组，对档案管理工作进行有效的监督，如果在监督的过程中发现问题要及时采取措施加以解决，促进档案管理工作顺利的开展。

2.2 提升档案管理人员的综合素质

单位要重视对档案管理人员的引进及素质的培养，因此，在实际管理中要做到以下几点，首先，单位要引进具有专业知识和良好素养的人才，对于缺少专业知识的人员要拒绝聘用，以便优化档案管理的队伍，提高管理工作的效率；其次，对于已经上岗的工作人员，单位要定期或不定期的对其进行培训，保证工作人员始终具有先进的管理理念和专业知识，进而促进档案管理工作的革新。最后，注意经验交流，事业单位要与社会企业或者其他单位进行沟通交流，在分享自己的管理经验的同时，吸收其他企业在管理方面的长处，不断促进档案管理工作有效革新。

2.3 加快先进科学技术的开发

在计算机电子信息技术不断发展的同时，对事业单位的档案管理工作也提出了较高的要求，因此，企事业单位要想促进档案管理工作更好的开展，就要加快对科学技术的开发。首先，事业单位应该在扫描的基础上，对档案资料进行数字化的处理；其次，档案的管理人员可以利用先进的计算机软件对电子档案进行分类处理，建立不同类别的数据库，以便使用数据时方便查找，无形中提高了管理的工作效率；最后，要对电子档案进行备份，充分发挥防火墙的功能，避免由于操作失误或病毒攻击导致档案丢失或受损。同时，还要加强对计算机的保护，防止黑客的攻击，保证档案的安全。

2.4 加强档案的多方位管理

事业单位中的档案管理人员应该明确自身的职责，在管理中找好自己的位置，做好自己的工作，认真做好工作中的每一个环节和流程，保证工作的质量，提升工作人员的综合素质。同时，要了解档案管理工作中的各项政策和规定，全方位多角度的对事业单位的档案进行有效的管理。另外，事业单位要建立良好的管理机制和激励机制，做到吸引人才，留住人才，避免人才的流失，真正提高事业单位管理工作的水平。分析与档案管理有关的法律法规，以确定档案管理的范围，促进档案管理沿着更科学更标准的方向发展。