对电力企业档案管理现状的调查

，.达州电力集团有限公司；.达州市档案局

对电力企业档案管理现状的调查

文/陈智敏1肖文武2，1.达州电力集团有限公司；2.达州市档案局

全面深化改革的不断深入，电力企业作为国企改革的重点，改制成为多元所有制形式的股份制有限责任公司。电力企业的生产与经营进入了一个全新的历史发展时期。新形势下电力企业的改革和发展给电力档案工作提供了新的发展机遇，同时也提出了更高的要求。本文从电力企业档案管理工作的现状入手，提出了对调查反映问题的几点建议，希望对今后的电力企业档案管理工作有所帮助。

电力企业；档案管理；现状调查；建议

档案工作如何更好地为电力企业发展服务，这是当前电力企业档案工作人员面临的重要课题。带着这个课题，达州电力集团公司和达州市档案局组成调查队，从今年4月起，历时3个月，走访了达州电业局、达州电力集团有限公司、达州市电力集团有限公司留守处（原达州市热电厂）、罗江水电站、小河嘴水电站、舵石鼓水电站、达州城区供电所等七家电力企业，开展了一次深层次的电力企业档案管理工作调查，发放并收回《电力企业档案管理情况问卷调查表》56份，座谈7次65人，取得了大量电力企业档案工作现状资料。

1 电力企业档案管理工作的现状

1.1 人员素质不高，对档案管理的重要性认识不足。通过对反馈回的56份《电力企业档案管理情况问卷调查表》的汇总分析，有82.5%的同志认为电力企业对档案管理重要性认识不足。档案管理本是电力企业管理工作中不可或缺的组成部分，是企业生产经营活动的原始记录和原始凭证，具有非常重要的作用。走访调查中发现，有的电力企业员工素质低，档案管理人员责任心不强，企业领导重经济效益轻企业管理，总认为档案工作不能给企业带来直接的经济效益，而对档案工作的重要性认识不到位，重视程度不高，在档案管理方面投入不足。

1.2 在建工程中资料收集不及时。为了适应市场经济的竞争环境，电力企业就要不断的扩展壮大，由于电力行业的特殊性，在扩展壮大的同时还必须要满足人们的日常的需求，因此有很多工程都是边生产边扩展。在在建工程的开展前、中、后期都有很多的资料需要收集。调查结果表明，62.5%的同志认为资料收集没有引起足够的重视，工程从开始到结束都没有任何档案人员知晓和参与。调查还发现，小河嘴电站在企业增效扩容的工程中，由于没有档案管理人员参与，工程档案及设备资料基本上都没有及时收集归档。

1.3 农网改造档案资料不齐全。国家先后投入大量资金实施的农村电网改造工程，是提振农村经济发展，改善当前农村电网整体供电可靠性较差、供电能力不足、电能质量不高等问题的一项惠民工程。由于工程覆盖面广、工程量大、施工周期长，这给工程资料的收集和整理带来一定的难度。72.5%的同志认为在工程建设中档案人员没有随时进行资料的收集。工程结束后，一是原始资料无处可寻，二是很多资料都是复印件，致使资料保存难度加大、档案资料不齐全。

1.4 设备档案资料丢失严重。有56.5%的同志认为档案人员参不参加设备验收不影响设备的运行，设备开箱时，没有通知档案人员到场参加验箱，设备档案资料丢失严重。没有档案人员及时收集设备资料，工作人员往往会将资料随意放置，使企业大量的设备资料分散保存，丢失情况十分严重。例如：罗江水电站原有转轮机组全套设备资料两箱，现仅有18张，企业开展设备维护保养要参照查考图纸均已找不到，给施工作业造成很大被动，影响了设备的运转和工作效率的提高，给企业造成了极大的损失。

1.5 档案信息化建设滞后。调查发现，有60.5%的同志认为信息化建设滞后，档案数字化程度不高。个别企业对档案信息化建设投入不足，经费无保障，设备落实，目前还没有开展数字化加工。信息化是档案管理工作的发展方向，也是提高档案管理的有效途径。个别企业没有把档案信息化建设纳入企业信息化整体规划，致使档案信息化建设缺乏必要的资金投入。个别企业虽配备了相关的数字化硬件设施，但利用率较低，数据录入量有限，对档案信息资源的开发利用不足，未能实现整个企业信息资源的网络共享。

1.6 档案管理中存在安全隐患问题。在实地调查走访中发现，全市电力企业档案管理工作还存在以下安全隐患问题：档案库房不符合安全防护的要求。设计布局不合理。例如：有的企业将文书档案库房设置于顶楼，由于承重力的问题，故存放的数量有限，使有效的空间得不到合理的利用。有的库房使用一般的铁门、玻璃窗，仅在玻璃窗外架设了一护栏；有的企业档案库房设置在员工食堂楼上的电力宾馆内，由于没有窗户，长年通风和光照条件不好，地面阴暗潮湿，又未配备灭火设施，一旦发生盗窃、霉变、火灾等事件，后果不堪设想。调查中还发现，原达州火电厂从1949年建立到2008年关停，其文书档案2100多卷、会计凭证2310册、会计报表及账簿750卷一直未移交市档案馆，而经历了数次的搬迁后，已造成了大量的文件丢失。据职工反映，很多关于人员、设备的档案资料都已无从查找。

2 对调查反映问题的几点建议

2.1 着力提高档案人员素质。档案工作人员的高素质是做好企业档案工作的前提和保障。档案管理工作是一项专业性较强的工作，档案人员的素质直接影响着档案业务的工作效率、水平和质量，对提高档案管理工作有着举足轻重的作用。要想做好电力企业档案管理工作，必须重视档案管理人员的培养，通过专业培训、继续教育、进修学习等方式提高其业务技能及专业知识，增强档案管理人员的档案基础知识、基本技能、职业素养、道德素养、管理能力及分析处理问题的基本能力，鼓励档案人员积极参加各级档案部门组织的档案专业技术职称评审，真正具备电力企业档案管理岗位所需的从业资格。要在各个部门设置一名兼职档案管理员，定期对这些档案管理人员进行教育和培训，形成一个全封闭的档案工作网络，打造一支具有严谨细致、认真负责的职业素质和通力协作、运转高效的团队合作意识的档案工作队伍。

2.2 建立健全各项档案管理制度。制度本身就是一种规范。要根据电力企业工作的实际，制定文件形成、收集、整理、运转、编目、立卷、检索、安全保管等一系列基础性工作的规章制度，统一标准规范整理，做到有章可循、有据可依。对企业在建工程、农网改造工程项目档案收集及设备开箱资料验收交接等环节，均要建立健全各项规章制度，真正实现档案管理各环节的无缝链接，并在实践中逐步的加以完善，使档案管理更具标准化、科学化、规范化。

2.3 进一步加快推进档案管理信息化建设。计算机和信息技术的快速发展，已经对电力企业档案管理工作产生了划时代的巨大影响，因此需借助现代信息技术，引进先进的管理理念，对档案管理中不合理的一些方法和手段进行改革。企业要充分认识到档案信息化建设的重要性，根据需要和可能将其纳入企业信息化建设规划，统筹规划、合理安排，制定相关的规章制度，深入研究档案资源的开发利用，实现信息的资源共享，充分利用现代数字化设备，引进高水平、复合型的信息化人才，行之有效的开展档案管理信息化建设工作。

2.4 切实做好档案安全防护工作。电力企业要按照国家有关要求及档案保管保护的相关规定，积极投入资金，配置具备安全保管条件的专门库房，配备防盗、防火、防潮、防有害生物等必要设施。尤其对特殊载体档案要采取有效的安全防护措施重点保护。要积极妥善地处理好关停企业的档案资料，按照《破产改制企业档案管理办法》的相关规定做好其档案资料的移交工作，防止丢失和损害。要切实加强对知识产权和涉及商业秘密档案的管理，强化档案管理意识，确保档案信息的完整与安全。

3 结束语

科学规范的档案管理是衡量电力企业管理水平与业绩的重要指标。目前，电力企业现代化管理水平日趋提高，档案工作作为电力企业的一项基础工作，必然要提高其管理水平。调查发现，我市电力企业档案管理工作水平与现代企业管理及今后电力企业发展的需要还存在较大差距，需要各电力企业进一步探索企业档案管理的有效途径，推进企业档案管理走上制度化、标准化、规范化、现代化的发展轨道，真正使档案工作为企业发展服好务。

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