档案信息化管理的优势及安全问题

2017-12-24竺泳欣浙江省嘉兴市第二医院

新商务周刊 2017年9期

文/竺泳欣，浙江省嘉兴市第二医院

档案信息化管理的优势及安全问题

文/竺泳欣，浙江省嘉兴市第二医院

目前，档案管理安全保密信息化是其主要的发展趋势，同时也是保障社会文明进步的重要前提。在我国的档案管理史中，最重要的环节就是档案管理安全保密工作。所以档案管理业发展实现可持续的基本保障就是档案管理安全保密工作，而信息化档案管理对于其安全保密工作具有十分重要的作用和意义。

档案；信息化管理；优势；安全

导言

当前，信息技术在推动社会与经济高速发展的同时不断改变着人们的生活，但在工作实践中难免遭遇一系列安全问题，这就需要档案工作者不断学习并学以致用，灵活运用新方法积极应对，有效解决安全方面的棘手问题，努力提高档案信息化管理水平，确保档案信息绝对安全。

1 档案管理信息化的重要意义

档案之所以称为档案，其重要性自然不言而喻。另一方面，由于我国计算机水平的不断增进和广泛运用。这不仅能更好的促进我国档案管理的水平提高，还能扩大档案的存储容量，缩小档案的储存空间。虽然这看起来微不足道，但是在当今土地越来越紧张的时代里，如果能极大的缩减供不应求的空间量，那么必然会为我们的生存带来一定的贡献，此外，这也是当前社会发展所需要的趋势。因此，它不仅仅是一种呼应，更是一种必然。

2 档案管理信息化的优势

2.1 存储更加便利

在投入使用信息化管理措施之前，我国的档案资料管理大都是人为的进行分类，整理，而且还需要做好相关记录和定期进行修改调整。以防在档案存储时出现遗漏，错误等现象。这样的方式方法不仅耗费了大量的时间，而且还加重了档案管理人员的工作量，为他们增添了负担。值得庆幸的是，随着信息化在档案管理这一块领域的投入使用，档案的存储由之前的繁冗复杂已经转变为简单快捷了。因为通过电脑的程序算法，只要轻击鼠标，就能快速的将档案归属到同一类别当中。而且对于档案资料的查阅，它一样的方便快捷。因此，相较于以前，它不仅缩短了资料的查找时间，还将资料的可利用性大大的提高。

2.2 查询更加精准

同一类型的档案资料对于一个大型企业或者级别较高的政府而言是非常之多的，这就意味着如果企业的决策者或者政府领导人要对相关资料进行查阅，档案管理人员就必须对大量的相似资料进行筛选。由于这些都是通过人眼来进行辨别，并且任务繁重，所以难免会出现误差。但是，如果是计算机来处理这一项工作的话，就能避免这些问题的发生。

2.3 信息共享快捷

档案资料的信息内容虽然不能对外公开，但是在企业内部传阅还是非常有所必要的。因为它能帮助企业的人员及时的了解企业以前项目的优缺点，从而进行学习和借鉴。但是档案资料的保存往往只有一份，如果企业需要查阅的人数变多时，就会在工作上造成很多困扰和不便。而信息化管理模式恰好能改变这一不足。它通过互联网与企业内部形成资源共享，将需要的档案通过电脑在企业内部传输，这样不但能同时让多数人共同查阅档案，还为查阅者提供了充足的时间。进而最大程度上的发挥档案的作用。

2.4 档案管理多级化

对于企业内部的一些核心资料，并不是未经允许就能擅自翻看的，它必须要通过企业的最高管理人员，也就是企业的法定代表人批准才有资格，否则就算为信息盗取，是要负相关的法律责任。但是由于档案管理的所有资料都放在人们看得见摸得着的地方，所以难免会出现泄露的情况。而信息化管理恰好能弥补这一不足，它通过对不同类型的资料进行重要性划分，然后在划分的基础上进行权限设置，这样的话就将档案资料进行了分级化处理，不仅能最大程度的降低了档案被窃取的可能，还使档案管理的责任进行了重新的划分。可谓是一石二鸟，一箭双雕。

3 信息化档案管理实现安全防范的相应对策

3.1 健全制度机制

针对企事业单位的信息化档案管理过程中出现的问题，为了加以解决，务必要实现各个击破的对策。①在制度创新的方面，要做到针对现有机制的改革。而如欲实现制度创新，关键是要解放思想，积极推进理论创新。②档案信息化的工作流程在单位中要力求初具规模，借助技术手段的培训，实现工作人员对现代技术的熟稔和驾驭，档案管理才能得心应手。同时档案管理工作人员还要养成学习的精神，重温《会计法》、《档案法》中的相关规定，领悟其中的法制精神。在各种学习培训活动展开的基础上，领导部门也要积极听取档案部工作人员的建议，针对制度创新意见加以统筹，全新实行崭新的档案管理程序。

3.2 强化责任意识

执行力度的不够，实质上便是信息化档案管理方面的不足所导致。所以在具体的管理过程中，加强对工作人员的责任意识的灌输自然是必不可少的。首先在责任强化的过程中将绩效考核纳入管理机制的体系之内，企事业单位都需要这样的一环，其中事业单位中针对医院、医保中心以及高职院校等尤其需要如此。对工作人员诉诸必要的奖惩措施，才能在根本上提高管理力度与工作效率。其次，要加强针对信息化档案管理人员的监督力度，只有在监督机制健全的基础上，才能保障工作责任的透明化，并促使工作人员养成一种良性竞争的意识。

3.3 规范管理程序

最后在安全风险的抵制和缓解方面，规范管理程序以实现强化保密措施，这样一来能够保证财务信息的完整化，二来能够在经营管理中合理利用信息化档案，为企事业单位提供最大限度上的便捷服务。管理程序的布置要打破人情的桎梏，实现制度第一的原则，进行对档案的保密措施，针对泄密的潜在行为也要适度实行“轻其重罪”的理念，对于这种损害单位机密的行为予以严惩不贷，才能保障信息化档案信息管理的效益最大化。