大数据时代高校档案资源体系建设的分析

孙敏

摘 要： 大数据时代的发展推动了信息资源的整合与利用。在此背景下高校档案信息化建设成为高校档案管理与发展的必然趋势。与此同时，“大服务”、“大档案”等观念的提出，对高校档案资源体系建设提出了全新要求。基于此，本文以高校档案管理系统为研究对象，对大数据时代下高校档案资源管理现状及其存在的问题进行了分析，进一步明确了高校档案资源体系建设的重要性，并在资料文献研究的基础上提出了大数据时代高校档案资源体系建设的对策。

关键词： 大数据时代 高校档案 档案资源体系

引言

大数据以其具有的5V优势，即数据种类多样化（Variety）、数据存储容量大（Volume）、数据处理速度快（Velocity）、数据价值密度低（Value）、数据真实性高（Veracity），贯穿于高校教育与高校管理的组织、规划、领导、创新中。在此新形势下，高校档案资源体系建设迎来了新的机遇与挑战。因此，如何面对大数据时代带来的机遇与挑战，成为高校档案管理思考与研究的重点问题，故加强高校大难资源体系建设具有重要的现实意义。

一、高校档案资源体系建设现状及其存在的问题

随着近年来我国教育事业不断发展，高校档案管理工作取得一定的发展成效。高校档案馆建设面积、档子资源管理数量、档案涵盖内容、档案馆管理形式、管理原则、管理手段等得到改革与创新发展[1]。信息技术在高校档案管理中得到有效应用，高校档案管理呈现出信息化、数字化、智能化的发展趋势。但是从高校档案资源体系建设整体发展状况看，基于高等教育教学的深入发展，高校档案管理资源的数量得到大幅度提升，大数据环境给予了高校档案资源体系建设更高的要求。现阶段高校档案资源体系建设仍存在诸多问题，制约了高校档案资源体系建设的优化发展。具体分析如下：

第一，数字资源相对匮乏。就目前高校档案资源而言，以传统介质为载体的档子资源仍在高校档案资源管理中占据主体地位，相对的数字档案资源较为匮乏，二者之间存在明显的不均衡性。在大数据时代下，高校档案馆不仅应注重以传统介质为载体的高校档案的收集、管理与保存工作，还应注重电子档案的构建，用以实现高校档案管理信息结构的完善，包括结合化信息、半结构化羞怒袭、非结构化信息的管理，从而完善高校档案资源体系。

第二，存在“信息孤岛”问题。大数据时代下信息资源共享是实现信息资源整合与利用的重要途径。在高校档案资源体系构建中，提升信息资源共享性具有重要意义。但是，现阶段高校档案馆在实施信息化建设时，缺乏信息共享意识，并未与其他部门或机构建立有机合作，导致数据异构，档案信息资源无法得到有效共享，形成“信息孤岛”问题，降低档案资源体系建设意义[2]。

第三，注重档案资源整理，缺乏档案资源编研。高校档案馆在进行档案资源管理时，将工作重点放在档案整理工作上，而忽略档案编研工作的组织与开展，不利于高质量档案信息的收集与整理。

第四，缺乏对档案资源信息的深度挖掘。目前高校档案馆的馆藏日渐丰富，档案信息的归档率得到大幅度提升。但是在众多档案信息中，档案馆并未实现对有价值档案信息的鉴定与挖掘，从而不利于有价值档案信息作用的发挥。

第五，专项资金投入与专业人才投入力度低下。高校档案资源体系建设的有效开展离不开资金与人才的大力投入。专项资金的缺乏不利于基础设施的建设与完善，无法提升档案资源管理的科学水平。与此同时，专业人才的缺乏不利于先进技术在档案资源体系建设中的落实，并影响档案管理工作质量与效率。

二、大数据与大数据时代下高校档案资源体系建设的重要性

大数据（big data）是对海量数据的总称，主要指在一定时间内借助一定的工具采集、处理与管理下形成的数据集合。大数据是在经济、科学与信息全球化发展下形成的概念。维托克·迈尔—舍恩伯格在《大数据时代》中指出：大数据具有预测功能。对大数据进行挖掘可在一定程度上获取具有应用价值的信息，为管理与经营决策提供依据。随着大数据时代的不断深入，高校档案资源体系建设的重要性愈发明显。它是高校档案馆现代化建设与发展的必然趋势；是促进高校档案管理工作质量与效率提升的重要手段；是完善高校档案资源结构体系，优化档案管理工作业务流程的重要方法；是提高高校档案资源利用率，发挥高校档案馆自身职能，促进高校档案馆稳定与可持续发展的前提条件[3]。在大数据时代下，构建高校档案资源体系已成为高校档案战略发展的重要目标，关于高校档案资源体系建设的研究具有研究价值与现实意义。

三、大数据时代下高校档案资源体系建设策略

在明确认知大数据时代下高校档案资源体系建设重要性及准确掌握现阶段高校档案资源体系建设发展现状的基础上，为提高高校档案资源体系建设质量，促进高校档案馆的可持续创新发展。可从以下几方面入手实现建设目标：

（一）在注重实体资源建设的基础上，加强数字资源的拓展。

高校档案馆为满足高校科研、教师教学、学生管理等工作的需求，在大数据时代下应革新传统馆藏理念，打破归档范围与时间的限定，实现有价值档案信息的收集、整理、分析与存储，旨在完善馆藏结构，丰富高校档案资源管理内容。此外，将数字资源列为高校档案资源管理中的重点工作项目，加强数字资源建设。在此过程中，一方面可将传统介质的档案信息进行数字化处理，构建数字化档案资源库。另一方面可借助信息技术实现档案数字信息的收集、挖掘与管理，形成多样化的数字资源，如在档案资源管理系统中，增设专题档案资源库、档案在线阅览、档案网上研讨等板块，实现档案数字资源的优化管理。

（二）建立完善的高校档案资源共享机制，实现数字资源系统化管理。

在构建高校档案管理系统时，需注重档案数据资源库子系统建设的完善性、科学性与规范性。例如，在进行数字化资源采集与整合时，需依据相关标准与规范，如“电子文件归档管理规范”、“数据转化格式标准”、“多媒体信息档案管理条例”、“数字化资源存储格式标准”等，在保证资源质量的基础上，进行资源归档[4]。与此同时，注重与其他部门或同属性机构建立合作关系，实现档案数据资源的有效共享，并在此基础上进行档案数据资源价值的挖掘与利用。在此过程中，可建立校园网络体系，在档案管理系统中增设数据资源库共享机制，实现档案资源的集约化管理，从而避免“信息孤岛”问题的产生。

（三）健全安全保障体系，提升高校档案管理与服务安全性。

在完善相关法律法规的基础上，应从技术、管理等层面出发，构建安全保证体系，增强档案管理与服务的安全性。例如，通过利用防火墙技术、身份认证、信息加密等技术，增强档案资源管理系统运行的安全性；通过定期对档案资源管理系统进行风险評估，用以探寻运行风险形成因素，并采用科学方法进行改善与解决；通过建立网络监督管控体系，规范用网行为，防治病毒入侵。

（四）加大资金投入，注重人才培养。

高校应提升对高校档案资源体系建设的重视程度，并结合自身实际情况与档案馆发展需求，进行投资规划，完善基础设施建设，为高校档案数字化、智能化、智慧化发展奠定基础。与此同时，注重相关工作人员综合素质与能力的提升，为高校档案资源体系的优化发展提供保障。

结语

在知识型社会发展背景下，信息资源成为各行业现代化建设与发展过程中不可或缺的存在。因此，面对大数据时代下存在的机遇与挑战，高校应加强档案管理工作，借助先进科学技术并结合自身实际情况，采用行之有效的方式方法实现高校档案资源体系的构建，从而利用高校档案管理系统促进档案作用与功能最大限度的发挥。

参考文献：

[1]宁燕子.大数据对高校档案工作的影响分析及对策研究[J].科技视界，2015（01）：39-40.

[2]张冉妮，杨松平.大数据时代高校学生档案管理的挑战与对策研究[J].兰台世界，2015（02）：21-22.

[3]周催影.大数据时代高校档案资源管理若干问题的思考[J].铜陵学院学报，2016（1506）：76-79.

[4]王涛.大数据时代背景下的高校档案资源共享研究[J].兰台世界，2016（04）：75-76.endprint