高校办公自动化系统的现状及发展方向研究

卢伟灿

【摘要】随着信息技术的发展，办公自动化信息系统已经成为构建数字化高校的重要组成部分，直接反映了高校管理现代化的水平。通过高效办公自动化，可有效提升学校的管理水平、办公效率，从而为学校的教学、科研与管理提供有利的基础环境。本论文以高校办公自动化系统为出发点，对目前高校办公自动化系统中存在的问题，进行了详细的研究，并在此基础上提出了高校办公自动化系统的构建途径及发展方向，对其他高校办公自动化系统的建设和发展，提供了一定的借鉴。

【关键词】高校；办公自动化；现状；系统构建；发展方向

【中图分类号】TP317.1 【文献标识码】B 【文章编号】2095-3089（2017）19-0279-02

随着信息技术的发展，自动化系统正在全方位地改善着工作方式。办公自动化系统在高校的运用，标志着高校进入信息化建设阶段，不仅推动了高等教育的发展，还对教育形式、教学管理观念、运作方式等产生了重大的影响，促使着大学校园迈向全新的信息时代。

一、办公自动化系统概述

办公自动化，简称OA，是一种新型的现代化办公方式。在上世纪70年代提出，且在80-90年代，得到了飞速的发展。90年代以后，逐渐走向成熟阶段，很多企业单位都已经实现了办公自动化管理模式。

二、高校办公自动化系统中存在的问题

高校办公自动化系统建设，是一项艰巨的、复杂的任务，在构建高校办公自动化管理模式中，由于没有任何经验可借鉴，因此在我国高校的自动化系统构建过程中，还存在不少的问题：

（一）只重视硬件，忽视软件

就目前而言，我国大部分高校在进行自动化系统构建过程中，还存在严重的重视硬件，忽视软件的问题。在构建自动化系统中，大部分高校一味地追求硬件，却不愿把资金花费在软件的投资上。于是很多高校都会选择一些价格便宜、功能不是很完善的自动化办公软件，从而导致软件与硬件不相匹配的现象。

（二）各部门之间信息不互通

高校在构建自动化系统的过程中，各部门在系统的开发和引入过程中，缺乏整体的系统，都是分散进行的，缺少整体性的统筹。

（三）各部门使用水平不同

高校在构建自动化系统的过程中，虽然内部机构很早就引进了计算机，协助管理工作，有些部门制定了完善的信息管理系统，但也有些部门对其仍然不太重视，仍然采用纸质文档的工作方式，不仅没有制定完善的信息管理系统，甚至一些教师的计算机水平还存在很大的差异。

（四）相关工作人員思想保守，不善于接受新鲜技术

在高校办公自动化系统的构建过程中，不仅要解决相关的技术、资金问题，还要重视相关工作人员的思想观念转变。

三、高校办公自动化系统的构建

（一）办公自动化的主要结构

办公自动化系统是建设数字化校园的关键环节，构建高校办公自动化系统，对于提高学校的管理信息水平、构建现代化高效管理体系，具有重要的意义。通常在构建高校办公自动化管理中，一定要从以下两方面进行：

1.功能构架

在高校办公自动化的管理系统中，其结构功能一般可分为六部分，即：个人办公、公文处理、发文传阅、会议管理、公共信息、个人设置。在实际工作中，具体到每一个功能构架下，又可以根据处理对象的不同，而进行具体的细分，将其划分为若干子功能。从而实现高校各种事务管理的有效进行，促进各部门之间协调合作。

2.管理模式

办公自动化系统是建设数字校园的一个重要子系统。在我国，高校办公自动化主要为双方管理的模式，主要由办公室和信息技术为中心两个部门进行共同管理。其中，办公室主要是按照学校的总体决策，主要负责高校的系统建设和规划、日常运行维护。

（二）办公自动化系统运行的重要价值

1.改变了传统的管理方式，实现了科学化管理

高校办公自动化系统的运行，改变了高校传统的管理模式：由传统的“管理”逐渐改变为“服务式”的管理模式。在这种自动化的管理模式下，办公室能够将管理与信息数据有效的衔接在一起，高校领导可以根据对信息进行有效的分析，并在此基础上做出科学的判断，从而使得民主决策更加科学化。

2.有效降低了办公成本，提高了工作效率

高校办公自动化系统的运行，改变了传统的管理模式，实现了从纸质化管理到数字化管理的转变。这种管理方式的转变，一方面节省了学校的管理经费，另一方面还在一定程度上节省了人力资本和时间成本。这主要表现在：高校办公自动化系统的运用，改变了传统的高校管理从传统的纸质文件“满天飞”、下发文件“跑断腿”的现象。

3.规范了高校管理工作的流程，提升了管理水平

在高校自动化系统管理中，主要是通过数据信息处理的功能，实现对相关数据的获取、处理、储存和检索。在这一系统中，管理人员可以明确看到工作的进展情况。例如，对于某分文件，已传递到哪一步骤、哪一个环节，有哪些人已查阅、哪些人正在办理等，都可以通过自动化管理系统，进行详细的跟踪记录。

四、高校办公自动化系统的发展趋势

高校办公自动化已成为高校管理中不可或缺的重要手段，但随着信息技术的不断发展，还必须要进行不断的提升和完善。

（一）进一步拓展功能模块

就目前而言，虽然办公自动化的模块已经满足了现有的管理，但是这只是浅层次的应用，在未来的高校管理中，还必须要结合数字化校园建设的实际情况，进一步拓展和完善功能模块，甚至是设计和开发新的功能模块。

（二）不断完善制度建设

任何系统在运行过程中，都必须拥有完善的制度保障，高校办公自动化系统的运行也不例外，学校必须不断推进制度建设，对已有制度进行完善，使得管理人员权责分明并对工作人员提出具体的使用要求。

这就要求高校必须对已有制度进行完善和健全，并结合学校的实际情况，研制和出台相关的有效地、可操作性强的规章制度，确保自动化办公系统顺利实施。

（三）加强系统的安全性能

受到电子信息技术的不稳定因素的影响，高校自动化管理中，系统的安全系数比较小，非常容易受到攻击、破坏，这就要求高校在管理的过程中，一方面要加强硬件的安全防范，对学校的服务器、防火墙等进行及时的升级和完善；另一方面还要采用信息安全技术，采用身份验证、访问控制等方式，加强对自动化办公系统的信息安全防范。

五、结束语

综上所述，高校办公自动化系统是数字校园的重要组成部分之一。目前，一部分高校已经组建了高校的自动化管理系统，并且在运行中实现了一定的价值。但是在系统构建与运行过程中，还存在一定的问题，这就要求高校必须不断对现有的管理系统进行升级与完善，以适应未来高校发展的新需求。

参考文献

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[2]王国宁.高校办公自动化系统的设计与建设[D].山东师范大学，2009.

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