改变传统档案管理模式 普及信息化管理技术

摘要：随着科学技术的不断发展，电子计算机的不断普及，信息化技术开始应用到各行各业中，档案管理工作也进入了信息化时代。近年来，农业发展进入了新的历史发展阶段，城乡一体化进程不断推进，农业事业单位档案管理工作也开始信息化建设和普及。

关键词：农业事业单位；档案；信息化；建设

中图分类号： G270.7 文献标识码： A DOI编号： 10.14025/j.cnki.jlny.2017.24.069

近年来，随着农业行业的快速发展，档案管理工作量逐渐加大且越来越繁琐，采取常规的档案管理工作方式已经不能适应当前农业事业单位的需求，国家档案管理局也提出了档案事业的信息化技术普及，因此信息化已经成为档案管理的必然趋势。农业事业单位应当改变传统的档案管理模式，积极普及信息化管理，才能跟得上现代农业的发展节奏。

1 檔案管理的信息化

档案管理的信息化是指在当前数据时代，通过数据库、电子数据处理等技术，将传统纸质档案管理转化为数据化的电子档案管理，使档案管理更加系统化、结构化。简化档案管理工作的程序，减轻工作人员的工作负担。

传统的档案管理多是由专职档案管理人员对纸质档案材料进行人工的管理，这种管理模式的工作程序相对较繁琐，工作人员的工作量大，加之过去的档案多数是以纸质的形式保存，在保存的过程中会随着时间的推移出现损坏或遗失现象。随着信息化技术的普及，档案管理工作也步入了信息化阶段，实现了档案管理的数字化和信息化。

2 做好档案管理信息化的意义

2.1优化存储环境，提高工作效率

由于传统的档案都是以纸质形式存在，时间和环境变化都容易造成损坏或遗失，很难长期保持档案资料的完整性。同时传统档案的管理工作相当繁琐，需要工作人员专职管理，对人力也是很大的浪费。推行档案管理的信息化，可以将档案信息直接录入到计算机或进行网络备份，这大大提高了工作效率，精简了档案材料的存储空间，也在很大程度上保证了档案材料的完整性和安全性。

2.2优化查询服务

传统的档案保存后，信息查询相对繁琐，需要各种手续和各个程序的审核。同时，信息查询需要不断地翻阅材料，容易造成纸质材料的损坏和遗失。实施档案管理信息化不仅简化了查询程序，提高了工作效率，而且让档案信息的查询更具优势，也不再受时间和空间的限制，随时都可以通过网络完成。

3 档案管理信息化的影响因素

3.1档案管理的信息化平台不能及时更新

当前，许多农业事业单位已经逐步开始建立档案管理信息系统，但由于对档案管理工作的重视程度不够，信息化平台系统不能得到及时的更新，这在很大程度上影响了档案管理工作的开展与实施。

3.2档案信息化平台的使用率不高

许多农业事业单位虽然都设立了档案管理信息平台系统，但是工作过程中的利用率却很低，并不能充分发挥档案材料的功效。信息系统需要专业人员进行管理维护，这也是对人力物力的浪费。

3.3档案管理人员的素质有待提高

由于农业事业单位档案信息化普及还处于初级阶段，很多档案管理人员无论是在职业道德素养，还是专业技术水平都存在一定的不足，不能达到一定的标准，这在很大程度上限制了档案管理工作的推进，限制了农业事业单位档案信息化管理的发展。

4 做好档案管理信息化的对策

4.1强化信息化管理理念，加大管理队伍建设力度

农业事业单位档案管理信息化的不断普及，需要不断树立和强化档案信息化管理意识，加强主管部门对此项工作的重视程度。农业事业单位要定期组织档案管理工作人员培训学习，提高其专业技术水平和职业素养。同时，人事部门还可以制定有效的激励机制来调动员工的工作积极性，从而不断提高档案资料的利用率和档案管理工作的效率。

4.2加速档案管理工作的硬件建设

档案管理需要一定的硬件支撑，主管部门需要给予一定的资金支持，以保证档案信息化管理工作的顺利开展。由于档案信息化管理需要虚拟空间，随着信息量的不断增加，需要不断扩充设备的存储空间和系统运行速度，这样可以保证档案材料的稳定性和安全性，为农业发展提供及时、准确、可靠的信息资料。

4.3加强信息化管理的软件开发

档案管理信息化对于软件方面的需求比硬件更加重要，随着网络信息化的不断发展，信息数据的不断增加，档案管理的软件也要不断更新。农业事业单位相关部门应不断加大软件的开发和更新，并提供技术和资金方面的支持，以保证档案信息化管理工作的顺利发展。

4.4制定科学、合理的总体规划

农业事业单位的档案信息化管理要注重信息平台系统的可扩展性，使系统的更新升级有足够的空间，农业事业单位要根据实际情况制定科学、合理的总体规划，建立一个实用的档案信息系统，能够为农业发展提供完善的电子档案整理、网络查询、浏览和下载等服务。要对档案信息系统进行不断的更新，以期为事业单位发展提供更可靠的信息技术保障。

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作者简介：王志梅，中专学历，档案管理员，研究方向：农业档案管理。endprint