少先队辅导员怎样归档整理工作资料

浙江省湖州市长兴县少先队副总辅导员 王晓冬

少先队辅导员怎样归档整理工作资料

浙江省湖州市长兴县少先队副总辅导员 王晓冬

每学年结束，少先队辅导员都有一项很重要的工作要做，那就是工作资料档案的整理与存档。

有些少先队辅导员由于平时没有科学管理工作资料和活动素材的习惯，常会在迎接期末各类检查

时手忙脚乱。为避免这种状况的出现，少先队辅导员要在日常工作中，养成科学合理地归档整理工作资料的习惯，并逐步实现少先队档案管理的标准化、规范化和科学化。

加强少先队档案的管理，既是少先队工作的重要内容，也是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一。

为了便于日常查找与归档有关资料，我建议辅导员们不妨先从以下几个方面入手：（以下所述主要是电脑资料的存档，整理书面档案时也可借鉴下列做法。）

一、文字资料的整理方法

1.按大类别分文件夹存放，以字母开头。

辅导员可将工作资料按少先队组织建设、阵地建设、常项工作、特色活动、各类记录、活动宣传等几大类来区分，并以字母开头命名（如下图），分别建立文件夹，并规范排序，资料就能快速找到。

2.在各类文件夹下设置子文件夹，将资料按年份存放。

比如，打开“主题活动类”文件夹后的子文件夹，可以看到，历年的主题活动都按年份顺序归类，并分文件夹存放。辅导员可以用这种方法，将同一大类下的资料按年份再归类。这样，一年下来，所有主题活动都在其中。此外，还有两个方法，辅导员可以把每项活动的方案、照片放在一起，归类放置，也可以把活动照片单独放置。

3.给单个文档命名要加上时间代码。

辅导员在给单个文档命名时，要加上存档的时间或活动举办的时间（如下图所示），这种命名方式特别适合信息稿这种类型的文件。这样，即使是多年以后，辅导员也可迅速地查找到某个资料。当辅导员找不到所需的活动资料时，只要记得是何年何月开展的活动或创建的文档，再搜索“文件名”，就可以找到所需资料。如果是队员的稿件，则需将作文纸、信纸贴在与其相同大小的纸上，用钢笔或签字笔写好说明文字。

二、照片文件的整理方法

在日常活动中，辅导员经常用手机或数码相机拍摄照片。如果仅仅是存档记录，就不需要单张存放,可将它们粘贴在A4纸上。每次活动后将四到六张照片粘贴在一张纸上，这样一目了然，便于查找。

每年年终，辅导员可打印一本活动照片集，装订好后存放在档案室，也可以在队室里展示重要活动的图片档案。

三、队员作品的整理方法

少先队大队在开展手抄报、小制作、绘画作品等征集活动后，除要保存部分优秀作品外，辅导员还可把队员们的投稿作品（非电子稿类）拍成照片存档。少先队大队部保存的纸质稿可能会发黄或遗失，但用这种方法保管的作品会清晰且色泽鲜明。

辅导员通过以上方法保存日常工作中的活动资料，在每一学年结束后，还要删除重复资料或补充遗漏资料。除保存原始作品外，辅导员还可将电子资料进行书面保存。具体可参考以下档案管理要点：

1.规范。统一用A4纸打印电子资料。

2.完整。辅导员要及时整理资料，确保每项档案的完整，每学年装订一次。

3.准确。辅导员要确保档案准确无误。

4.及时。活动结束后，辅导员要尽快将活动内容写成文字资料。不能将资料随便乱放，以防遗失。辅导员还要及时将活动档案按种类、名称、级别等分类，进行初步整理并分册放置，待学年结束后装订成册。

5.全面。凡是活动资料，如大会的议程、相关人员的发言稿件以及一些必要的参考材料等，辅导员都应一并放进档案盒，以便真实、客观地反映和记录活动的整体情况。

6.排序。辅导员要将一学年的资料按种类、内容、时间进行统一排序，并编排页码。

7.装册。辅导员要在整理好的资料首页附目录并加封皮，然后装订成册，并分别装入相应的档案盒内。

8.成档。辅导员要在档案盒上标明档案的分类名称，并写清需保存的年限等，在末页上写清立卷人和立卷时间，以便查找。

（栏目编辑 王晓颖）