机动车安检机构管理体系内部审核策略研究

戴晓锋

（扬州工业职业技术学院，扬州225127，中国）

机动车安检机构管理体系内部审核策略研究

戴晓锋

（扬州工业职业技术学院，扬州225127，中国）

内部审核有时也被称为第一方审核，由机动车安检机构自己进行，审核的对象是机动车安检机构自己的管理体系，验证机动车安检机构的管理体系是否持续地满足规定的要求并且正在运行。内部审核为有效的管理评审和纠正、预防措施提供信息，其目的是证实机动车安检机构的管理体系运行是否有效，可作为机动车安检机构自我合格声明的基础。

内部审核；管理体系；管理评审；机动车安检机构

1 概述

1.1 定义

内部审核是机动车安检机构自行组织的管理体系审核，按照管理体系文件规定，对其管理体系的各个环节组织开展的有计划的、系统的、独立的检查活动。内部审核简称“内审”，是机动车安检机构自己进行的，用于内部目的的审核，也称第一方审核，是一种自我约束、自我诊断和自我完善的活动。机动车安检机构应当编制内审控制程序，对内部审核工作的计划、筹备、实施、结果报告、不符合工作的纠正、纠正措施及验证等环节进行合理规范。

1.2 目的

质量管理体系内审是检查本单位各项质量活动是否符合评审准则与质量管理体系文件的一项重要工作。通过内审，能自我发现问题、分析原因、采取措施解决问题，以实现质量管理体系的持续改进。内审活动必须得到最高管理者的全面支持，否则无法开展，也不会产生预期的效果。审核结果报告需经最高管理者审批，不符合项需由质量负责人纠正行动，并制定预防措施。其目的如下：

⑴确定满足审核准则的程度：

①确定受审核部门的质量管理体系对规定要求的符合性；

②评价对客户、法律机构和认可组织要求的符合性；

③确定所实施的质量管理体系满足规定目标的有效性。

⑵管理者将根据内审情况做出改进和完善质量管理体系目标的决策。

⑶管理者可以通过内审了解质量体系的活动情况与结果，为改善质量管理体系创造机会和条件。

1.3 范围

审核活动的范围是指在包括固定的、临时的、可移动的或多个地点的场所的设施以及部门、要素等审核活动所涉及的领域或范围。

1.4 依据

内审的依据（又称审核准则）：

⑴机动车安检机构的质量方针、目标和管理体系文件（包括质量手册、程序文件、作业指导书、质量监控计划等）；

⑵客户的要求、标书和合同条款；

⑶国家或行业的有关法律、法规或标准；

⑷检验检测机构资质认定评审准则。

1.5 审核的原则

⑴审核的客观性：依据客观证据；形成审核发现；审核过程形成文件。

⑵审核的独立性：审核是被授权的活动；审核过程公正、客观；审核员不能与审核自己直接相关的活动。

⑶审核的系统性：审核活动有程序可依；对审核活动先行策划，制定活动计划，依计划进行；有规范的步骤和技巧。内审发现问题应采取纠正、纠正措施并跟踪验证其有效性，对发现的潜在不符合制定和实施预防措施。内审过程及其采取的纠正、纠正措施、预防措施均应予以记录。内审记录应清晰、完整、客观、准确。

1.6 审核频次

⑴常规审核：按年度计划进行。每年至少一次，覆盖质量管理体系的所有要素。

⑵特殊情况下审核：当出现下列情况时，增加内审频次：

①出现质量事故或客户对某一环节连续投诉；

②内部监督连续发现质量问题；

③组织结构、人员、技术、设施发生较大变化；

④第二方或第三方现场评审前。

2 内审中各部门和人员的职责

内审员应当经过培训，能够正确理解评审准则、清楚内审的工作程序、掌握内审的技巧方法和具备编制内部审核检查表、出具不符合项报告的能力。

在人力资源允许的情况下，应当保证内审员与其审核的部门或工作无关，确保内部审核工作的客观性、独立性。

2.1 人员职责

2.1.1 最高管理者

⑴支持内审员的工作；

⑵认识内审工作的意义和作用；

⑶及时了解内审结果为改进提供依据。

2.1.2 质量负责人

⑴策划内审并批准并组织年度内审计划；

⑵指定组成内审组及任命组长；

⑶将内审计划通知组长和受审核部门；

⑷负责不符合项追踪；

⑸负责内审质量和内审员培训；

⑹批准内审总结报告。

2.1.3内审组长

⑴编制内审实施计划；

⑵组织内审组实施内审；

⑶负责与被审核部门沟通与反馈信息；

⑷主持内审首次与末次会议；

⑸向质量负责人报告内审实施进程中遇到的重大问题；

⑹清晰明确地报告内审结论；

⑺签发不符合项通知书；

⑻编写内审报告。

2.1.4 内审员

⑴编制内审检查表；

⑵向受审核方传达和阐明审核要求；

⑶有效地执行内审实施计划；

⑷记录审核发现；

⑸报告审核结果并形成不符合项通知书；

⑹负责对内审发现的不符合项跟踪和验证；

⑺收存与审核有关的文件（通称“内审记录”）。

2.2 各部门职责

2.2.1 质量管理部门

⑴编制内审计划并通知相关人员和部门；

⑵协调内审工作；

⑶准备内审文件；

⑷收集内审记录；

⑸分析内审结果；

⑹组织跟踪验证纠正措施；

⑺管理内审员；

⑻起草内审总结；

⑼完成内审材料归档。

2.2.2 受审部门

⑴了解审核计划并在审核前进行自查；

⑵配合审核组确认并实施审核计划；

⑶将审核的目的和范围通知有关员工；

⑷指定陪同内审组的联络员；

⑸当内审员要求时，为其使用有关设施、证明材料提供便利；

⑹确认或提供有力证据反对内审员提出的不足或缺陷；

⑺提出并组织落实审核发现的不符合项纠正措施。

3 内审步骤

质量管理体系内审的步骤一般分为5个阶段：内审的策划与准备、内审的实施、编写内审报告、跟踪审核验证、内审总结。

3.1 内审的策划与准备

按照内审程序文件的规定，每年年初，质量负责人要组织质量管理部门及有关人员策划并编制《年度内审计划》，内容包括内审的目的、性质、依据、范围、审核组人员、日程安排。每次内审前，质量负责人授权成立内审组，由质量部门或审核组长制定《内审实施计划》，准备审核工作文件，工作文件主要是指审核所依据的《质量手册》《程序文件》《作业指导书》、国家有关法律法规等文件以及编制《现场审核检查记录表》《不符合项报告表》《内部审核结果表》等。所准备的文件必须是有效版本，且已在安检机构得到实施。《内审实施审核计划》内容包括：审核组人员、分组情况、职能分配、时间安排、提交内审结果报告的时间等具体事项。《专项审核计划》报质量负责人审批后，由质量管理部门在正式审核前5－10日发至有关部门和人员。

3.2 内审的实施

内审的实施按照首次会议、现场审核、碰头会、开具不符合项及召开末次会议的程序进行。

以首次会议开始现场审核，内审员依据《质量手册》《程序文件》《现场审核检查记录表》等进入现场检查、核实，在现场审核时，内审员可运用各种审核方法和技巧，通过与受审核部门负责人及有关人员交谈、查阅文件、现场检查、调查验证等方法，收集符合或不符合的客观证据，并做好详细记录，对发现的不合格（不符合）项应当场向受审核方指出，取得受审核方确认后，收集审核证据，对照评审准则等找出问题，并对审核情况进行综合分析，经受审方确认后开具不合格项报告，得出审

核结论，并以末次会议结束现场审核。末次会议上，由内审组长宣读《不符合项报告》，做出审核评价和结论，提出建议的纠正措施要求。

现场审核是整个内审的关键环节。内审工作的大部分时间用于现场审核，最后的内审报告也是依据现场审核的结果形成的。因此，对现场审核的控制以及审核技巧的应用就成为审核成功的关键。

3.3 编写内审报告

内审报告是内审组结束现场审核后必须编制的重要文件。内审组长在末次会议后应尽快完成内审报告的编写，报告对审核中发现的问题（不符合项）做出统计、分析、归纳和评价，内审报告应规范化、定量化、具体化。内审报告经内审组全体成员通过，并签名报质量负责人批准后由质量管理部门发至各部门。内审报告作为管理评审内容之一，内审报告提交后，内审工作即告结束。大型安检机构可成立多个内审组，最终有质量管理部门按照被审核部门汇总编制《XXXX年度内审不符合项分布表》。

3.4 跟踪审核验证

跟踪审核验证是内审工作的延伸，同时也是对受审方采取的纠正措施进行审核验证，对纠正结果进行判断和记录的一系列活动。内审组长应指定一名或几名内审员对不符合项的纠正、对纠正措施有效性进行跟踪验证并确认完成及合格后，做好跟踪验证记录，将验证记录等材料整理归档（纠正措施完成情况即纠正措施的验证情况可在不符合项报告中一并体现）。质量管理体现内部审核工作流程图见图1、表1(见上页）。

3.5 内审的总结

本年度的内审全部完成后，尤其是滚动内审或多场所内审全部完成后，质量管理部门或质量负责人应对本年度的内审工作进行全面的评价。包括年度计划是否合适、组织是否合理、内审人员是否适应内审工作、经验教训及今后的打算。

Study on internal audit strategy of management system of motor vehicle safety technical inspection organization

DAI Xiaofeng
（Yangzhou Polytechnic Institute,Yangzhou225127,China）

Internal audit is sometimes referred to as the first party audit, carried out by the motor vehicle safety and technical inspection organization, the audit object is the motor vehicle safety technical inspection organization own management system, verification of motor vehicle safety and technical inspection organization management system is continuously meet the specified requirements and running. The internal audit for preventive measures to provide information for management review and correct and effective, its purpose is to confirm the operation of motor vehicle safety and technical inspection organization management system is effective and can be used as the basis for motor vehicle safety and technical inspection organization's self declaration of conformity.

Internal audit; management system; management review; motor vehicle safety technical inspection organization