建立单位档案在工作中的重要性

许静

摘 要：卫生监督档案是单位在打击非法行医、食品安全、公共场所卫生等监督执法过程中具有重大保留意义的原始工作记录，是在一定时期内卫生监督单位行政执法中逐渐形成的。其客观、真实地反映了执行行为是否公正公平、是否符合法律规定程序，管理相对人是否存在违反义务性规范或禁止性规范的行为与实施。基于此，本研究重点探究分析了建立卫生监督档案的重要性，并结合实际提出了卫生监督档案管理有效对比，旨在更好地指导实践工作。

关键词：卫生监督；档案；重要性；管理

卫生监督档案是卫生监督机构按照相关法律法规开展执法工作的真实、客观记录[1]。目前，卫生监督体制改革和职能规划发展，卫生监督机构工作任务覆盖面越来越广，依法承担公共场所卫生、医疗卫生、建设项目卫生、学校卫生、突发公共卫生事件调查等工作。另外，我国经济社会迅速发展，卫生监督工作也随之高速发展，基于此，面临卫生监督新形势，卫生监督单位应高度重视档案的建立，并采取有效措施管理档案，促使卫生监督档案充分发挥其作用。

1 卫生监督档案重要性分析

相比于其他类型档案，卫生监督档案地区空间覆盖面广，周期长，不可复得性凸显，在卫生监督工作中发挥着重要的作用：

（一）卫生监督档案是卫生监督执法的第一手基础资料

卫生监督档案能够对卫生监督单位的基本情况进行客观反映，其为卫生监督执法提供原始、真实、全面的基础资料，医疗卫生机构是卫生监督执法的重点对象。如果卫生监督机构并未掌握执法对象基本情况资料（档案），则对医疗机构守法执业情况、人员资质、规范操作情况、设备配置及可能存在的隐患等情况一无所知。因此，建立卫生监督档案是执法工作的关键性的第一步。

（二）卫生监督档案是执法工作走向正规化、程序化的基础

作为执法监督工作的第一手资料，卫生监督档案不仅全面真实地反应了执法对象的基本情况，而且概括了相关日常监督工作和监督执法笔录等客观资料，为决定每次的执法对象和基础路线及该采用的对策提供真实、有效的基础根据和资料，确保监督执法工作有重点、有计划、有目的地开展。

（三）卫生监督档案是评价监督机构执法工作的客观指标

卫生档案中包括了监督机构的岗位职责及执法成效，其是监督机构执法工作评价指标之一，关于卫生监督工作的评价不仅是要看现象、听汇报，更应对卫生监督档案和相关资料进行全面、客观地评价。因卫生监督档案客观、充分地反映了被监督单位情况、守法执业情况、人员资质情况和设备设施等在卫生监督单位引导下纠正的具体情况，而且也表现出了卫生监督单位管理水平和工作成效。

（四）卫生监督档案是依法进行行政处罚的最可靠的证据和最有力的工具

齐全、完整的档案资料具有重大的档案价值，其能够为实践工作提供可靠的借鉴、利用与参考[2]。基于此，完善的卫生监督档案则无疑是卫生执法强有力的证据，能够还原出真实的现场，提供执法对象违反法律法规的真实数据与依据，从而实施针对性执法行为，实现有据可查、有法可依，提高工作效率，预防了各种执法矛盾的出现，提高了卫生监督执法的规范性与科学性，树立了良好的单位形象，充分发挥了档案在具体实践工作中的重大价值。

2 加强卫生监督档案管理工作，充分发挥其作用

（一）提高认识，加强卫生监督文件材料收集归档

卫生监督执法过程中产生的文件材料整体反应了卫生监督执法活动，是一种原始记录。另外，卫生监督档案是卫生监督执法工作的主要依据，且是保障卫生监督对象合法权益的客观证据。基于此，卫生监督单位应广泛宣传档案法律、法规相关知识，引导工作人员真正认识到收集、整理与归档卫生监督管理文件材料的重要性，增强档案管理人员业务水平及法律意识，明确其工作职责。同时，通过广泛的宣传与针对性的学习活动，使得档案意识深入到单位管理层和相关工作人员的脑海中，促使其从行动上落实对档案工作的支持，另外还应引导单位领导层和相关人员意识到归档的重要性，改变其归档知识档案管理部门工作的错误看法，相关职能部门密切合作，齐心协力做好归档工作。另外，严格实施“三同步”，确保归档工作的圆满完成。在卫生监督管理工作中，在对卫生监督管理相关单位当中的报批文件予以审查的过程中，要着重审查报批文件材料的规范与完整性；在对卫生监督管理方面的相关工作计划予以制定的过程中，还需要明确文件材料的归档与整理工作方面的进度与时间；构建各个部门与人员在岗位方面责任制度的过程中，要明确文件材料归档、形成以及整理等工作相关职责，同时将其当成奖励和考核当中的条件，进而构建出积极主动归档的优良工作环境。

（二）夯实基础，规范卫生监督挡案管理工作

卫生监督机构的档案管理人员要监督和指导卫生监督文件材料形成科室的兼职档案人员[3]。同时，单位还应组织开展检查、总结、讨论卫生监督档案工作等活动，切实将档案管理基础建设列入到单位重点工作中。同时，进一步完善档案管理相关规章制度，例如建立档案收集、整理、保存、统计、鉴定、借阅等相关制度；制定有效的文件材料形成、整理与归档制度等，且将相对应的要求纳入到卫生监督工作标准、工作流程及相关人员岗位职责评价中。档案管理人员应认真全面收集各种载体、各类型档案，并做好保管、统计与提供档案等相关工作，实现卫生监督档案现代化、标准化、规范化管理，从而有利于更好地开发利用卫生监督档案。另外，卫生监督档案工作还应高度重视现代化建设，借组现代信息技术对档案进行全面管理，促使其更好地满足卫生监督单位信息化建设需求，以此来提高卫生监督职能的提高。

（三）扩大档案信息储备，发挥卫生监督档案作用

如今，我們正处于信息化时代，卫生监督档案信息化建设成为了卫生监督工作的重点，为领导决策提供最新、最真实的档案信息。现阶段，卫生监督工作发展迅速，电子文件、信息存取技术、国际互联网及特殊载体等的普及使用，为卫生监督档案信息化建设提供了技术职称。进一步拓展卫生监督档案输入渠道，使得卫生监督档案信息存储量不断提高，同时对档案资料进行适时更新，提高档案信息利用率。另外逐步推进卫生监督档案信息检索工作编制步伐，高度重视对卫生监督档案信息化管理方式的开发，加快信息检索和储存向“完整、高速、高效”转变，并善于利用计算机辅助档案管理工作，实现声像、图标与文字等各类档案的开发与储存，网络传输档案信息，一步一步实现信息资源共享，为卫生监督工作的开展提供优质信息服务。

（四）更新知识.提高卫生监督档案人员的素质

众所周知，档案管理人员素质是影响档案管理水平的重要因素，基于此，卫生监督单位应高度重视档案管理人员专业素质的提高。首先，应引导档案管理人员在执法过程中必须严格遵守相关法律法规，实事求是，进一步增强档案管理人员政治素养。另外，各卫生监督单位应根据单位实际情况制定档案管理人员培养机制，组织开展各种业务培训活动，增强其专业素养。同时安排人员开展继续教育，更新知识与理念，促使档案管理人员具有扎实的档案管理水平。

综上所述，卫生监督档案在卫生监督执法工作中发挥着重大的作用，建立完善的卫生档案，并对其实施科学有效的管理，必然会进一步增强卫生监督执法工作成效，促使卫生监督单位可持续健康发展，并充分发挥保护人民群众健康的职能。

参考文献

[1]柳阳.浅谈档案在卫生监督执法过程中的作用[J].中国卫生法制，2015（2）：120.

[2]邢凌.浅议创新卫生监督档案开发利用的意义和途径[J].管理学家：学术版，2014（5）：58—60.

[3]王芸.关于加强卫生监督档案管理工作的建议与思考[J].科技资讯，2015，13（33）：232—233.endprint